Ecofinity: "Er gaat vandaag niks meer verloren dankzij Teamleader Focus en betalingen met Mollie"

Steven De Guchteneire richtte Ecofinity 13 jaar geleden op als een eenmanszaak in zijn garage. Ondertussen telt het team 6 mensen die dagelijks bezig zijn met alle technieken en materialen om gebouwen te verduurzamen. En die garage? Die is vervangen door eigen kantoren en een showroom.

Steven en zijn vrouw gebruiken nu iets meer dan een jaar Teamleader Focus voor de administratie op kantoor. Steven doet sales, stelt offertes op, maakt de planning en start nieuwe werven op. Zijn vrouw is verantwoordelijk voor de facturatie en de boekhouding. Maar ook de collega’s die op de werf staan en onderweg zijn gebruiken Teamleader: “Zij gebruiken de mobiele app en kunnen zo makkelijk digitale werkbonnen opstellen, waar ze ook zijn.”

“De omschakeling van Excel naar Teamleader Focus zorgde ervoor dat wij meer tijd vrij hadden voor andere dingen in ons bedrijf. Nu neemt het opstellen en versturen van offertes bijvoorbeeld veel minder tijd in beslag.” Van klanten hoort Steven dat de offertes er bovendien veel professioneler uitzien, doordat ze digitaal verstuurd en goedgekeurd kunnen worden.

Gewonnen offertes worden vervolgens omgezet in een project in Teamleader Focus, aan de hand van een template. Na elke afgeronde fase in een project wordt er een factuur opgesteld. “Zo kan het hele administratieve proces in principe zonder onderbrekingen gebeuren." Excel is er niks tegen.

Met Mollie kunnen klanten op een veilige en gemakkelijke manier betalen. Het biedt namelijk verschillende betaalmethoden aan, zoals iDEAL, Bancontact, creditcard en PayPal. Zo kiezen klanten zelf op welke manier ze digitaal betalen. Steven ontdekte de integratie tijdens de implementatiegesprekken voor Teamleader Focus. “Per jaar versturen wij zo’n 900 facturen. Vorig jaar bedroeg de totale omzet daaruit € 2.400.000 omzet. Dat wij degelijke online betaalmethoden willen voorzien voor onze klanten, spreekt dus voor zich.”

“Voor de digitale facturatie met Teamleader Focus kampten we soms wel met ‘verloren’ facturen, die dan niet betaald werden. Dat volume was niet heel hoog, maar de tijd die er in de opvolging kroop, was wel heel groot.” Toen verstuurde Steven en zijn vrouw de facturen namelijk nog per post. “Elke keer naar het postkantoor gaan, enveloppen en postzegels betalen. Dat tikt wel aan.”

“Er gaat vandaag niks meer verloren. 95% van de facturatie verloopt digitaal en per jaar versturen we minder dan 50 facturen per post.” En dat leidt niet alleen tot minder papierwerk: “Sinds we facturen digitaal versturen via InvoiceCloud wordt er veel sneller betaald. Dankzij de integratie met Mollie in Teamleader Focus, kunnen klanten hun eigen betaalmethode kiezen. Ik gebruik sinds 2 maanden ook QR-codes op de facturen, en al 15% van onze facturen worden via die weg betaald.”

Hoeveel tijd daarmee precies wordt uitgespaard? “Mijn vrouw is per maand een halve dag minder kwijt aan de opvolging van facturen.” Reken maar uit wat dat op jaarbasis oplevert.

“De investering in Mollie, verdienen we dubbel en dik terug in de snelheid waarmee onze betalingen binnenkomen. Omdat de klant de betaallink rechtstreeks in de factuur krijgt, betaalt die ook veel sneller omdat er geen omwegen nodig zijn om die betaling uit te voeren.”

Dat brengt mee dat Ecofinity een gezonde en voorspelbare cashflow heeft. “En cashflow is nu eenmaal de zuurstof van je onderneming: zo kunnen wij onze leveranciers ook sneller betalen. En omdat wij steeds gelijk oversteken, leidt dat meer dan eens tot korting bij die leverancier.”