X-Interactive: “We wilden meer inzicht in de cijfers, om gezond te groeien.”

Wie? Ate Bontjer (eigenaar X-Interactive)
Wat? E-commerce, webapplicaties & websites
Teamleader sinds? 2022
Grootste uitdaging? Overzicht en inzicht in cijfers om gezond te groeien

X-Interactive uit Emmen bouwt e-commerce- en maatwerkoplossingen, met een sterke klemtoon op de klant. “Ook bij complexe software moet gebruiksvriendelijkheid een speerpunt zijn,” vindt oprichter en eigenaar Ate Bontjer. “Wij gaan voor een totale ontzorging voor onze klanten. We nemen hen bij de hand vanaf het prille begin, en denken in elke fase in oplossingen. Techniek moet dienend zijn, niet leidend.”

Niet toevallig is dat ook de filosofie van Teamleader. Ate en zijn collega’s kozen voor Teamleader Orbit, in een zoektocht naar meer overzicht en inzicht tijdens hun groei. “Welke onderdelen van ons bedrijf doen het goed, en welke doen het minder? Waarop moeten we ons focussen? We wilden vooral meer inzicht in de cijfers, want alleen zo kan je gezond groeien.”

Ate en zijn team gebruikten vroeger andere software. “Simplicate is een goed pakket, maar het bood niet voldoende inzicht in cijfers, waardoor we minder controle hadden over onze groei.”

Dat inzicht is net een sterkte van Teamleader Orbit. “Qua financiële rapportage biedt Teamleader Orbit veel mogelijkheden. Nu zijn we sneller up-to-date: hoe loopt het allemaal en waar kunnen we op sturen? Waar moeten we bijschakelen en waar liggen nog kansen?”

“Daarnaast geeft Teamleader Orbit ons een meer geavanceerde capaciteitsplanning. We merken dat dat enorm bijdraagt aan de efficiëntie van onze mensen.”

“Eigenlijk gebruiken we alles binnen Teamleader Orbit. Zelf ben ik fan van de salesfunnel. Die toont mooi waar we staan qua toekomstige opdrachten. Daardoor kunnen we dicht op de lead zitten – zonder vervelend te zijn natuurlijk – en beter een aanvraag, een offerte of een vervolggesprek opvolgen. Dat helpt om sales te genereren.”

Meer inzicht in het reilen en zeilen leidt tot betere beslissingen, en helpt de groei een handje. Dat weet Ate ook. “We hebben meer inzage in hoe de medewerkers hun uren wegschrijven.”

“Ook het gemiddelde uurtarief is een belangrijke bij ons. Nu we een tijdje met Teamleader Orbit werken, zien we dat die cijfers steeds betrouwbaarder zijn. Het is de bedoeling dat nog breder te implementeren binnen de organisatie, zodat we er nog beter op kunnen gaan sturen.”

“Teamleader Orbit biedt ons de tools om onze marges te beschermen. Vooral als je groeit is het belangrijk om die marges goed gezond te houden. Teamleader draagt daar zeker toe bij.”

Als eigenaar doet Ate andere dingen met Teamleader Orbit dan bijvoorbeeld een projectmanager. Daar is rekening mee gehouden. “De gebruikersrechten zijn flexibel: wij bepalen wie wat mag zien en doen in de software. Dat maakt werken overzichtelijker voor het hele team, en is gewoon goed voor de focus.”

Het hele team? Jawel, het hele team. “De administratie, de developers, de projectmanagers tot en met de salespersonen werken allemaal met Teamleader Orbit. Dat helpt om bepaalde muren te doorbreken.”

“Zo zie je bijvoorbeeld dat de supportafdeling en de developers makkelijker met elkaar communiceren. Tickets werden vroeger in Zendesk vastgelegd, en moesten dan maar op een of andere manier bij de developers terechtkomen. Kost allemaal tijd. Ook urenregistratie is nu gladgestreken in Teamleader Orbit.”

“Teamleader helpt ons op verschillende manieren te plannen voor de toekomst. Sales forecasting zijn we nu pas aan het implementeren, de resourceplanning gebruiken we al volop.”

“Mijn vroegere to-dolijstjes zijn allemaal vervangen door mijn persoonlijk Teamleader Orbit kanbanbord. Daarin zet ik mijn doelen: binnen zeven dagen wil ik dit bereiken, binnen negentig dagen dat, en hier ga ik voor op de lange termijn.”

Voor Ate is Teamleader Orbit een sprong vooruit, zijn team profiteert mee. Maar merkt de klant daar überhaupt iets van?

“In Teamleader Orbit heb je een klantendashboard. Dat delen wij vaak met onze klanten. Vooral tijdens een project, want dan ziet de klant waar wij mee bezig zijn.”

“De klant logt in en ziet het kanban-bord. Daarop staan taken die van status worden verplaatst, op die taken kan je weer opmerkingen achterlaten, enzovoort. Wanneer we dat met onze klanten delen, hebben ook zij meer grip op op hun projecten. Daarnaast is het klantendashboard een mooie omgeving waar ze hun tickets, offertes, facturatie en dergelijke kunnen zien. Dat helpt zeker bij het managen van een project.”