Is e-invoicing verplicht? En voor wie is het verplicht?

E-invoicing, e-facturatie, elektronische facturatie … allemaal verschillende benamingen voor hetzelfde:

• Een e-invoice is opgesteld in UBL-formaat.
  Zo’n e-factuur in UBL-formaat kan door facturatiesoftware automatisch ingelezen en verwerkt worden. Dat betekent: snellere verwerking, kleinere kans op fouten en minder administratieve rompslomp. Want facturen hoeven niet meer handmatig ingevoerd te worden.
• E-invoices worden verstuurd via het beveiligde Peppol-netwerk.
  Dit is een internationaal netwerk waarmee bedrijven en overheidsinstanties elektronische documenten veilig versturen en ontvangen. Het Peppol-netwerk wordt vooral gebruikt voor e-facturen. Maar het kan ook gebruikt worden voor andere elektronische documenten zoals offertes, inkooporders, urenregistraties en contracten.

Zoek je juist graag alles tot in de puntjes uit? Dat snappen we! In deze blogs worden de termen ‘UBL’ en ‘Peppol’ in detail uitgelegd:

• UBL factuur: de sleutel tot efficiënt factureren
• Alles wat je moet weten over Peppol facturen

Echt leuk is het natuurlijk niet. De verplichting van e-invoicing zal voor veel bedrijven het facturatieproces op z’n kop zetten … Dus waarom doen we dit eigenlijk allemaal? 

De e-facturatieverplichting komt vanuit de Europese Commissie. Op 11 maart 2025 is het wetsvoorstel ViDA (VAT in the Digital Age) van de Europese Commissie aangenomen. Dit is een pakket met wetten die ervoor moeten zorgen dat: 

• Btw-fraude in de EU wordt teruggedrongen.
• De administratieve last voor bedrijven wordt verlaagd.

Alleen al België verliest jaarlijks ongeveer 11 miljard euro aan btw-inkomsten door btw-fraude. De nieuwe e-facturatie wetgeving moet dit gaan bestrijden. Want als alle inkomsten digitaal worden geregistreerd en (op een later moment) zelfs in real-time worden doorgegeven aan de fiscus, dan wordt het een stuk moeilijker om fraude te plegen.

Sta je al te juichen omdat je voornamelijk b2c of b2g werkt? Dan moeten we je teleurstellen. Grote kans dat je er niet onderuit komt. Maar geloof ons, dat hoeft echt niet zo’n groot punt te zijn als je misschien denkt. 

Ha! Alleen b2b-transacties moeten met een e-invoice gefactureerd worden. Kom je er dan mooi onderuit? 

Misschien, maar de kans is klein. Koop je producten of diensten in voor je zaak? Dan ben je verplicht om e-facturen van je leveranciers te ontvangen. Als je enkel en alleen b2c verkoopt, hoef je geen e-facturen te versturen. Maar je moet ze wel kunnen ontvangen, dus je ontspringt de dans niet helemaal.

Gelukkig is het niet allemaal kommer en kwel. Want de invoering van e-facturatie kan je ook veel brengen:

• Het bespaart je bakken met tijd. Je hoeft tenslotte geen facturen meer handmatig in te voeren en verwerken.
• Je wordt sneller betaald. Ook je (zakelijke) klanten verwerken e-facturen automatisch. Dit betekent minder fouten, minder vertraging en vlottere betalingen!
• Je hebt goed zicht op wat er binnenkomt én eruit gaat. Mits je de inkomende facturen zelf in de hand houdt (en niet naar je boekhouder laat gaan). De automatische verwerking betekent dat je real-time zicht hebt op je uitgaven, waardoor je meer grip hebt op je cashflow. 

E-invoicing dwingt je om je facturatieproces eens goed onder de loep te nemen. En als je dan toch veranderingen moet doorvoeren, dan kan je het maar beter goed doen. Geen idee waar je moet beginnen? Wij leggen het je allemaal uit in ons e-invoicing stappenplan. 

Doe je zaken met overheidsinstanties? Dan zijn e-facturen niets nieuws. Want al vanaf 1 maart 2024 is e-facturatie verplicht voor b2g-transacties in België. Of je dan helemaal niets hoeft te veranderen, ligt aan je situatie: 

1. Je verstuurt e-facturen met facturatiesoftware
   Factureer je de overheid vanuit facturatiesoftware waarmee je kan e-factureren? Dan zal er niet veel veranderen. Controleer wel even of je ook e-facturen kan ontvangen. Is het antwoord daarop ja? Dan ben je helemaal in orde met de nieuwe wetgeving.
2. Je verstuurt e-facturen via het Mercuriusportaal
   Met het Mercuriusportaal kan je zonder gespecialiseerde facturatiesoftware e-facturen ingeven. Deze optie blijft bestaan, maar heeft een aantal nadelen:

• Het Mercuriusportaal is niet gebruiksvriendelijk. Het versturen van een e-factuur zal je dus meer tijd kosten dan met geschikte facturatiesoftware.
• Je voldoet hiermee niet aan de verplichting om e-facturen te kunnen ontvangen van je leveranciers. Daarvoor zal je dus alsnog een facturatietool voor moeten gebruiken. 

Dus gebruik je nog het Mercuriusportaal? Dan wordt het tijd om op zoek te gaan naar een passende facturatietool.

Overstappen op e-invoicing doe je niet voor de lol. Het gedwongen wijzigen van je facturatieproces is voor niemand een pretje … Maar als je het dan doet, dan maar meteen goed. Nietwaar? 

Met Teamleader: 

• Ben je altijd wettelijk in orde met de e-invoicing wetgeving, nu én in de toekomst.
• Registreer je je bedrijf in drie klikken op het Peppol-netwerk. Daarna kan je weer door met het échte werk.
• Verstuur, ontvang en verwerk je e-facturen. En dankzij de automatische verwerking van inkomende facturen, gaat dat nóg makkelijker dan voorheen.
• Heb je altijd zicht op je inkomende en uitgaande facturen. Zo weet je precies hoe je er financieel voor staat.

Da‘s pas slim werken.
Helemaal leuk: de kosten voor je nieuwe facturatiesoftware is tot 2028 voor 120% fiscaal aftrekbaar. Mooi meegenomen!