Veelgestelde vragen over e-invoicing
E-facturatie wordt de nieuwe norm — ben jij er al klaar voor?
Digitale facturatie zit in de lift, en dat is niet zonder reden. Het is sneller, efficiënter én minder foutgevoelig. Maar binnenkort is het niet langer gewoon handig — vanaf 1 januari 2026 wordt e-invoicing verplicht voor alle B2B-transacties in België. Het is dus nu het moment om de overstap te maken.
Wat houdt e-invoicing in?
De term ‘e-invoicing’ wordt vaak op één hoop gegooid met digitale of online facturatie, maar er is een belangrijk verschil. Een pdf per mail telt niet mee.
E-invoicing betekent dat je facturen verzendt in een gestructureerd UBL-bestand via het beveiligde Peppol-netwerk.
Die digitale factuur komt rechtstreeks in het boekhoudsysteem van je klant terecht — zonder tussenkomst van mensenhanden. Geen overtypfouten meer, geen verloren documenten. Gewoon: automatisch, veilig en volgens de regels.
Zit je nog steeds met vragen? Wij hebben het antwoord hieronder!
Met Teamleader Focus ben je er zeker van dat je facturen altijd conform de huidige standaard zijn. Jij richt je op het échte werk, Teamleader Focus zorgt voor de rest. Je verstuurt én ontvangt moeiteloos e-facturen voor alle b2b-transacties. Ontdek nu wat onze makkelijke facturatiesoftware voor jouw bedrijf kan betekenen.
Geen kredietkaart nodig.
Vragen over de wettelijke verplichting
Hieronder geven we heldere antwoorden op de meest gestelde vragen over de nieuwe verplichting, uitzonderingen, en hoe je je hierop kunt voorbereiden — inclusief wat dit concreet betekent als je met Teamleader werkt.
- Is e-invoicing enkel verplicht als je btw-plichtig bent?
- Waarom wordt Peppol verplicht?
- Wat met bijberoepers die niet btw-plichtig zijn?
- Ik factureer heel weinig, maximaal 25 facturen per jaar. Moet ik ook e-factureren?
- Moet ik hetzelfde programma gebruiken voor inkomende en uitgaande Peppol-facturen?
- Mag ik dan helemaal geen factuur op papier of in pdf meer uitreiken?
- Ik ben vrijgesteld van btw (onder artikel 44). Moet ik dan e-factureren?
- Vervangt Peppol de verplichting om btw of belastingen aan te geven?
- Wat als je bedrijf factureert aan particulieren (en dus niet b2b), is e-invoicing dan ook verplicht?
- Is Teamleader Focus enkel voor de Belgische wetgeving opgesteld?
- Wat als een klant tegen 1 januari 2026 nog niet actief staat op Peppol (hoewel het verplicht is), ben ik dan nog steeds in regel door in afwachting nog steeds de factuur in PDF aan te leveren?
- Ik werk in bijberoep en ben btw-vrijgesteld. Moet ik dan ook aan e-facturatie voldoen?
- Hoe verloopt de overgang van “gewone” facturen naar e-facturen?
Vragen over het verzenden en ontvangen van e-facturen
Vanaf 1 januari 2026 zijn álle btw-plichtige ondernemingen verplicht om e-facturen via Peppol te verzenden én te ontvangen. Toch kan het zijn dat niet elke klant op tijd klaar is. Hieronder beantwoorden we veelgestelde vragen over wat jij moet doen als je klant (nog) niet actief is op het Peppol-netwerk, hoe je controleert of een klant wél aangesloten is, en hoe het zit met inkomende facturen, bijlagen, creditnota’s en samenwerking met boekhoudsoftware zoals Clearfacts.
- Kan ik mijn facturen maken in Excel of Word en dan versturen via Peppol?
- Hoe ontvang ik Peppol facturen? Kan dat in meerdere tools?
- Waarom kies ik best niet voor mijn boekhoudprogramma als Peppol-bestemming?
- Hoe weet ik dat mijn klant geregistreerd is op Peppol?
- Kan ik direct beginnen met e-invoicing? Wat gebeurt er aan de ontvangende kant? Hoe ontvangen zij mijn factuur?
- Verloopt factureren aan b2g via Peppol op dezelfde manier als b2b?
- Kan je een factuur via Peppol versturen naar een klant die nog niet op Peppol zit?
- Mijn boekhoudster gebruikt andere software dan ikzelf. Wie moet via Peppol e-facturatie van mijn bedrijf (bv) gebruiken?
- Hoe werkt het met inkomende facturen? Krijg je dan een e-mail of komen deze rechtstreeks in Teamleader?
