Personeel aanwerven zonder financiële hoofdpijn: zo doe je dat

In elk bedrijf is het weleens extra druk. Maar wanneer is het dan echt tijd om nieuw personeel aan te trekken? Kijk uit naar duidelijke signalen, zoals: 

• Je team draait structureel overuren.
• Klanten moeten regelmatig langer wachten of je moet projecten uitstellen.
• Je laat kansen liggen door gebrek aan capaciteit.
• Je hebt rond de 20 medewerkers of meer, en opeens wordt het overzicht een uitdaging.

Herken je de bovenstaande punten? Dan is het tijd voor actie.

💡 Meer weten over het efficiënt verdelen van de werklast van je team? Lees hier alles over work management.

De kosten van een nieuwe medewerker gaan verder dan alleen het brutoloon. Denk ook aan de sociale lasten (ongeveer 25%), verzekeringen, werkplek en opleidingstijd. En stopt je nieuwe medewerker (misschien wel eerder dan verwacht?) Dan ben je de investering kwijt en begin je opnieuw.

Personeel aanwerven gaat gepaard met stevige kosten. Uit ons onderzoek blijkt dat zelfs 11% van de kmo’s aanwerft met verlies. Denk dus goed na of je cashflow dat toelaat, of dat je daarmee de financiële gezondheid van je zaak op het spel zet.  

Twijfel je wanneer je extra personeel moet aanwerven? Je kan er ook voor kiezen om flexibel te starten. Zo heb je binnen korte tijd al extra capaciteit maar loop je minder risico. Denk aan het inzetten van: 

• Freelancers: je betaalt enkel voor geleverd werk, zonder vaste lasten. Ideaal voor pieken of specialistische taken. 
• Uitzendkrachten: test je vraag eerst. Bevalt het? Dan kan je later overgaan op vast.
• Deeltijd: begin met bijvoorbeeld 20 tot 24 uur en bouw op als de omzet groeit.
• Stages of individuele beroepsopleiding (IBO): ontwikkel talent met lagere kosten, soms zelfs met subsidie.

Automatiseren: gebruik software zoals Teamleader Focus om repetitieve taken te automatiseren. Bedrijven die dit inzetten, merken vaak dat hun gemiddelde omzet per fulltime medewerker stijgt. En dat betekent dat je team weer meer tijd heeft voor klanten in plaats van administratie.

Lees meer

Het aanwerven van nieuw personeel vraagt om een doordachte aanpak. Met de volgende stappen neem je geen overhaaste beslissing: 

1. Analyseer je echte behoefte
   Vertrouw niet enkel op je buikgevoel, maar kijk naar cijfers. Hoeveel overwerk draait je team? Welke omzet laat je liggen? Zijn er signalen die wijzen op structurele druk?
   
2. Check je financiële speelruimte
   Bereken alle kosten voor minstens 12 maanden. Bereken, naast de kosten voor de nieuwe medewerker, ook een buffer voor tegenvallers. Kan je deze kosten dragen?
   
3. Kies de juiste vorm
   Begin flexibel (freelancer, uitzendkracht, deeltijd). Ga pas over naar een vast contract als de vraag structureel is.
   
4. Start je werving slim
   Schrijf een heldere functieomschrijving: wat moet de medewerker doen, hoe ziet succes eruit? Check deze functieomschrijving ook bij je team.
   Stel daarbij 2-3 KPI’s vast voor de proeftijd: bijvoorbeeld klanttevredenheid, doorlooptijd of kwaliteit. Check ook altijd de referenties van de nieuwe medewerker.
   
5. Onboard met een plan
   Een goede onboarding verkleint de kans op vroegtijdig vertrek. Zorg dat de nieuwe medewerker vanaf dag één weet wat verwacht wordt, wie aanspreekpunt is en welk traject er is.
   
6. Voorkom dat je een dure fout maakt
   Vage profielen trekken vaak de verkeerde kandidaten aan. Wees dus helder over taken, verantwoordelijkheden, planning en doelstellingen. Gebruik de proeftijd om wekelijks te evalueren. Zie je dat het niet loopt? Grijp dan op tijd in. Want wachten maakt het alleen maar duurder. 

Met Teamleader Focus leg je de basis voor een doordacht en data-gedreven aanwervingsbeleid. Dankzij het duidelijke planningsoverzicht zie je voortdurend hoe belast je team écht is. Zo ontdek je op tijd wanneer aanwerven de juiste stap is.

Met Teamleader Focus: 

• Check je in realtime de beschikbaarheid van je team. Wie is overbelast en waar zit nog ruimte? 
• Plan je projecten ver vooruit en zie je direct of je voldoende capaciteit hebt om dit te realiseren. 
• Verdeel je het werk evenwichtig, waardoor je piekdruk of onderbezetting voorkomt. 
• Beslis je op basis van data wanneer je meer personeel gaat aanwerven. 

Probeer Teamleader Focus twee weken uit. Zonder gedoe. Zonder te betalen.