“I'll show you mine if you show me yours.” Hoeveel betalen agencies nu aan AI? 

Host Peter Van Wijnaerde, hoofdredacteur van Agency Life, trapte de avond af met één duidelijke afspraak: 'I'll show you mine if you show me yours'. De panelleden gooiden openlijk hun AI-rekening op tafel, maar ook de gasten in de zaal konden via een live survey hun cijfers opbiechten.

Die panelleden, dat waren overigens Ubbo Maagdenberg, ceo van Happy Horizon, en Sammy Colson, ceo van Springbok Group. Sammy schatte in dat zijn AI-budget per werknemer net onder de € 150 per maand lag. Maar dat gemiddelde is nogal misleidend. Sommige collega’s hebben voldoende aan een maandabonnement van € 18, terwijl de power users (meestal developers) maandelijks tot € 9.000 aan tokens verslinden.

In de zaal geeft de helft van de bureaus maandelijks hooguit € 100 per werknemer uit aan AI. Driekwart blijft onder de € 200. Wie tussen € 51 en € 200 zit, heeft het profiel van Springbok: een licentie voor iedereen, plus een paar zware gebruikers die het gemiddelde optrekken.

51% van de aanwezigen heeft geen apart AI-budget. De panelleden ook niet, maar dat is heel bewust. We zitten nu in een experimenteerfase waar iedereen aangemoedigd wordt om van alles uit te proberen. Later kan er altijd nog bijgestuurd worden. Agencies die wel een budget hadden, gingen er in twee van de drie gevallen over. Niemand gaf minder uit dan gepland.

Iedereen verwacht dat de AI-rekening alleen maar hoger zal worden. Volgens Ubbo betaal je vandaag ook niet de echte prijs voor je tokens. AI-bedrijven pompen miljarden in hun modellen en houden hun abonnementen kunstmatig laag. Zo veroveren ze marktaandeel. Maar die subsidie zal ooit ophouden.

Ubbo vindt een scenario waarbij een abonnement van € 200 op den duur € 9.000 gaat kosten dan ook niet zo onrealistisch. Met zo'n 300 actieve Claude-gebruikers bij Happy Horizon wordt dat ineens een stevige smak geld. "Dat moet iemand betalen. Niet de aandeelhouders, dus de klanten."

Sammy ziet daar niet meteen een probleem in. Zolang AI meer oplevert dan het kost en je het kunt doorberekenen aan je klant, betaalt Springbok die € 9.000 met plezier. Ubbo heeft zijn developers al de opdracht gegeven om te sleutelen aan hun tokenverbruik. De rest is aan sales. Wat vroeger twee weken duurde en nu twee uur, heeft volgens hem voor de klant nog altijd de waarde van twee weken werk.

Hoeveel tijd bespaart AI nu? Op taken waar AI actief ingezet wordt, schat de grootste groep in de zaal (40%) de tijdwinst op 16 tot 30%. Bijna een derde ziet zelfs meer dan 30%. Maar voor Ubbo is dat de verkeerde vraag. Je bespaart geen tijd, je verplaatst die naar werk dat er meer toe doet. Neem de bonnetjes bij Happy Horizon: vijf mensen waren bijna fulltime bezig om alle ingeleverde bonnetjes van collega’s over te tikken en in te boeken. Inmiddels is dat werk zo goed als geautomatiseerd met een op maat gemaakte app. En die vijf collega's? Die doen nu waarvoor ze opgeleid zijn: uitzoeken waar de kosten naartoe gaan en waar het beter kan. AI haalt dat saaie werk weg, zodat mensen eindelijk tijd krijgen voor het werk dat ze wél willen doen.

