CRM data management: 7 tips om het goed aan te pakken.

CRM data management is dé uitdaging voor bedrijven uit alle sectoren. Klantengegevens centraal beheren, zodat iedereen toegang heeft tot die info, is een must als je klanten een snelle en persoonlijke service wil bieden. Een customer data management systeem biedt je bovendien inzicht in je klanten, met alle voordelen van dien voor je verkoop en je business. Hoe maak je er werk van? Onze tips en best practices om je CRM data management goed aan te pakken.

Customer data management vraagt tijd en aandacht, maar is altijd moeite waard. Met klantengegevens die verspreid zitten over diverse spreadsheets, inboxen en andere tools verlies je immers kostbare tijd en is het risico op fouten groot. Goed CRM data management stroomlijnt bovendien andere workflows binnen je organisatie, van leadopvolging en projectbeheer tot facturatie. Meer over de voordelen van CRM data management lees je hier.

1. Niet alle gegevens zijn (even) nuttig
   De geboortedatum van al je klanten bijhouden zodat je ze verjaardagswensen kan sturen? Leuk idee, maar niet per se noodzakelijk voor het succes van je business. Vermijd dat je CRM data een wirwar van gegevens wordt. Bepaal vooraf welke info belangrijk is voor je strategie. Welke gegevens zijn cruciaal om de klantenervaring en conversieratio te verbeteren, welke data heb je nodig voor marketingcampagnes en om je salesteam z’n werk te laten doen? Zo bouw je een klantenbestand met een heldere, logische structuur waarin je nadien makkelijk je weg vindt.
   
2. Bewaar data op één centrale plek
   Niets is minder efficiënt dan gegevens die verspreid zitten over verschillende tools. Bewaar en beheer ze daarom op één centrale plaats - bijvoorbeeld een CRM-tool zoals Teamleader Focus - die voor iedereen toegankelijk is. Zo bespaart iedereen tijd en voorkom je fouten.
   
3. Zorg dat iedereen mee is
   Succesvol CRM data management staat of valt met de mensen die je data beheren. Zorg dat iedereen het belang van CRM inziet en op de hoogte is van de do’s en don’ts. Investeer in opleidingen en zorg ervoor dat het beheer van klantengegevens een evidentie is, een onderdeel van de dagelijkse routine.
   
4. Bescherm gevoelige info
   Door te werken met gelimiteerde toegang voor bepaalde rollen, voorkom je dat iedereen toegang heeft tot gevoelige klanteninfo. Zo vermijd je ook het risico op fouten of het verlies van cruciale gegevens.
   
5. Hou geregeld grote kuis
   Gegevens beheren is heel vaak data weggooien. Verwijder gegevens die verouderd of onnauwkeurig zijn, net als dubbele vermeldingen. Om de zoveel tijd is het nuttig om een grondige ‘grote kuis’ te organiseren en klanten van wie je al jaren niets meer hoorde te deleten. Zo hou je de CRM data up-to-date en overzichtelijk en maak je plaats voor nieuwe klanten met wie je wel actief zakendoet.
   
6. Haal het maximum uit je CRM data
   CRM data management is een voortdurend proces en vaak hard werk. Het zou dus zonde zijn om niet alles uit de kan te halen. Goede CRM software helpt je de gegevens die je hebt opgeslagen te interpreteren en biedt je op die manier nuttige strategische inzichten. Bij Teamleader helpen we je graag om alle CRM functionaliteiten optimaal te gebruiken, van custom fields tot gedetailleerde analyses en rapporten van elk stukje informatie. Zo haal je het maximum uit onze CRM-tool.

Klantengegevens manueel beheren in een (gedeeld) bestand? Het kan, maar is niet meteen de meest efficiënte oplossing. Manueel werk maakt het risico op fouten nu eenmaal groter en zorgt dat gebruikers minder gemotiveerd zijn om CRM data management op te nemen in hun routine. Veel ondernemers en bedrijven maken daarom gebruik van een CRM-systeem als Teamleader. Het maakt gegevens toevoegen en beheren stukken eenvoudiger en biedt andere handige functionaliteiten zoals offertes maken, factureren, een Pipeline-overzicht voor verkoopkansen, projectbeheer, tijdregistratie, analyses en rapporten. Bovendien kan je onze software koppelen aan andere tools die je al gebruikt, zoals je e-mail en je agenda. Zo bewaar en beheer je echt alles op één plaats.