Verbeter je capaciteitsplanning met een planning tool
Wist je dat onvoldoende capaciteitsplanning ervoor zorgt dat je 11,4% van je werkkrachten verspilt? Dat is jammer en doet vooral pijn in je portemonnee. Gelukkig bestaan er planning tools die je helpen met het optimaal beheren van de werklast binnen je bedrijf. Wij leggen je precies uit wat een planning tool is, wat de belangrijkste functies van planning software zijn, en vertellen je wat de beste tool van dit moment is.
Beheer moeiteloos je mensen, middelen en projecten
Ga je deadlines altijd vol vertrouwen tegemoet. Probeer Teamleader Focus twee weken uit. Zonder gedoe. Zonder te betalen.
Geen kredietkaart nodig.
Maak eenvoudig de personeelsplanning per individu, skill en team
Ben je een agency van 20+ medewerkers? Ontdek dan Teamleader Orbit, onze krachtige agency software.
Wat is een planning tool?
Een planning tool is planning software die je helpt bij het slim organiseren en plannen van je personeel en middelen. In tegenstelling tot een enterprise resource planning tool (ERP), is een planning tool zoals Teamleader, specifiek ontworpen voor kmo's. Je beheert met deze tool de inzet van je team, materialen en financiën zodat je makkelijker je doel behaalt. Denk bijvoorbeeld aan het succesvol afronden van een project, binnen de deadline en het afgesproken budget.
Een planning tool wordt vaak gebruikt in projectmanagement, productie en andere sectoren waar het slim inzetten van middelen belangrijk is. En goede planning software helpt je met het optimaal in elkaar zetten van de planning. Het resultaat is een gestructureerde planning en real-time monitoring van de planning. Daarmee:
- voorkom je overbelasting van je team;
- worden eventuele tekorten inzichtelijk;
- vang je onverwachte wijzigingen makkelijker op;
- werkt je team efficiënter samen.
Wat zijn de voordelen van een capaciteitsplanning software?
Met goede capaciteitsplanning software kan je slimmer werken:
- De tool brengt de volledige resource planning in kaart: welke teamleden beschikbaar zijn en wie beschikt over de juiste vaardigheden om de taken van het project op te nemen. En dat is makkelijker gezegd dan gedaan, want je moet rekening houden met individuele werkroosters, verlofregelingen en andere projecten waar mensen aan werken. Een Ravensburger puzzel is er niks bij!
- Op elk moment ken je de status van de lopende taken en weet je welke acties je moet ondernemen als een project in gevaar komt.
- Bovendien kan je makkelijk ingrijpen als de scope van een project verandert, mensen onverwacht uitvallen of de werkdruk te hoog ligt.
Met andere woorden, het bespaart je heel wat kopzorgen en zorgt ervoor dat je je projecten en activiteiten de baas bent.
De 3 belangrijkste functies van een planning tool
Er zijn ontzettend veel planning tools op de markt. Deze variëren allemaal in functies, gebruiksgemak, schaalbaarheid en integratiemogelijkheden. Bij het kiezen van de juiste planning tool is het belangrijk om je ervan te verzekeren dat deze aansluit bij de specifieke behoeften en doelen van je bedrijf. Je wilt dat je plannings tool in ieder geval de volgende functies heeft:
-
#1
Check de beschikbaarheid van je teamleden
Een goede resource planning tool geeft een helder overzicht van de beschikbaarheid van je teamleden.
Daarmee ben je beter in staat om de haalbaarheid van de deadlines in te schatten. Ook worden eventuele tekorten snel inzichtelijk waardoor je op tijd kan ingrijpen.
-
#2
Plan (toekomstig) werk
De tool moet het gemakkelijk maken om taken en prioriteiten te bepalen en deze in te plannen bij het juiste teamlid. Een drag & drop-functionaliteit, zoals van Teamleader, zorgt ervoor dat dit snel en gemakkelijk gaat.
Zo kan je je echt richten op het optimaal inzetten van je personeel in plaats van te worstelen met een programma dat niet specifiek is ontworpen voor planning, zoals Excel.
-
#3
Wijzig gemakkelijk je planning
Plannen moeten vaak wijzigen. Onverwachte omstandigheden, zoals een ziek teamlid of een vertraagde levering van materialen, zorgen ervoor dat je flexibel moet kunnen zijn in je planning.
Een goede resource planning tool maakt het makkelijk om werk anders in te plannen of toe te kennen aan een ander teamlid.
Run je zaak op één plek
Wil je meteen goed van start? Dankzij onze planning tool staat je planning als een huis. Teamleader Focus is veel meer dan alleen een planning tool. Met Teamleader Focus run je je volledige bedrijf op één plek. Maak en verstuur offertes en facturen, beheer je klanten met ons crm en manage je projecten. Ook proberen? Dat kan nu twee weken gratis.
Geen kredietkaart nodig.
Ben je een agency van 20+ medewerkers?
Ontdek dan Teamleader Orbit, onze krachtige agency software. Laat Teamleader Orbit jouw resource planning puzzel oplossen, want klasbakken van agency’s verdienen eersteklas software. Zet medewerkers optimaal in, zorg voor balans in je team en garandeer rendabiliteit. Eerst zien, dan geloven?
