“Met Teamleader Orbit zien we meteen waar onze lekken zitten en waar opportuniteiten.”

Wie? Sander Dircken (creative director) en Nicolette van ’t Westeinde (operations manager)
Wat? Creatief digitaal agency
Teamleader sinds? 2021
Grootste uitdaging? Makkelijker kunnen sturen op de juiste KPI’s

Het gaat vooruit bij Every Day. Sander Dircken richtte het creatief digitaal bureau zo’n tien jaar geleden op en het maakte in die tijd een steile groeicurve door. Dat brengt niet alleen kansen met zich mee, maar ook uitdagingen. “Tijdens die snelle groei is het belangrijk om grip te hebben op je bedrijfsprocessen. Je moet weten waar er kansen liggen, maar ook waar je geld verliest.” En zo startte de zoektocht naar geschikte software om hun agency te runnen.

Voor Sander stond de groei van zijn agency gelijk aan een wildgroei aan tools. "Veel softwareleveranciers bieden geen compleet pakket. Wij gebruikten dus verschillende tools naast elkaar. Iedereen had zijn eigen processen en dat is niet handig om een schaalbare business te bouwen.”

Ook operations manager Nicolette van ’t Westeinde zat verlegen om een oplossing. “Als groeiend bedrijf is het heel belangrijk om vooruit te kunnen kijken. Met onze vorige softwarepakketten hadden we te weinig inzicht.” De behoefte aan een geïntegreerde oplossing bracht het team bij Teamleader Orbit.

"Met Teamleader Orbit hebben we het complete bedrijfsproces in één systeem. Daardoor verloopt de complete operatie gewoon supergoed en soepel," legt Sander uit. De overgang naar een all-in-one tool bracht niet alleen efficiëntie, maar ook controle: “We hebben grip op de belangrijkste KPI's en kunnen ons focussen op de dagelijkse operatie.”

Nicolette beaamt: “Dankzij Teamleader hebben we veel meer overzicht en structuur. Enerzijds omdat we alles nu in één systeem hebben. Maar ook omdat we allemaal gebruikmaken van dezelfde werkwijze.” 

“Toen we nog met Simplicate werkten, keek ik best wel op tegen projectregistratie, dat was omslachtiger dan Orbit.” Sander had dezelfde ervaring “We konden het volledige bedrijfsproces van Every Day er niet in kwijt. Er was dus continu een lek van informatie, waardoor we minder houvast hadden.”

"In Teamleader Orbit is alles aan elkaar gelinkt. Dus je hebt altijd snel inzicht in verschillende data: projectoverzichten, facturatie voor verschillende klanten."

Naast meer grip op hun bedrijfsvoering, wilde Sander ook de cijfers beter in de hand hebben. "Teamleader positioneert zich als financiële backbone in onze organisatie en zo hebben we volledige controle over onze financiële KPI’s." 

En daar is Nicolette in haar rol ook bij gebaat: “Orbit helpt mij als operations manager om inzicht te krijgen in het team en in de verschillende financiële KPI's. Zodat ik beter kan sturen om onze bedrijfsdoelstellingen te behalen.”

Every Day’s financiële dashboards in Orbit zijn zelfs zo sterk, dat andere agencies daar ook van willen leren. “Wij delen vaak kennis met andere agencies. Die staan er altijd van te kijken hoe ver wij al staan op het gebied van KPI's en Dashboarding. En dat is wel echt dankzij de data die wij uit Orbit kunnen halen.”

Orbit heeft niet alleen geholpen bij het definiëren van KPI's, het legt Every Day financieel ook geen windeieren, weet Nicolette. “Nu hebben we eindelijk inzicht in wat ons daadwerkelijke, gemiddelde uurtarief is binnen projecten en klanten, en dat zorgt ervoor dat onze rentabiliteit erop vooruit is gegaan. We kunnen veel efficiënter uren schrijven en daardoor zijn de marges binnen projecten gewoon veel hoger geworden.”

Nicolette ziet ook een duidelijke verbetering in hun projectmanagement. “De projecten verlopen veel soepeler. Er zit een betere structuur in. Door de verschillende fases op te delen, hebben we meer controle over de projectbudgetten per fase.”

Dat gestroomlijnde projectmanagement vertaalt zich ook naar de samenwerking met klanten. "Zo hebben zij een beter inzicht in de projectstatussen. Iets waar vroeger veel minder transparantie over bestond.”

Maar het helpt Nicolette ook om vooruit te kijken, en dat is onmisbaar voor een groeiend bedrijf. “Alle afdelingen van Every Day zitten in Orbit en dat maakt capaciteitsplanning makkelijker. We hebben een compleet overzicht van hoeveel werk dat nog in de pijplijn zit, wat er nog in de backlog zit. Voor elke afdeling. Zo kunnen we nu heel makkelijk forecasts maken en dat helpt ons dan weer om op tijd sales in te schakelen.” 

"Overstappen naar nieuwe software is altijd een lastige uitdaging," erkent Sander. Maar hij was aangenaam verrast over hoe vlot de onboarding verliep bij Every Day. "Binnen enkele maanden waren we up and running. We konden elke week vanuit verschillende afdelingen met al onze vragen terecht bij de supportafdeling."

En die wekelijkse check-ins met het supportteam van Orbit blijven handig. "We kunnen steeds alle optimalisaties doorspreken die we nodig hebben om ons bureau te laten groeien.”

Teamleader Orbit hielp Every Day om hun operations efficiënter te maken, meer grip te krijgen op hun cijfers, hun marges te verhogen en hun klantrelaties te verbeteren. En het stelt Sander, Nicolette en hun team in staat om met vertrouwen naar de toekomst te kijken. 

"Het was essentieel voor ons om een oplossing te vinden die niet alleen voldeed aan onze huidige behoeften, maar ook schaalbaar was voor toekomstige groei. Teamleader Orbit bleek de perfecte fit te zijn."