Resource planning: wat is het en waarom heb je het nodig?

Wil je snel en makkelijk zicht hebben op de ongebruikte uren van je team? Of ben je op zoek naar een tool om je projecten tot in detail te plannen? Met Teamleader Focus krijg je grip op je resources, planning én op je projecten. Je checkt gemakkelijk de beschikbaarheid van je team, kiest voor elke taak de geschikte medewerker en je ziet bij onverwachte veranderingen direct waar nog ruimte is. Probeer het nu 14 dagen gratis uit.

Ontdek dan Teamleader Orbit, onze krachtige agency software. Teamleader Orbit helpt je agency met resource- en capaciteitsplanning, inkomstenbeheer én klantengroei.

Misschien heb je het tot nu toe wel gered met ad-hoc werken en het ter plekke verzinnen van de dagplanning. Maar als je wilt groeien met je bedrijf, kan je dat niet blijven doen. Resource planning is de sleutel tot succes voor zowel agency’s als voor het mkb. 

Waarom? Als je niet de volledige capaciteit van je personeel inzet, laat je geld liggen. Tenslotte kan er op dat moment meer geld omgezet worden met dezelfde personeelskosten. Tegelijkertijd wil je je personeel ook niet te vol plannen. Je raakt dan mensen kwijt doordat zij uitgebrand zijn of het bedrijf verlaten door de hoge werkdruk. Het vinden van een balans is cruciaal voor de gezondheid en de groei van je bedrijf. Goede resource planning kan hiervoor de sleutel zijn.

Dat resource planning helpt met het vinden van een werkbalans voor je team is wel duidelijk. Maar er zijn nog meer voordelen. Resource planning zorgt voor:

• Meer efficiëntie 

Je start resource planning met het definiëren van de taken en het toewijzen van de medewerkers daarvoor. Tijdens je resource planning zie je direct of dat ene teamlid met de benodigde specifieke vaardigheden beschikbaar is. Staat er een vakantie gepland voor dit teamlid? Dan kan je de start van het project plannen na deze vakantie. Zo deel je verschillende projecten efficiënt in en verspil je geen tijd.

• Meer productiviteit

Resource planning helpt je om teamleden in hun kracht te zetten en de taakverdeling op zo’n manier in te delen dat het project op de meest efficiënte wijze wordt uitgevoerd. Deadlines en taken zijn helder uiteengezet, waardoor alle teamleden weten wat er wanneer van ze verwacht wordt. Gebruik je een planning tool? Dan zie je in één oogopslag welke mensen nog beschikbaar zijn zodat je ze kan inzetten. Door eventuele ongebruikte uren in te vullen, benut je de tijd beter.

• Betere voorbereiding op nieuwe projecten

Resource planning stelt je in staat om projecten ver van tevoren te plannen. Doordat je zicht hebt op de huidige projecten en de bijbehorende capaciteitsplanning, kan je nauwkeurig inschatten wanneer je een volgend project kan starten. Zo hoef je je nooit meer af te vragen wat je na dit project gaat doen… De volgende staat al klaar. Ook zie je al voor de start van het nieuwe project of je voldoende mensen met de juiste vaardigheden in huis hebt. Als dat niet zo is, ben je ruim op tijd om extra personeel aan te nemen. Zo heb je altijd voldoende mankracht om je projecten soepel te laten verlopen.

We zeggen het hierboven al: de basis van je resourceplanning is je personeelsinzet. Je moet inzicht hebben in de beschikbaarheid van je team en weten wie de juiste vaardigheden heeft voor deze taak om een goede planning te kunnen maken. Daarbij zijn ook andere factoren van belang, denk bijvoorbeeld aan:

• Individuele werkroosters
• Gepland en onverwacht verlof
• Andere projecten waar je team aan werkt
  

Heb je al deze zaken goed in beeld? Dan kan je beginnen met je resource planning. Je bepaalt eerst de deadlines, deliverables en taken. Vervolgens ga je deze taken toewijzen en inplannen op basis van beschikbaarheid en vaardigheden van je teamleden. Zie je door de bomen het bos niet meer? Geen paniek, wij hebben een stappenplan voor je opgesteld waarmee je een superstrakke resource planning maakt!

Ben je op zoek naar een tool waarmee je eenvoudig grip krijgt op de beschikbaarheid van je teamleden? Met Teamleader Focus zie je in een oogopslag welke mensen en middelen beschikbaar zijn. Zo vul je makkelijk gaten in je planning en benut je de tijd optimaal. Bij onverwachte omstandigheden pas je je planning moeiteloos aan. En je ziet direct wanneer het tijd is om nieuwe mensen aan te nemen, zodat je op tijd in kan grijpen en overbelasting van je team voorkomt. Zelf proberen? Dat kan nu 14 dagen gratis. 

Oké, je wilt een resource plan maken. Maar hoe stel je een resource plan op, zonder iets te vergeten? Net zoals een projectplan, heeft het maken van een resource plan meerdere fasen.

Je kan je resource planning natuurlijk maken in Excel. Maar wist je dat er ook gespecialiseerde software is? Met de resource planning software van Teamleader Focus heb je direct zicht op de beschikbaarheid van je personeel en maak je moeiteloos een goede resource planning. Alle puzzelstukjes vallen met gemak op hun plaats! Met de resource planning tool kan je:

• Je capaciteit bekijken en inplannen. Met een intuïtieve drag & drop-functionaliteit plan je teamleden moeiteloos in en volg je je team in real-time. Krijg direct inzicht in de werkbelasting van elk teamlid en ontdek wie flexibiliteit heeft in de planning. Zo voorkom je problemen met je bezetting en haal je iedere deadline met gemak.
• Taken en prioriteiten bepalen. Definieer deliverables, deeltaken en mijlpalen voor elk project, en bepaal welke taken voorrang moeten krijgen om naadloos over te gaan naar de volgende fase. Stel duidelijke deadlines vast voor elke taak en wijs deze toe aan specifieke teams en teamleden.
• De voortgang van je project opvolgen. Houd zicht op de voortgang van je project en zet tijdsregistraties, ook als je onderweg of op locatie bent, direct om in een factuur. Vergeet zo je gepresteerde uren niet langer en zet ze altijd op je factuur.
• Je resources voorspellen. In het planning overzicht zie je direct de huidige én toekomstige bezetting van je teamleden. Zo kan je eenvoudig beslissingen nemen over het aannemen en inplannen van toekomstige projecten.