Hoe capaciteitsplanning je rendabiliteit vergroot.

Capaciteitsplanning is moeilijk, vooral in de creatieve dienstensector. Eigenlijk wil je in de toekomst kijken, en perfect voorspellen hoeveel mensen en resources van een bepaald type je nodig hebt - soms voor projecten die je nog niet hebt verkocht. Klinkt lastig, en dat is het ook.

Capaciteitsplanning gaat over balans: tussen vraag en aanbod, wie je nodig hebt om projecten tot een goed einde te brengen - op tijd en binnen het budget - en welke (arbeids)capaciteit er beschikbaar is. Het gaat ook over balans voor je team én de rendabiliteit van je bedrijf. Dat is een hele puzzel.

Daarnaast bestaat er natuurlijk ook zoiets als resource planning. Wat is het verschil tussen capaciteitsplanning en resource planning? En hoe zorg je ervoor dat die capaciteitspuzzel mooi in elkaar past?

Voor de capaciteitsplanning van een project ga je kijken of je de nodig medewerkers en resources hebt om dat project tot een goed einde te brengen. Het verschil met resource planning is dat de nadruk ligt op de personeelsinzet. Zijn er voldoende mensen beschikbaar, hoeveel tijd hebben ze voor het project en beschikken ze over de juiste skills? Door dat vooraf in kaart te brengen, kan je anticiperen en bijsturen waar nodig: werkroosters anders inplannen, de verlofregeling aanpassen of extra mensen inschakelen.

Als je klaar bent met het plannen van de capaciteit, kan je starten met het plannen van de resources: deliverables bepalen voor elke taak en die taken toewijzen aan mensen, op basis van hun vaardigheden en beschikbare tijd.

Een goede capaciteitsplanning zorgt ervoor dat je de tijd op een project correct kan inschatten, je budget kan voorspellen én precies weet welke en hoeveel mensen en resources je nodig hebt. Op die manier vermijd je bottlenecks, en de verspilling van tijd, resources en geld. Tegelijk vermijd je zo ook waar klanten zelden gelukkig van worden: vertragingen of tekorten.

"Vroeger aanvaardden we een project, gingen er volle gas tegenaan, en moesten we op de voorlaatste dag met hangende pootjes aan de klant vragen ‘of de deadline alstublieft een klein beetje kon opschuiven?’ Vandaag zitten we met grotere klanten, grotere budgetten, langere trajecten. Met Teamleader Orbit zie ik nu in één oogopslag waar iedereen mee bezig is, wie nog tijd over heeft en wie helemaal volgeboekt is.” - Glenn Fellows, Managing Partner van Lunar

De werkdruk van je medewerkers in balans brengen - en mensen met de juiste vaardigheid inschakelen voor de juiste taak - zorgt bovendien voor tevreden, productieve werknemers die minder snel zullen uitvallen door ziekte of burn-out. Het voorkomt ook dat medewerkers onnodig op de bank zitten en dus niet rendabel zijn.

"in onze sector staat of valt de rendabiliteit van een bedrijf met hun capaciteitsplanning. Mensen op de bank betekent een verlies van rendabiliteit. En mensen overboeken, betekent hen verbranden en dus kwijtspelen. Planning blijft een uitdaging omdat je altijd met onverwachte dingen geconfronteerd wordt. Maar met TL Orbit is die planning nu meer onder controle.” - Bart Dewaele - CEO van Duke & Grace

Een dringende opdracht en niemand met de juiste skills die kan inspringen. Een groot project wordt op de lange baan geschoven, net als je nieuwe mensen hebt aangeworven. Een van je teams gaat in het rood, terwijl andere collega’s ruimte hebben. Herkenbaar? Vast wel. Hoe strak ook de planning, capaciteit blijft lastig in een agency.

Het planningsproces kan je grofweg indelen in vier stappen.

Voor creatieve en digitale bureaus voelt capaciteit correct inplannen vaak aan als dansen op een slappe koord. Wanneer zulke bedrijven naar ons stappen, blijkt dat ze bij het plannen van hun capaciteit vaak te maken krijgen met:

• Projecten die niet binnen budget of op tijd klaar raken.
• Mensen die ‘op de bank’ moeten zitten, waardoor de rentabiliteit daalt.
• Teamleden die te vol gepland zijn, wat ervoor zorgt dat mensen overbelast raken.
• (Duurdere) senior profielen die moeten bijspringen om een project te redden, zodat het bedrijf omzet verliest.

Zonder behulp van tools is capaciteitsplanning immers een zeer complexe puzzel. Bedrijven die werken met grotere projecten op lange termijn, maken daarom vaak gebruik van software voor capaciteitsplanning zoals Teamleader Orbit. Die maakt je planning, deeltaken en milestones overzichtelijk, en maakt het makkelijker om bottlenecks te identificeren en tijdig in te grijpen.

Met Teamleader Orbit kan je onder andere:

1. De nettocapaciteit voor je organisatie bepalen in een bepaalde periode.

2. De capaciteit bepalen voor een project. Heb je voldoende mensen en beschikken ze over de juiste vaardigheden? Leveren ze af wat je had vooropgesteld of moet je bijsturen? Zijn er problemen met bepaalde taken of milestones?
   

3. Vlot schuiven in je planning, iemand inschakelen op een ander project of ingrijpen wanneer de workload te zwaar wordt voor een bepaalde medewerker over verschillende projecten heen.

4. Kijken waar er tekorten zijn en rekruteringsbeslissingen nemen. Hoeveel werk heeft je developmentteam de volgende drie maanden, zijn er extra inspanningen nodig van je salesmedewerkers of schakel je het best freelancers in om alles rond te krijgen?

Wil je weten of jouw bedrijf zijn rentabiliteit kan verhogen door een betere capaciteitsplanning?