Proactieve capaciteitsplanning: hoe verhoog je de billability van je agency?
Goed nieuws: je kan hier iets aan doen. Agencies die hun capaciteit vooraf plannen, halen structureel meer factureerbare uren uit hetzelfde team. Niet door harder te werken, maar door slimmer te plannen. Hieronder lees je precies hoe je dat aanpakt, in vijf concrete stappen.
Laten we starten bij capaciteitsplanning. Dat draait om één vraag: hoeveel werk kan je team aan en hoeveel uren zijn er beschikbaar? Je kan je capaciteitsplanning proactief en reactief aanpakken.
→ Proactieve capaciteitsplanning: je kijkt vooruit en weet daardoor vooraf hoeveel werk je kan aannemen. Je weet waar de druk zit, waar ruimte is en waar risico’s ontstaan.
→ Reactieve capaciteitsplanning: werk komt binnen, je verdeelt het, en achteraf merk je dat iemand overbelast was of dat uren niet gefactureerd zijn.
Reactieve planning | Proactieve capaciteitsplanning | |
Aanpak | Reageren op binnenkomend werk | Vooruit kijken en capaciteit bewust inzetten |
Zicht op team | Beperkt, achteraf | Realtime, vooraf |
Billability | Rond 60% | Rond 69% |
Vooruit plannen = meer factureerbare uren. Zo simpel is het. Een volle agenda betekent niet automatisch een gezonde marge. Niet-factureerbare uren worden immers niet betaald
Altijd zicht op je capaciteit
Wil je af van volle agenda’s zonder overzicht? Met Teamleader Focus plan je je capaciteit vooruit en hou je grip op je team. Je ziet in één oogopslag wie er ruimte heeft en wie vol zit, je plant je team eenvoudig in en kan anticiperen op drukte. Dat betekent: meer rust, meer factureerbare uren en meer succesvolle projecten. Probeer het nu zelf!
Geen creditcard nodig
Het verschil is groter dan je denkt. Uit ons onderzoek blijkt dat agencies die minstens 80% van hun capaciteit vooraf plannen, een billability van 69% gemiddeld halen. Agencies die reactief werken, blijven hangen op een gemiddelde billability van 60%.
“Maar 9 procentpunten?” Ja. En dat tikt aan.
Bij een team van tien mensen gaat het al snel om maanden aan extra factureerbare uren per jaar. Da’s niet niks. Tijd dus om te starten met proactieve capaciteitsplanning.
“Dankzij Teamleader zie ik in één oogopslag waar iedereen mee bezig is, wie nog tijd over heeft en wie helemaal volgeboekt is.”
Vooruit plannen klinkt logisch. Maar hoe pak je dat goed aan? Met de volgende vijf stappen zorg je voor een proactieve capaciteitsplanning.
Begin bij de realiteit, niet bij contracturen. Hoeveel uren heeft elk teamlid per week écht beschikbaar? Trek verlof, feestdagen en vaste interne taken af van de contracturen.
Een designer met 40 contracturen die wekelijks 4 uur in meetings zit en een halve dag verlof heeft, houdt 32 uur over. Dát is je verkoopbare voorraad. Verdeel die uren per rol of discipline met een resource planning template.
Kijk 6 tot 8 weken vooruit. Welke projecten lopen er al? Welke offertes staan uit?
Maak een inschatting op basis van:
- eerdere projecten
- type opdracht
- kans op goedkeuring
Een offerte met 80% kans op goedkeuring? Die neem je al mee in je inschatting. Zo voorkom je dat werk “plotseling” op je bord belandt.
Wijs projecturen toe aan specifieke teamleden op weekbasis. Maar plan niemand voor 100% vol. Houd een buffer van 15 tot 20% aan voor scopewijzigingen, spoedklussen en ad-hocverzoeken.
Een copywriter met 30 beschikbare uren plan je dus voor maximaal 24 tot 25 uur in. Zo stort je planning niet in bij de eerste tegenslag.
Werk met duidelijke drempels:
- Een bezetting boven 90%? Risico op fouten en stress.
- Onder 60%? Dan laat je capaciteit onbenut.
Gebruik software en stel meldingen in zodat je niet pas achteraf ziet dat iemand wekenlang overbelast was. Monitor ook het budgetverbruik per project. Zit je halverwege een project al op 70% van het budget? Dan wil je dat weten.
Een planning is geen document dat je één keer maakt en dan vaststaat. Deadlines schuiven, scope wijzigt, teamleden worden ziek.
Plan daarom elke week een vast moment in om de planning te reviewen. Stel jezelf dan drie vragen:
- Wie zit te vol?
- Wie heeft ruimte?
- Wat verschuift er?
Dat halfuurtje bespaart je de rest van de week brandjes blussen.
Proactieve capaciteitsplanning werkt alleen als je overzicht hebt. Met Teamleader Focus:
- Zie je direct wie beschikbaar is en wie niet. Zo schat je de haalbaarheid van nieuwe projecten beter in.
- Verhoog je de productiviteit van je team. Doordat je vooruit kan plannen kan je de uren efficiënter inplannen waardoor je meer factureerbare uren draait.
- Plan je projecten eenvoudig ver vooruit. Optimaliseer je planning en zie direct wat mogelijk is (en wat niet). Zo weet je altijd of je werk kan aannemen of dat je even een stapje terug moet doen.
Tijdregistratie, statistieken en planning op één plek. Zo verbeter je je billability zonder gedoe en weet je precies waar je marge zit. Probeer het nu zelf. Twee weken lang helemaal gratis.
Geen creditcard nodig
Capaciteitsplanning gaat over volume: hoeveel werk kan je team aan? Resourceplanning gaat over toewijzing: wie doet welk werk?
Tussen 75% en 85%, afhankelijk van de rol. Zo blijft er ruimte voor onverwachte taken en interne projecten.
Met een spreadsheet kom je een eind. Maar bij een groeiend team wordt dat snel onoverzichtelijk: met de juiste software zie je direct waar de druk zit en stuur je sneller bij.
