Retainer vs. projectbasis: zo kies je het juiste model voor je agency
Een retainer model draait dat om. Je klant betaalt maandelijks een vast bedrag, jij reserveert capaciteit en levert doorlopend. Minder acquisitietijd, meer voorspelbaarheid. Maar welk model past bij jouw bureau? En wanneer combineer je beide? Dat lees je hier.
Met een retainer betaalt je klant elke maand een vast bedrag. In ruil daarvoor reserveer je capaciteit en lever je doorlopende diensten: SEO, social media, advertentiebeheer. Je klant koopt geen los project, maar je tijd en expertise op lange termijn.
Werk je op projectbasis? Dan is alles afgebakend met een duidelijk begin, einde en scope. Je klant betaalt voor een concreet resultaat: een nieuwe website, een rebranding, een campagne. Zodra het project is opgeleverd, stopt de samenwerking (tenzij er een nieuw project volgt). Voor een vlot verloop van je projecten is slimme projectmanagement software onmisbaar.
Het verschil zit niet alleen in hoe je factureert, maar vooral in hoe je klant naar je kijkt. Met een retainer ben je een vaste sparringpartner. Bij projectwerk lever je af en ga je weer.
Even naast elkaar leggen? Zo verschillen een retainer en projectwerk:
Retainer | Projectmatig werken | |
|---|---|---|
Looptijd | Doorlopend, maandelijks | Afgebakend begin en einde |
Facturatie | Vast maandelijks bedrag | Per project of per uur |
Scope | Doorlopende diensten | Specifieke deliverable |
Klantrelatie | Vaste sparringpartner | Opdracht-leverancier |
Voorbeeld | SEO, social media, ads | Website-build, rebranding |
Veel bureaus combineren beide modellen. Ze factureren op basis van tijdregistratie, een afgesproken bedrag of een mix. Dat werkt zowel voor retainers als voor losse projecten.
Overzicht is key
Of je nu werkt op projectbasis of met een retainer: zonder overzicht ben je nergens. Met Teamleader Focus beheer je alles op één plek. Van eerste klantcontact tot factuur en van planning tot tijdregistratie. Meer overzicht. Minder gedoe. Probeer zelf, twee weken lang helemaal gratis.
Geen kredietkaart nodig
Een retainer werkt het best als je doorlopende diensten levert. Denk aan:
- advertentiebeheer
- contentcreatie
- SEO
- social media
Kort gezegd: alles wat maandelijks terugkomt.
Het grote voordeel: voorspelbaarheid. Je weet elke maand wat er binnenkomt en je planning wordt stabieler. Daarbij hoef je minder tijd te steken in acquisitie.
Een retainer werkt ook als je klant een vaste sparringpartner zoekt in plaats van een leverancier. Je denkt proactief mee, reserveert capaciteit en bent altijd beschikbaar. Dat verdiept de relatie en verhoogt de kans op langdurige samenwerking.
Niet alles leent zich voor een retainer. Projectwerk blijft ideaal voor:
- eenmalige opdrachten
- duidelijk afgebakende deliverables
- klanten die geen doorlopende ondersteuning nodig hebben
En sommige klanten willen gewoon een project, geen doorlopende ondersteuning. Ook prima.
Wat denk jij, maken retainers je lui of juist lucratiever? En hoe blijf je dan toch scherp? We bespreken het allemaal in deze aflevering van Agency Life.
Een retainer klinkt aantrekkelijk, maar er zijn drie valkuilen waar veel bureaus in trappen.
Je klant verwacht geleidelijk meer voor hetzelfde bedrag. "Kan je dit er ook even bij doen?" klinkt onschuldig, maar vreet aan je marge. En voor je het weet, lever je structureel meer dan afgesproken.
De oplossing: leg in je offerte exact vast wat er wél en niet in de retainer zit. Wees daar glashelder over, ook als het ongemakkelijk voelt. Een goede prijsstrategie voor je agency begint bij duidelijke afspraken.
Je levert structureel meer uren dan de retainer dekt, maar je factureert het niet. Herkenbaar? Dan werk je langzaam gratis.
De oplossing: registreer je tijd nauwkeurig en evalueer maandelijks of de retainer fee nog klopt.
Je klant gebruikt de ingekochte uren niet volledig, en jij verliest het momentum. Zo daalt de waarde voor de klant, waardoor de kans groter wordt dat je overeenkomst wordt beëindigd.
De oplossing: wees proactief. Lever waarde, rapporteer resultaten en plan vaste evaluatiemomenten in. Zo blijft de retainer relevant voor beide partijen.
Een retainer draait niet alleen om de afspraak met je klant. Het draait ook om hoe je het administratief organiseert. Zonder strakke administratie verlies je al snel je grip op je marge. Met de volgende stappen organiseer je een retainer correct:
- Maak een heldere offerte met de scope, het maandelijkse bedrag en de looptijd. Laat je klant online ondertekenen, zodat je snel kan starten.
- Zet de offerte om in een doorlopend project met maandelijkse fases of groepen. Zo houd je per maand overzicht over wat je levert.
- Registreer je tijd per klant en per taak. Alleen zo weet je exact hoeveel uren je aan de retainer besteedt, en of dat rendabel is. Wie billability niet opvolgt, loopt marge mis zonder het te merken.
- Factureer maandelijks op basis van het afgesproken bedrag, je tijdregistratie of een combinatie.
- Evalueer je marge per retainerklant en stuur bij waar nodig. Kijk niet alleen naar omzet, maar ook naar de juiste KPI's voor je agency.
Pssst: met Teamleader Focus zet je een goedgekeurde offerte in twee klikken om naar een project en vervolgens naar een factuur. Je factureert op basis van tijdregistratie, een vast bedrag of een mix. Precies wat je nodig hebt bij retainerwerk.
Geen kredietkaart nodig
Een retainer geeft je rust.
je weet wat er binnenkomt, je klanten blijven langer en je planning wordt voorspelbaar.
Projectmatig werken zorgt voor flexibiliteit.
Je hebt een duidelijke scope, je zit verder nergens aan vast en je kan sneller schakelen.
Veel bureaus combineren beide, en dat is slim. Het belangrijkste is dat je je keuze goed organiseert. Van offerte tot factuur, van tijdregistratie tot marge-evaluatie. Wie dat op orde heeft, weet precies wat winstgevend is en wat niet.
Laatste tip: begin met één retainerklant, evalueer na drie maanden en schaal op van daaruit.
Er is geen vast bedrag. De fee hangt af van de scope, het type dienst en de ervaring van je team. Bereken je marge vooraf en evalueer elk kwartaal of het bedrag nog klopt.
Ja, veel bureaus werken met een hybride model. Dat betekent: een basisretainer voor doorlopend werk en losse projecten voor eenmalige opdrachten. Houd beide administratief gescheiden zodat je per klant je rendabiliteit kan opvolgen.
Focus op de waarde voor de klant: continuïteit, prioriteit en proactief meedenken. Een proefperiode van drie maanden verlaagt de drempel en laat de meerwaarde zien.