Optimaliseer je workflow met Teamleader Focus planning software
Ben je op zoek naar een planning software die meer kan? Dankzij Teamleader Focus ben je van alle gemak voorzien. De planning tool van Teamleader Focus heeft natuurlijk de drie belangrijkste functies die wij hierboven benoemen. Maar Teamleader Focus biedt nog veel meer. Je (plannings)leven wordt nu namelijk helemaal makkelijk dankzij deze functionaliteiten:
Tijdsregistratie
Jij en je teamleden houden eenvoudig de urenregistratie bij in Teamleader. Registreer met één klik op de knop de tijd die aan taken, afspraken en telefoongesprekken is besteed. Koppel het aan het juiste project en zet het om naar een factuur.
Kalender
Alles wat je inplant, komt in de kalender te staan en vice versa. Dat scheelt dubbel werk.
User management
Wijs rechten toe aan je teamleden. Beheer wie welke informatie mag zien, wie de planning kan aanpassen en wie als administrator fungeert.
Holiday management
De planning tool houdt rekening met de geregistreerde verlofdagen en het werkrooster van je teamleden.
Teams
Het planningsoverzicht filter je makkelijk op verschillende teams, zoals 'Design team'. Zo zie je direct waar er nog ruimte is en wie je kan inzetten.
Dankzij de koppeling met facturen, offertes, crm en projecten is het gedaan met dubbel werk in verschillende tools. Verstuur een offerte, plan het werk, registreer de uren en zet deze om in een factuur. Allemaal binnen één tool.
Geen kredietkaart nodig.
Meer weten over resource planning?
Projectbeheer en creativiteit: een spreidstand?
In Agency Life ontdek je wat nodig is om een sterk agency, creatief bureau of digitale studio te runnen. In dit e-book zoomen we in op een heel praktisch aspect dat key is voor elk bureau: projectplanning, tools en capaciteitsbeheer.
Veelgestelde vragen
-
Wat is het doel van een planning tool?
Een planning tool maakt het makkelijker om je capaciteitsplanning vorm te geven. Tenslotte kan het een hele klus zijn om zelf of met Excel een planning op te zetten. Waarschijnlijk heb je vooral veel vragen. Hoe moet je beginnen? Welk format is het meest efficiënt? Hoe zorg je ervoor dat iedereen de juiste toegang heeft binnen het document?
Met een goede planning tool is dit allemaal snel geregeld. Met een gebruiksvriendelijk format of misschien zelfs een keuze uit meerdere templates heb je binnen de kortste keren een strakke planning klaar staan. De tool helpt je door een helder overzicht te geven van de beschikbaarheid van je teamleden. En doordat je makkelijk filtert op een team of expertise, plan je makkelijk en snel alle teamleden in. Meer gedaan met minder gedoe. -
Welke soorten planningssoftware zijn er?
Over het algemeen kan je drie soorten planning software onderscheiden:
1. Best-of-breedBest-of-breed software is specifiek ontworpen voor een bepaalde bedrijfsactiviteit, zoals planning. Deze software is op maat gemaakt voor het plannen van projecten, waardoor je kunt vertrouwen op de allerbeste oplossing voor dit specifieke proces. Het nadeel van best-of-breed software is dat dit vaak ook alleen dat doet waar het specifiek voor is ontworpen, in dit geval plannen. Dat betekent dat het belangrijk is dat je deze software kan koppelen aan je andere tools of systemen. Denk aan crm, facturatie, offertes of urenregistratie.
2. ERP
ERP (Enterprise Resource Planning) is een alles-in-één oplossing voor bedrijfssoftware voor, met name grotere organisaties. Dit systeem koppelt alle software binnen een bedrijf, van urenregistratie en projectplanning tot human resource management en crm. Alle gegevens, van het allereerste klantcontact tot facturatie, bevinden zich op één centrale plek. ERP systemen hebben vaak erg veel mogelijkheden, maar dit maakt ze ook complex. In de praktijk blijkt dat veel teams slechts een klein deel van de opties binnen dit systeem gebruiken. Voor kmo's is dit systeem daarbij meestal ongeschikt door de hoge kosten.
3. All-in-one softwareHet woord zegt het al: all-in-one software is een alles-in-één oplossing voor je bedrijf. Offertes versturen, factureren, uren registreren, projecten en klantgegevens beheren… Alles binnen één systeem. SaaS-oplossingen (Software as a Service) zoals Teamleader Focus, staan vaak bekend om hun gebruiksvriendelijkheid en de mogelijkheid om extra software te integreren.
-
Wat is de beste planning tool?
Met de toevoeging van onze planning-feature, durven wij wel te stellen dat Teamleader de beste planning tool én makkelijkste bedrijfssoftware op de markt is. Maar geloof ons niet zomaar op ons woord (“Wij van Wc-eend, adviseren: Wc-eend”...), probeer het vooral zelf uit! Dat kan twee weken zonder te betalen.
Met Teamleader Focus:
- Plan je eenvoudig alle openstaande taken bij je teamleden in met de drag & drop functionaliteit.
- Heb je een helder zicht op de capaciteit van alle teamleden. Zo zie je direct wie je wanneer kan inzetten.
- Pas je met één klik de planning aan bij onverwachte omstandigheden. Er zijn altijd zaken waar je niet op rekent. Een ziek teamlid, leveringen die langer de tijd nemen dan gepland… Taken deel je met gemak opnieuw in of je wijst met één klik toe aan een andere collega.
- Hebben je teamleden altijd en overal toegang tot de planning. Zo weet iedereen altijd hoe de zaken ervoor staan.
- Zorgt de naadloze integratie met facturen, offertes, crm en projecten voor minder werk. Zet de uren van je teamleden met enkele klikken om in een factuur en voorkom dubbel werk in verschillende tools.
Test het nu zelf. Zonder te betalen, zonder kredietkaart.
Geen kredietkaart nodig