Beide ceo's delen een uitgesproken visie over het AI-gebruik van hun werknemers: meegaan is geen keuze, het is een verwachting. Voor Ubbo is het tokenverbruik van zijn mensen een belangrijke graadmeter. Een developer die nauwelijks tokens gebruikt, is volgens hem weinig vooruitdenkend, en dat is een risico voor het bedrijf. Bij Springbok kregen de medewerkers een jaar geleden een nog duidelijkere boodschap mee: wie AI niet omarmt, ligt er binnen 24 maanden uit. Tegelijk weten ze allebei dat zo'n verandering bovenaan begint. Als de eigenaar geen AI gebruikt, zal de projectmanager het ook niet doen.

Stijn Goessens, account executive bij Teamleader Orbit, gaf na de pauze een keynote waarbij hij het publiek meenam in het verhaal van twee identieke Amsterdamse agencies. Beide fictieve bureaus hebben dertig mensen in dienst, draaien € 3,5 miljoen omzet, en hebben zes grote retainers. Aan het eind van het jaar scheelt het € 75.600 marge.

Hoe komt dat? Het verschil zit niet in het werk, de klanten of de mensen. Bureau Noord stuurt op buikgevoel. Bureau Zuid stuurt op data. Noord maakt bijvoorbeeld een offerte in een uur, op intuïtie. Zuid kijkt naar zes vergelijkbare projecten en kent zijn marge voordat de offerte verstuurd wordt. En zo haalde Stijn nog een paar verschillen aan. Die opeenstapeling zorgt aan het eind van het jaar voor een margeverschil van ruim € 75.000.

Volgens de Agency Benchmark halen bureaus die 80% van hun capaciteit weken vooruit plannen 69% billability. De agencies die minder dan 50% van hun capaciteit vooraf plannen, blijven steken op 60%. Die 9 procentpunt verschil is per elf medewerkers één extra gratis billable medewerker.

Hoe start je met sturen op basis van data? Teamleader Orbit is een goed begin. Je ziet er je marge per offerte, je budget per projectfase en je capaciteit weken vooruit. Een betere basis om je beslissingen op te baseren dan je buikgevoel dus.

De laatste keynote van de avond was voor Olivier Zeestraten. Olivier coacht agencies zodat ze meer grip krijgen op de cijferkant van hun bedrijf. Zonder slides nam hij het publiek op sleeptouw, met schetsen die hij enthousiast op zijn iPad tekende. In zijn keynote legde hij uit hoe bureaus hun geldzaken meer onder controle kunnen krijgen door te sturen op de capaciteit van hun team en het bruto bureau-inkomen. Hij vergeleek een bureau met een hotel, waarbij beschikbare uren fungeren als hotelkamers die je dagelijks moet verhuren: een onverhuurde kamer is immers voorgoed verloren, en de werkelijke winst wordt pas gemaakt op de bovenste verdiepingen zodra je de bezettingsdrempel van 75% behaalt. 

Hoewel Olivier de grote impact van AI op agencies ziet, benadrukt hij dat het een servicesector blijft met tijd als voornaamste grondstof. Het rendement van AI-tools staat of valt uiteindelijk met een scherp toezicht op menselijke uren en capaciteit.

Tijdens het walking dinner was er uitgebreid tijd om te netwerken en na te praten over alles wat er die avond gezegd was. En er was een primeur: bij de stand van Teamleader Orbit kregen bezoekers als eersten een demo van de nieuwe Orbit MCP.

MCP staat voor Model Context Protocol. Het is de koppeling waarmee AI-assistenten als Claude, ChatGPT of Gemini rechtstreeks met Teamleader Orbit praten. Je hoeft dus geen nieuwe tool te leren, je vraagt het aan de AI die je al elke dag gebruikt. "Plan de mensen met deze skill de komende zes weken in op dit project." "Wie is er volgende maand overboekt?" Of: "Kunnen we volgend jaar die nieuwe klant aan?" 

Je AI-assistent checkt het in Orbit en antwoordt op basis van jouw bestaande data. Iets wat Bureau Noord uit de keynote van Stijn wel eens zou kunnen gebruiken.