
Gemotiveerde medewerkers, je budget onder controle en projecten die op tijd worden afgeleverd? Workload management - een efficiënte verdeling van de werklast - is het antwoord. Makkelijker gezegd dan gedaan, zoals elke ervaren projectmanager weet. Deze tips bieden je een handig houvast om de workload van je projecten beter te managen.
Wat is workload management?
Workload management is een manier om het werk te verdelen onder je team. Dat klinkt eenvoudig, maar is het zelden of nooit. Het is immers niet louter een kwestie van tijd opvullen met taken, maar ook van prioriteiten stellen, resources plannen, individuele KPI’s bepalen, prestaties bijhouden en bijsturen. Slim plannen dus, met een maximale efficiëntie en voldoende ademruimte voor je team.
Waarom is workload management belangrijk?
Efficiënt workload management kan het verschil maken tussen een vlot lopend project - afgeleverd op tijd en binnen budget - en een project dat te maken krijgt met scope creep, chaos en overbelaste werknemers. In het slechtste geval leidt dat tot deadlines die steeds worden uitgesteld, uitval bij je team door extreme stress of burn-out, hoog oplopende kosten en financiële verliezen. Problemen die je kan voorkomen door je workload beter te beheren.
5 tips om te workload beter te beheren.
1. Maak een projecttijdlijn gebaseerd op prioriteiten.
Even een stap achteruit zetten en een overzicht krijgen over je deliverables, taken en prioriteiten is een uitstekende manier om een project te starten. Welke taken omvat je project en wat is hun prioriteit op basis van belang, dringendheid en de tijd die je nodig hebt om ze tot een goed einde te brengen. Zo kom je tot een projecttijdlijn met milestones, begin- en einddata waaraan je de voortgang van je project kan aftoetsen.
6. Gebruik een work management tool
Workload management is een complexe puzzel die nooit helemaal klaar is. Een work management tool die je helpt je workload te beheren is daarom geen overbodige luxe. Teamleader Orbit is software die je helpt om je planning overzichtelijk te houden, je nettocapaciteit te bepalen in een bepaalde periode of voor een bepaald project en voorspelt wanneer je moet ingrijpen omdat de workload te zwaar wordt. Zo neem je gefundeerde aanwervingsbeslissingen voor je bedrijf.