Procesoptimalisatie: hoe optimaliseer ik mijn bedrijfsprocessen?

Procesoptimalisatie is het verbeteren van je bestaande bedrijfsprocessen. Denk bijvoorbeeld aan het automatiseren van handmatig werk (hallo, e-facturatie!), het verkorten van doorlooptijden of het verminderen van fouten. Het doel is om het werk efficiënter te maken, de kosten te verlagen en kwaliteit te verhogen. Ieder proces is te optimaliseren. Of het nu gaat om verkoop, klantenservice of facturatie. Kortom: er is altijd ruimte voor verbetering.

Je bedrijfsprocessen kan je op meerdere manieren verbeteren. Populaire methodes voor procesoptimalisatie zijn:

• Lean methode
  Lean richt zich op het minimaliseren of zelfs elimineren van verspilling. De werkprocessen die geen echte waarde toevoegen, worden zoveel als mogelijk verminderd en het liefst verwijderd. De Lean methode stelt de klant centraal, waardoor je je klant beter leert begrijpen en je ook beter kan voldoen aan de klantverwachting.
  
• Agile of Scrum
  Agile betekent letterlijk: wendbaar of flexibel. Dit is dan ook precies waar Agile om draait. Het gaat om een mindset die gericht is op het creëren van flexibiliteit of wendbaarheid in de werkprocessen. Agile werken kan op verschillende manieren, maar de bekendste daarvan is de Scrum methode.
• Automatiseren met AI
  Steeds vaker wordt AI ingezet om slimmer te werken. Het maakt het mogelijk om repetitieve taken te automatiseren en sneller data te analyseren. Denk bijvoorbeeld aan automatische rapportages, chatbots of AI-ondersteuning bij klantvragen. Het helpt je efficiënter te werken en betere beslissingen te maken.

Je móet natuurlijk helemaal niks. Maar het kan wel verstandig zijn om je processen te optimaliseren. Het is zonde om te blijven hangen in oude gewoontes die je niet verder brengen (of zelfs vooruitgang tegenwerken).

Iedere verandering – en dus ook voor procesoptimalisatie – kan op weerstand stuiten. Misschien is je team al langere tijd gewend om op deze wijze te werken. Of mogelijk zijn mensen bang dat alles gaat veranderen. Dat hoeft echt niet. Procesoptimalisatie kan een kleine verandering zijn, met grote resultaten. Het kan soms zelfs de werkdruk verlichten. Men zegt niet voor niets: stilstand is achteruitgang. Wil je groei realiseren? Dan is procesoptimalisatie onvermijdelijk. 

• Besparing op tijd en kosten
  Als je procesoptimalisatie goed doet, realiseer je betere resultaten met minder inspanning of middelen. Dat betekent dat je je werk sneller én beter doet, soms zelfs met minder kosten.
  
• Meer tevreden klanten
  Procesoptimalisatie betekent niet alleen dat je efficiënter werkt, het kan er ook voor zorgen dat je betere resultaten behaalt. Dat betekent dat je je klanten een product of service van nog meer kwaliteit kan bieden. En daardoor stijgt je klanttevredenheid!
• Betere samenwerking binnen je team
  Procesoptimalisatie kan onduidelijkheid of ruis minimaliseren. Teamleden weten wat er wanneer gedaan moet worden en vooral: door wie. Dit zorgt voor een soepelere samenwerking, minder kans op vertragingen en een kleinere kans op fouten.

Dat procesoptimalisatie onmisbaar is om de vooruitgang van je bedrijf te stimuleren is wel duidelijk. Maar hoe doe je dat precies? Procesoptimalisatie is makkelijker dan je denkt. Met deze vijf stappen ben je er al:

1. Bepaal welk proces verbeterd kan worden
   Probeer niet in één keer je gehele bedrijfsvoering te optimaliseren, dan verzand je al snel in chaos. Pak daarom per keer een werkproces aan. Als eerste bepaal je welke werkprocessen verbeterd moeten worden en welke werkprocessen daarin prioriteit hebben. Begin met het proces dat het meest belangrijk is en werk daarna de lijst af.
   
2. Breng het proces in kaart
   Teken het werkproces uit of beschrijf het proces stap voor stap. Wie doet wat, wanneer, en hoe? Vraag ook de input van andere teamleden. Heb je het proces compleet beschreven of ontbreekt er iets?
   
3. Identificeer knelpunten
   Nu is het tijd om te bepalen wat je precies wilt verbeteren. Waar in dit proces gaat tijd of geld verloren? Zijn er verbeteringen mogelijk in de declarabiliteit of productiviteit? Zijn er bepaalde punten die frustratie opleveren of waar veelvuldig fouten worden gemaakt?
   
4. Optimaliseer
   Zijn er stappen die je kan weglaten of verbeteren? Dan ga je daar in deze stap mee aan de slag. Bijvoorbeeld door het werkproces anders in te delen, stappen te automatiseren of nieuwe bedrijfssoftware te implementeren. Start klein en zorg er altijd voor dat je de nieuwe werkwijze of tools uittest. Betrek ook je team daarbij.
   
5. Evalueer en stel bij
   Verandering betekent niet altijd verbetering. Bepaal daarom een pilotperiode voor je vernieuwde werkproces en evalueer het daarna. Werkt het zoals gehoopt? Zo ja, dan kan je zo doorgaan. Zo nee, dan stel je bij en loop je stap 2-5 opnieuw door. 

Teamleader Focus is dé manier om je processen op een eenvoudige en efficiënte manier te optimaliseren. Want met Teamleader Focus:

• Verkoop je sneller – en volg je leads beter op. Dankzij een gestroomlijnde verkoopfunnel raak je geen enkele deal meer uit het oog.
  
• Vermijd je repetitief werk. Zo zet je een offerte makkelijk om naar een project zonder details te verliezen. Je factureert rechtstreeks vanuit een offerte, project of tijdregistratie. Dat betekent nooit meer informatie overtypen (en sneller je factuur versturen!).
  
• Verstuur je automatische betalingsherinneringen. Dat scheelt weer een lastige telefoontje en bespaart je veel tijd.

Worden inkomende Peppol facturen automatisch ingevoerd. Gedaan met facturen overnemen. Zonder enige moeite heb je altijd real-time overzicht over je uitgaven.