Max van Dongen (Loile) laat Focus AI het opzoekwerk doen: "Daar was ik soms twee uur mee bezig"

Loile en Teamleader willen ongeveer hetzelfde voor hun klanten. “We helpen organisaties bij slimme automatiseringen,” vertelt Max van Dongen. “We helpen ze eigenlijk vooral slimmer werken.” Dat gaat van een productieproces dat efficiënter kan tot software die dat proces ondersteunt. 

Max past die manier van werken eerst toe op zijn eigen zaak. Loile telde ooit een groter team, maar is de laatste tijd veel efficiënter gaan werken. “Wat we nu met twee mensen doen, dat deden we hiervoor met tien,” zegt Max. “Echt ook met behulp van AI.” Cursor, Claude, ChatGPT en Lovable staan dagelijks open.

Bij Loile loopt vrijwel alles door Teamleader Focus. De volledige projectadministratie zit erin, net als offertes, facturatie, artikelen, tijdregistratie en de customer support. “Teamleader Focus is eigenlijk onze bron voor alles,” zegt Max.

Daarbovenop bouwde Loile een eigen applicatie, Workflow, die ze aan Teamleader Focus koppelden. Daarin zit een groeimodel met fasen waarin hun klanten zitten. Doet een klant nog niets met reviews op zijn webshop, dan stelt het model een volgende stap voor, en die stap belandt als taak in het juiste project in Teamleader Focus. Daar schrijven ze vervolgens hun uren op.

Toen Focus AI eraan kwam, herkende Max meteen waar het over ging. Het soort vragen dat Focus AI beantwoordt, loste hij tot dan op via een API: abonnementen optellen, uitlezen wat er op factuurregels staat.

Nu hoeft hij daar zelf niets meer voor te bouwen. “Wat ik heel fijn vind, is dat het nu in Teamleader zelf zit, als een soort assistent.” Hij meldde zich aan voor de bètaversie van Focus AI en besloot die stevig op de proef te stellen. “Elke keer wanneer ik een sessie in Focus AI deed, heb ik ook echt geprobeerd om het kapot te maken,” lacht Max. “Dat is me slechts één keer gelukt.” Al die feedback ging rechtstreeks naar het productteam, dat het ook oploste uiteraard.

Een van de eerste keren dat Focus AI zijn nut bewees, ging over een cadeaubonfunctie die Loile ergens het jaar voordien had gebouwd voor een website. Max wist niet meer hoeveel uren daarin waren gaan zitten. Het is een vraag die bij elk projectbedrijf terugkomt: wat heeft dit werk ons destijds gekost, op welke factuur staat het en wie heeft eraan gewerkt?

Nu vraagt hij het gewoon aan Focus AI. “Ik kan vanuit de facturatie zoeken op ‘cadeaubon’: waar komt het terug, op welke factuur, hoeveel uur is er geschreven en wie heeft eraan gezeten. Ik kan overal doorklikken.” Daarvoor deed hij dat anders. “Normaal gesproken moest ik dat allemaal zelf handmatig opzoeken.”

De grootste tijdwinst die Focus AI Max en zijn team oplevert zit bij zijn boekhouding. De facturen in Teamleader Focus en die in het boekhoudpakket moeten met elkaar overeenstemmen. Daarvoor stuurde zijn boekhouder hem een lijstje met vraagposten: facturen waarvan zijn boekhouder de status nog bevestigd wou zien.

Vroeger werkte Max die lijst factuur per factuur af. Wat is hier gebeurd, hangt er een iDEAL-betaling aan, welke datum staat erop? Nu gaat dat in één keer. “Vragen die ik van mijn boekhouder krijg over de status van facturen , geef ik nu gewoon door aan Focus AI.,” zegt Max. “Dat spaart me twee uur uit.” Wat eruit komt, stuur hij zo door naar zijn boekhouder.

Dat is precies de kracht van Focus AI: het kent de context al van alles wat in Teamleader Focus zit. Je facturen, artikelen, abonnementen en uren staan er al in. Focus AI werkt met die data, dus je hoeft niet eerst uit te leggen wie je klanten zijn en hoe jouw administratie in elkaar zit.

Zijn belangrijkste advies is om er gewoon mee te beginnen: Je komt er pas echt achter hoe handig het is op het moment dat je het gebruikt."

Waar Max zelf naartoe wil, is duidelijk. “We willen onszelf positioneren als een bedrijf dat organisaties slimmer laat werken.” Hij hoopt dat Focus AI hetzelfde doet bij zijn klanten en bij hemzelf: minder repetitief werk, meer tijd voor de dingen waar hij zijn bedrijf voor is begonnen.