- Als mijn klant op een ERP-platform zit, waarbij ik facturen upload: hoe zit dat dan?
- Onze boekhouder werkt met Clearfacts, waar wij reeds een volledig overzicht hebben en kunnen zien welke IF betaald zijn en welke niet. Is het dan niet beter ze daar te laten toekomen?
- Wat als ik een creditnota moet doen bij een factuur? Of is Peppol gewoon voor het verzenden en ontvangen van facturen?
- Kan ik nog gewoon pdf-facturen versturen naar mijn particuliere klanten (b2c) via e-facturatie software?
Vragen over betalingen
Ook bij contante betalingen blijft e-facturatie via Peppol verplicht. Hieronder lees je hoe je zulke betalingen correct registreert en waarom Peppol niet enkel bedoeld is voor banktransacties.
Vragen over Peppol registratie
Factureren via Peppol start met een eenmalige registratie via je boekhoud- of facturatiesoftware. Maar wat als je overstapt naar andere software, of meerdere entiteiten beheert onder één btw-nummer? Hieronder lees je hoe dat precies zit en wat je moet doen om correct te blijven factureren.
- Als ik mij registreer op Peppol, worden mijn facturen dan automatisch via Peppol verzonden?
- Als ik verander van facturatiesoftware, ik stap bijvoorbeeld over naar Teamleader Focus, moet ik dan opnieuw registreren bij Peppol? Of aan Peppol laten weten dat mijn Access Point gewijzigd is? Blijft mijn Peppol-ID hetzelfde?
- Ik heb op 1 btw-nummer verschillende entiteiten met een andere handelsnaam en rekeningnummer. Hoe werkt dat dan met Peppol?
Vragen over Lay-out
Werk je met een eigen huisstijl, meerdere rekeningnummers of verstuur je naast b2b ook b2c-facturen? Dan vraag je je misschien af hoe flexibel je nog bent binnen het Peppol-systeem. Hieronder lees je wat er mogelijk blijft en waar je rekening mee moet houden.
- Kan ik mijn eigen lay-out van facturen en offertes behouden?
- Kan je tekst aanpassen op een verzonden factuur zonder een credit nota te versturen? Dus niet aan bedragen komen.
- Wat als je meerdere rekeningnummers hebt waarop klanten kunnen betalen. Ik zie bij de registratie dat je 1 IBAN-nummer kan ingeven. Betekent dat dan dat je geen extra rekeningnummer kan ingeven?
- B2b via Peppol, b2c op de gebruikelijke manier. Wat met de opvolgende factuurnummers?
- Hoe ziet een e-factuur eruit?
Vragen over herinneringen
Hoewel e-facturatie via Peppol pas vanaf 2026 verplicht wordt in België, vraag je je misschien nu al af hoe het zit met openstaande facturen. Betalingsherinneringen en extra kosten verlopen nog steeds buiten het Peppol-kanaal. Hieronder lees je hoe je hiermee omgaat — zowel nu als wanneer je straks volledig via Peppol factureert.
- Hoe werkt dit in geval van herinneringen bij niet-betaalde facturen, kan dit ook via peppol?
- Wat met de extra kosten op factuur voor laattijdige betaling, kan men deze gewoon als commerciële geste laten vallen zonder CN?
Vragen over factureren naar het buitenland
Voor internationale klanten, zoals in de UK of de VS, geldt de Peppol-verplichting voorlopig niet. Facturen naar landen buiten de EU – en zelfs sommige binnen de EU – mogen nog steeds via e-mail of op papier verstuurd worden. Hieronder lees je wat er nu kan, en wat er verandert richting 2030.
- Hoe stuur ik e-facturen naar het buitenland?
- Wat met facturen buiten de EU? Denk aan de UK en US
- Is er een vertaling tussen Peppol en de systemen die niet-Peppol landen gebruiken?
- Moet ik verplicht e-factureren naar Italië, waar e-facturatie ook verplicht is?
- Wat als mijn klant geen Belgisch bedrijf is?
Vragen over veiligheid
- Wie beheert het Peppol-netwerk?
- Wat met beveiliging? Als ik mij zonder meer kan registreren voor mijn bedrijf binnen Peppol, welke garantie heb ik dan dat een ander persoon zich niet voor mijn bedrijf kan registreren en plots kan factureren in onze naam?
- Krijgt de overheid nu toegang tot al mijn factuurgegevens?
Vragen over aftercare
- Als er facturen in bulk opgemaakt worden. Worden deze dan automatisch door Peppol verzonden en de niet aangesloten klanten nog via mail bv?
- Kan de ontvanger zien dat de factuur verstuurd werd vanuit Teamleader?