Shared resources of shared services? Zo kies je het juiste model voor je agency
Precies daarin zit het verschil tussen een shared resources model en een shared services model. Het eerste helpt je om specialisten slimmer in te zetten over projecten heen. Het tweede haalt ondersteunende taken weg bij de mensen die eigenlijk op klantwerk moeten zitten. In dit artikel ontdek je welk model bij jouw bedrijf past en hoe het je grootste knelpunt kan oplossen.
Een shared resources model betekent dat je medewerkers niet vast op één klant of team zet, maar inzet vanuit een gedeelde pool. Designers, developers, copywriters: iedereen wordt ingepland op basis van skills en beschikbare uren. Niet op basis van gewoonte.
Voorbeeld:
Je hebt drie designers in je agency. In een klassieke structuur werkt designer A alleen voor klant X. Met een shared resources model plan je designer A maandag en dinsdag in voor klant X, en woensdag tot vrijdag voor klant Y.
Zo benut je je capaciteit slimmer en voorkom je dat mensen stilstaan terwijl er elders werk blijft liggen. Dat is ook meteen de grootste kracht van het model: flexibiliteit.
- Valt iemand uit? Dan schuif je werk door naar een collega uit dezelfde pool.
- Wijzigt de scope? Dan pas je de planning aan zonder dat je hele teamstructuur op z'n kop staat.
- Komt er plots extra werk binnen? Dan zie je meteen waar nog ruimte zit.
Klein team, grote flexibiliteit. Precies wat je nodig hebt als agency.
Maar er zit ook een keerzijde aan. Een shared resources model werkt alleen als je goed zicht hebt op wie waar aan werkt. Zonder goede resource planning ontstaan er dubbele boekingen, gemiste deadlines en overbelaste teamleden.
Krijg grip op je resource planning
Een shared resources model werkt alleen als je realtime ziet wie beschikbaar is en waar tijd naartoe gaat. Met Teamleader Focus plan je je team op basis van skills en beschikbaarheid, voorkom je dubbele boekingen en houd je je bezetting in balans. Zo zie je direct wie er over- of onderbezet is, waar nog ruimte zit in je planning en welke projecten risico lopen.
Probeer het zelf! Nu twee weken lang helemaal gratis.
Geen creditcard nodig
💡 Lees hoe je over- of onderbenutting van medewerkers voorkomt met resource leveling
Wat is een shared services model?
Een shared services model lost iets anders op. Hier draait het niet om het delen van specialisten, maar om het centraliseren van ondersteunende taken. Denk aan HR, finance, IT, administratie of operations: taken die in elk team terugkomen, maar die je niet telkens opnieuw hoeft uit te vinden.
Concreet betekent dat: één persoon of klein team neemt taken op voor de hele organisatie. Bijvoorbeeld:
- timesheets controleren
- verlofaanvragen opvolgen
- facturen opmaken
- onboarding organiseren
Zie het als je eigen interne servicedesk: één aanspreekpunt voor je organisatie. Zo haal je administratief werk weg bij projectmanagers en specialisten, zodat zij zich kunnen focussen op klantwerk.
Hoe groter je team, hoe meer tijd je bespaart door die taken te standaardiseren. Dat maakt dit model vooral interessant voor agencies die doorgroeien voorbij de tien medewerkers. Wil je een schaalbaar bedrijfsmodel uitbouwen? Dan is centralisatie van ondersteunende taken onvermijdelijk.
Maar ook hier geldt: er is een keerzijde. Te vroeg centraliseren is geen goed idee. Bij een team van drie mensen voelt een apart supportteam al snel als bureaucratie. Dan creëer je meer structuur dan nodig is.
De twee modellen lijken op elkaar, maar lossen dus iets anders op.
→ Shared resources = resources delen over projecten heen
→ Shared services = terugkerende taken centraliseren in één team
Dat verschil is cruciaal. Los je het verkeerde probleem op, dan voeg je vooral complexiteit toe.
Een shared services business model helpt je dus niet per se als je specialisten verkeerd ingepland zijn. En een shared resources model lost niet op dat je projectmanagers te veel tijd verliezen aan administratie.
Criterium | Shared resources model | Shared services model |
Focus | Factureerbare inzet van medewerkers | Centralisatie van ondersteunende taken |
Billability | Direct hoog: specialisten zitten op klantwerk | Indirect hoger: specialisten doen geen admin meer |
Schaalbaarheid | Beperkt zonder sterke planning | Sterk bij groei |
Planningbelasting | Hoog: continue allocatie nodig | Laag voor projectteams |
Ownership | Projectmanager | Operations of office manager |
Beste voor | Kleine, wendbare teams (2–5 fte) | Groeiende agencies (6–20 fte) |
Groei je van vijf naar vijftien mensen? Dan combineer je beide modellen. Specialisten werken in een gedeelde pool voor maximale flexibiliteit, terwijl HR en facturatie gecentraliseerd worden bij één verantwoordelijke. Zo simpel is het. Om eigenaarschap te verduidelijken, gebruik je een RACI model als leidraad.
De keuze hangt af van je teamgrootte en waar je nu de meeste tijd verliest.
- 2–5 medewerkers: kies voor een shared resources model. Iedereen doet waarschijnlijk een beetje van alles. Het belangrijkste is overzicht: wie werkt waaraan? Hoeveel uren zijn er nog beschikbaar? Een apart supportteam is in deze fase niet nodig.
- 6–10 medewerkers: overweeg een hybride aanpak. Houd je specialisten in een gedeelde pool, maar leg timesheets, verlof en facturatie bij één persoon neer. Zo voorkom je dat designers en developers steeds meer uren kwijtraken aan niet-factureerbaar werk.
- 11–20 medewerkers: een shared services model voor HR en operations wordt bijna onvermijdelijk. Geen centralisatie? Dan verdrinkt je team in admin terwijl de billability keldert.
Twijfel je nog?
Kijk dan niet naar wat “hoort”, maar naar waar je vandaag de meeste tijd verliest.
Stel jezelf deze drie vragen:
- Hoeveel medewerkers werken echt op factureerbare projecten?
- Wie handelt vandaag verlof, timesheets en facturatie af?
- Daalt je billability naarmate je team groeit?
Zit de pijn vooral in planning en inzet? Dan is een shared resources model waarschijnlijk je eerste stap.
Zit de pijn vooral in admin en versnippering? Dan heb je meer aan een shared services model.
Merk je van allebei iets? Dan is een hybride aanpak waarschijnlijk logischer dan kiezen voor één model.
Welk model je ook kiest: het werkt alleen als je overzicht hebt. Want resources delen zonder planning? Dat gaat fout. Taken centraliseren zonder duidelijke processen? Geen goed idee.
Met Teamleader Focus breng je planning, tijdregistratie en facturatie samen op één plek. Zo zie je meteen wie beschikbaar is, waar tijd naartoe gaat en wat dat betekent voor je billability. Zelf ervaren? Probeer Teamleader Focus 14 dagen gratis.
Geen creditcard nodig
Koppel tijdregistratie direct aan projecten. Zo zie je exact welk percentage van je poolcapaciteit factureerbaar is.
Ja. Voor veel groeiende agencies is dat zelfs de slimste aanpak: specialisten werken in een gedeelde pool, terwijl ondersteunende taken centraal georganiseerd worden.
