La facturation électronique est-elle obligatoire ? Et pour qui l’est-elle ?
La facturation électronique, e-facturation, facturation numérique… autant de termes pour désigner le même principe :
La facturation électronique consiste à émettre une facture numérique, transmise via le réseau sécurisé Peppol.
- Une facture électronique est établie au format UBL.
Ce format permet à un logiciel de facturation de lire et de traiter automatiquement la facture. Résultat : un traitement plus rapide, moins d’erreurs et une gestion administrative allégée. Fini, la saisie manuelle des factures ! - Les factures électroniques sont transmises via le réseau sécurisé Peppol.
Il s’agit d’un réseau international permettant aux entreprises et aux organismes publics d’échanger des documents électroniques de manière sécurisée. Le réseau Peppol est principalement utilisé pour la transmission de factures électroniques, mais il peut également servir pour d’autres documents numériques tels que les devis, bons de commande, relevés de temps ou contrats.
La facturation électronique est plus simple qu’il n’y paraît
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Pas besoin de carte de crédit
Envie d’approfondir le sujet ? C’est tout à fait compréhensible. Les articles suivants expliquent en détail les termes « UBL » et « Peppol » :
« La Belgique est souvent citée comme championne du monde de la fiscalité. La facturation électronique serait-elle encore une invention belge destinée à générer des recettes sur le dos des entrepreneurs ? Absolument pas. Pour une fois, la Belgique figure parmi les meilleurs élèves de la classe européenne. »
Il est vrai que la nouvelle obligation de facturation électronique bouleversera les processus de nombreuses entreprises… Mais pourquoi une telle mesure ?
L’obligation d’e-facturation découle d’une initiative de la Commission européenne. Le 11 mars 2025, la proposition de loi ViDA (VAT in the Digital Age) a été adoptée par la Commission. Ce paquet législatif vise à :
- Réduire la fraude à la TVA au sein de l’Union européenne.
- Alléger la charge administrative des entreprises.
Rien qu’en Belgique, près de 11 milliards d’euros de recettes TVA sont perdus chaque année à cause de la fraude. La nouvelle législation sur la facturation électronique vise à lutter contre ce phénomène. En enregistrant toutes les recettes de façon numérique, et en les transmettant (à terme) en temps réel à l’administration fiscale, la fraude sera nettement plus difficile.
D’accord, mais quand la facturation électronique devient-elle obligatoire ?
Voici les principales échéances :
- Le 1er janvier 2026, la facturation électronique sera obligatoire pour toutes les transactions B2B en Belgique
- En 2028, la déclaration électronique (ou « e-reporting ») quasi en temps réel deviendra obligatoire en Belgique. Toutes les données TVA seront alors transmises presque instantanément à l’administration fiscale.
Le 1er juillet 2030, la facturation et la déclaration électroniques seront obligatoires pour toutes les transactions B2B dans l’Union européenne.
Vous pensez échapper à cette obligation parce que vous travaillez principalement en B2C ou B2G ? Nous avons bien peur de devoir vous décevoir. Il est fort probable que vous soyez tout de même concernés. Mais, rassurez-vous : cette évolution n’est pas aussi contraignante que vous pourriez l’imaginer.
À première vue, seule la facturation des transactions B2B doit être réalisée sous forme électronique. Vous pensez être exemptés dans ces conditions ?
Peut-être, mais c’est peu probable. Si vous achetez des produits ou services pour votre entreprise, vous êtes tenus de recevoir des factures électroniques de la part de vos fournisseurs. Si vous ne vendez qu’en B2C, l’envoi de factures électroniques n’est pas obligatoire. Toutefois, vous devez être en mesure d’en recevoir, vous n’êtes donc pas complètement épargnés.
Heureusement, la facturation électronique présente également de nombreux avantages :
- Un gain de temps considérable. Vous n’avez plus besoin de saisir et de traiter manuellement vos factures.
- Des paiements plus rapides. Vos clients professionnels traitent également les factures électroniques automatiquement. Moins d’erreurs, moins de retards, des paiements accélérés !
- Une vision claire des entrées et sorties. À condition de gérer vous-même vos factures entrantes (et de ne pas tout déléguer à votre comptable). La gestion automatisée vous offre une visibilité en temps réel sur vos dépenses et facilite la maîtrise de votre trésorerie.
La facturation électronique vous invite à repenser en profondeur vos processus de facturation. Si vous devez effectuer des changements, autant les réaliser correctement dès le départ. Vous ne savez pas par où commencer ? Nous vous expliquons tout dans notre guide pratique pour la facturation électronique.
Si vous travaillez avec des organismes publics, la facturation électronique n’est pas une nouveauté. Depuis le 1er mars 2024, elle est obligatoire pour toutes les transactions B2G en Belgique. Faut-il alors tout changer ? Tout dépend de votre situation :
- Vous envoyez vos factures électroniques via un logiciel de facturation
Si vous facturez l’administration à l’aide d’un logiciel compatible avec l’e-facturation, peu de choses changeront pour vous. Vérifiez toutefois que vous pouvez également recevoir des factures électroniques. Si tel est le cas, vous êtes parfaitement conformes à la nouvelle législation. - Vous transmettez vos factures électroniques via le portail Mercurius
Le portail Mercurius permet de transmettre des factures électroniques sans logiciel spécialisé. Cette option reste disponible, mais elle comporte certains inconvénients :- Le portail Mercurius n’est pas convivial. L’envoi d’une facture électronique vous demandera donc plus de temps qu’avec un logiciel adapté.
- Vous ne satisfaites pas à l’obligation de pouvoir recevoir des factures électroniques de vos fournisseurs. Il vous faudra donc tout de même utiliser un outil de facturation à cet effet.
Vous utilisez encore le portail Mercurius ? Il est temps d’envisager une solution de facturation plus adaptée.
La transition vers la facturation électronique n’est jamais anodine. Être contraint de modifier ses processus de facturation n’est plaisant pour personne… Mais autant en profiter pour bien faire les choses dès le départ.
Avec Teamleader :
- Vous êtes toujours en conformité avec la législation sur la facturation électronique, aujourd’hui et à l’avenir.
- Vous enregistrez votre entreprise sur le réseau Peppol en trois clics. Vous pouvez ensuite vous consacrer à votre activité principale.
- Vous envoyez, recevez et traitez vos factures électroniques. Grâce au traitement automatique des factures entrantes, le processus est encore plus simple qu’auparavant.
- Vous conservez à tout moment une vue d’ensemble sur vos factures entrantes et sortantes. Vous savez donc précisément où vous en êtes financièrement.
C’est ça, travailler intelligemment !
Et ce n’est pas tout : jusqu’en 2028, les coûts liés à votre nouveau logiciel de facturation sont déductibles fiscalement à 120 %. Un avantage non négligeable !
Considérez l’obligation de facturation électronique comme une occasion unique d’optimiser la gestion de votre facturation. Mieux encore : repensez l’ensemble de la gestion de votre entreprise. Teamleader n’est pas seulement une excellente solution de facturation électronique. C’est aussi tout ce dont vous avez besoin pour votre CRM, vos factures, devis et projets. Grâce à plus de 230 intégrations, vous intégrez tous vos outils favoris et gérez l’ensemble de vos activités à partir d’une seule plateforme. Du devis au projet, du projet à la facture : tout est fluide. Essayez pendant deux semaines gratuitement, sans paiement ni carte de crédit !
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