Waarom je lead to cash-proces vaak stokt (en wat je eraan doet)

We bespreken de vijf grootste struikelblokken in het lead to cash traject en geven je tips om het hele proces (van eerste klantcontact tot betaling) soepel te laten verlopen.

Lead to cash is het volledige traject dat je klant doorloopt: van het allereerste contact tot aan de uiteindelijke betaling. Het verbindt alles in je bedrijf: van marketing en sales tot projectuitvoering en facturatie.

Toch stokt dit proces in de praktijk regelmatig. Misschien herken je het wel: je wint een deal. Maar daarna moet je nog allerlei gegevens verzamelen, informatie overtypen en wachten op interne goedkeuringen. Ondertussen blijft de offerte maar liggen. Zonde! Wij zetten vijf oorzaken (en de oplossingen) op een rijtje.   

“Waar stond die klantinformatie ook alweer?” Klinkt herkenbaar? Als je crm, facturatie en projectmanagement niet met elkaar verbonden zijn, werk je telkens met losse stukjes informatie. Het gevolg: je moet klantgegevens handmatig opnieuw invoeren, offertes en facturen kopiëren of overtypen. Dat vreet tijd en vergroot ook nog eens de kans op fouten.

Offertes opstellen, orders verwerken, uren registreren en facturen maken: allemaal taken die veel ondernemers nog handmatig doen. Het lijkt onschuldig maar al die kleine handelingen bij elkaar nemen uren in beslag. Een typfout in een adres of bedrag is snel gemaakt en leidt tot correcties, vragen van klanten of zelfs vertraging in betalingen. Uiteindelijk kost het je dus dubbel zo veel tijd.

Je salesteam wil snel schakelen en belooft de klant een oplevering binnen twee weken. Maar het projectteam heeft op dat moment vier weken nodig door andere lopende opdrachten. Zonder gedeelde planningen en duidelijke afspraken ontstaan er verwachtingskloven. Het resultaat: teleurgestelde klanten, interne frustratie en soms zelfs verloren deals.

Hoe sneller je een offerte verstuurt, hoe groter de kans dat de lead toehapt. Maar als er te veel handmatige handelingen nodig zijn om de offerte te maken, duurt het te lang. Hetzelfde geldt voor facturatie: facturen die pas weken later de deur uit gaan, worden ook later betaald. Dat is slecht nieuws voor je cashflow en kan de liquiditeit van je bedrijf onder druk zetten.

Als je data verspreid staat over verschillende tools (of zelfs Excel-bestanden), zie je niet in één oogopslag hoe je bedrijf ervoor staat. Welke projecten zijn het meest winstgevend? Welke klanten betalen altijd op tijd en welke niet? Waar verlies je structureel tijd? Zonder dit inzicht kan je niet goed sturen en dat remt je groei op de lange termijn.

Goed, we weten nu wat vertragende factoren kunnen zijn in je lead to cash-proces. Maar hoe los je op? Met de volgende tips los je de knelpunten op:

Voer klantgegevens maar één keer in en zie ze overal terug: in je crm, offertes, projecten en facturen. Door je tools te koppelen, verdwijnen datasilo’s en werkt iedereen met dezelfde actuele informatie.

Waarom zelf elke factuur en offerte maken als software dat sneller en foutloos kan? Automatiseer het omzetten van offertes naar projecten of het factureren van geregistreerde uren. Zo houd je meer tijd over voor het échte werk. 

Leg vast hoe je teams samenwerken: van sales en projectplanning tot facturatie. Bespreek veelvoorkomende knelpunten met je teams en bepaal samen wat een realistische werkwijze is. Noteer deze afspraken. Zo weet je salesteam precies wat het projectteam aankan en ziet finance direct wanneer de factuur verstuurd kan worden. Het resultaat? Een soepele samenwerking met minder vertragingen. 

Een strak en geïntegreerd lead to cash-proces zorgt ervoor dat je sneller offertes verstuurt, sneller projecten start en sneller factureert. Dat betekent: minder fouten, minder vertraging en een gezondere cashflow.