Hoe digitaal is jouw accountancy kantoor?

Dieter Coppens, oprichter van accountancykantoor Bookkeepers werd bekroond met de award voor het meest digitale accountancykantoor van 2024. In dit interview vertelt hij over de bewuste keuze voor digitalisering vanaf de start van zijn bedrijf, zijn visie op technologische ontwikkelingen in de sector, en de impact van digitale tools op efficiëntie en klantgerichtheid.

Dieter: Het is een mooie eer om mee te pronken. We zetten al een hele tijd zwaar in op digitalisering, dus deze prijs voelt als een bevestiging van wat we aan het doen zijn. Het is zeker leuk om daarvoor erkend te worden.

Dieter: Absoluut. Ik werkte daarvoor zo’n tien jaar in een ander kantoor, waar we toen nog werkten met een archaïsche OCR-software waarin we handmatig de data uit scans moesten halen. Toen ik Bookkeepers zes jaar geleden opstartte, wist ik meteen: dit moet 100% digitaal worden. Ik had ook al een klantenportefeuille opgebouwd waarbij klanten niet op kwartaalbasis, maar wekelijks of maandelijks hun documenten konden aanleveren. Die werkwijze heb ik doorgetrokken naar mijn eigen kantoor.Waarom dit ertoe doet

Dieter: Ik denk dat mijn klanten gemiddeld wat jonger zijn, rond mijn leeftijd. Dat maakt het makkelijker om hen digitale processen uit te leggen. Ook zette ik vanaf het begin duidelijk in de opdrachtbrieven dat we maandelijks werken en niet anders. Dat zorgde ervoor dat de werkpieken werden afgevlakt, omdat er een constante stroom van documenten ontstond.

Dieter: Zeker! Bij grotere dossiers werken we bijvoorbeeld met databestanden in plaats van losse documenten, wat veel efficiënter is. Bij grote klanten merk je echt het verschil: we kunnen veel meer tijd besteden aan adviesverlening, zoals cashflow- of investeringsadvies, omdat de basisadministratie al goed loopt.

Dieter: (lacht) Ik ben de tel een beetje kwijt, maar het klopt wel dat het er veel zijn. We geloven sterk in een ecosysteem dat gebaseerd is op een open API-beleid. Daarom ben ik klant bij AdminPulse geworden, omdat zij onze ‘moederdatabase’ zijn en kunnen connecteren met andere tools zoals Exact, Yuki, Vectera, Silverfin, enzovoort. We willen zoveel mogelijk verbindingen maken door middel van dat open API-beleid.

Dieter: Heel veel. We zitten in een sector waar een groot personeelstekort is. Ik geloof sterk dat software dat probleem zal oplossen. Software zorgt voor enorme tijdwinst, en als we het personeelsprobleem niet direct kunnen oplossen, zal de technologie ons daarbij helpen.

Dieter: Absoluut. Als je nu nog niet bezig bent met zaken zoals PEPPOL, dan ben je eigenlijk al te laat. Die digitalisering gaat razendsnel, en het is onze verantwoordelijkheid als boekhouders om klanten hierop voor te bereiden.

Dieter: We hebben een jong team, en we willen groeien naar een team van vijftien mensen tegen het einde van het jaar. Gelukkig hebben wij geen problemen om personeel aan te trekken. Ik denk dat ons digitale imago en de branding daarin een belangrijke rol spelen. We zijn een modern kantoor met een frisse uitstraling, en dat trekt mensen aan.

Dieter: Zeker. We zetten sinds dit jaar vol in op contentcreatie. We delen testimonials van klanten en geven kleine tips voor ondernemers. Het helpt om het stoffige imago van de boekhouder een beetje af te schudden. We willen laten zien dat we meer doen dan alleen maar cijfers invoeren.

Dieter: Graag gedaan!