PO-nummer: zo zorg je voor snellere betaling van je facturen
Met een correct PO-nummer voorkom je dat. Je factuur wordt dan automatisch gekoppeld aan een goedgekeurde bestelling en komt daardoor veel sneller in behandeling. Dat scheelt vaak dagen tot zelfs weken wachttijd op je geld. Da’s lekker!
In dit artikel lees je daarom hoe je PO-nummers correct verwerkt, waarom ze je cashflow verbeteren, en wat de nieuwe e-facturatie regels voor jou betekenen.
Een PO-nummer (Purchase Order-nummer) is een unieke referentiecode die je klant aanmaakt bij een bestelling. Het koppelt jouw factuur direct aan een goedgekeurde inkooporder in hun administratie.
Het wordt ook wel een bestelbonnummer genoemd. Grote organisaties en overheden gebruiken dit standaard om hun aankoop- en betalingsprocessen te automatiseren. Zo weten hun systemen automatisch: deze factuur hoort bij bestelling X en mag meteen verwerkt worden.
Zonder het PO-nummer belandt je factuur in een handmatig goedkeuringsproces. Een medewerker moet dan je factuur doornemen en handmatig doorzetten. En dat kost tijd! Zonde, want het is een kleine moeite om het PO-nummer te vermelden op je factuur.
Altijd met een paar klikken een correcte factuur
Met Teamleader maak je makkelijk en snel een factuur. Dankzij de handige templates weet je zeker dat je factuur voldoet aan alle wettelijke eisen. Maak een factuur aan, selecteer de juiste klant en voeg eenvoudig het PO-nummer toe. Zo weet je zeker dat je factuur automatisch wordt herkend en sneller betaald wordt, zonder gedoe of fouten.
Geen creditcard nodig
Nee, dat is niet hetzelfde. Een PO-nummer wordt door je klant aangemaakt zodra er iets besteld wordt. Jijzelf geeft het factuurnummer uit wanneer je factureert.
Kort samengevat:
Verschil | PO-nummer | Factuurnummer |
Van wie | Je klant | Jouw bedrijf |
Wanneer | Bij bestelling | Bij facturatie |
Doel | Koppeling met inkooporder | Jouw administratie |
Niet elk bedrijf werkt met PO-nummers. Over het algemeen geldt:
- Grote bedrijven en overheden gebruiken altijd PO-nummers. Sterker nog: een PO-nummer is vaak vereist. Anders kan de factuur geweigerd worden.
- Kmo’s en zelfstandigen gebruiken zelden PO-nummers. Zij hebben vaak geen formele inkoopstructuur en behandelen facturen handmatig.
Vanaf 1 januari 2026 wordt e-facturatie verplicht voor alle b2b-transacties binnen België. PO-nummers worden dan nóg belangrijker: ze worden opgenomen als gestructureerd dataveld in het digitale factuurformaat (UBL factuur), zodat het systeem van de klant jouw factuur automatisch herkent.
Het gebruiken van een PO-nummer is heel makkelijk. Je moet enkel weten wanneer je het gebruikt en waar je het moet toevoegen.
- Vraag het PO-nummer bij je klant
Vraag direct bij orderbevestiging naar het PO-nummer. Wacht niet tot je gaat factureren. Voordat je het nummer dan hebt ben je zo een paar dagen verder, waardoor je vertraging oploopt. - Vermeld het correct op je factuur
Zet het PO-nummer in het referentieveld of op de plaats waar je klant het verwacht. Gebruik altijd de exacte schrijfwijze (inclusief hoofdletters, cijfers en streepjes) die je klant heeft opgegeven. - Gebruik het ook intern
Noteer het PO-nummer bij je offerte of project in je administratie. Zo houd je overzicht bij opvolging of herhaalaankopen. - Verwerk het automatisch met e-facturatie
Gebruik je e-facturatiesoftware, zoals Teamleader? Dan wordt het PO-nummer automatisch in het juiste dataveld geplaatst en correct doorgestuurd via Peppol. Dat verkleint de kans op fouten en versnelt de betaling.
Zonder PO-nummer belandt je factuur vaak in een goedkeuringsrondje van verschillende afdelingen. Mét een PO-nummer verloopt dat anders: het systeem van je klant herkent de bestelling en start direct de betaling.
Dat betekent:
- Minder opvolg telefoontjes.
- Minder foutmarges.
- En vaak dagen eerder je geld op de rekening.
Dat bespaart jou en je klant tijd, je factuurproces wordt efficiënter en je krijgt sneller betaald. Win-win!
“Vroeger tikte ik mijn offertes en facturen allemaal handmatig. Met Teamleader hoef ik alleen maar op de knop 'Offerte' of 'Factuur' te klikken en staat alles meteen goed. Binnen één minuut ben ik klaar; het levert me 80% tijdwinst op.”
Met de verplichting van e-facturatie is slim factureren geen luxe meer, maar een vereiste. Met goede facturatiesoftware zoals Teamleader wordt het verwerken van PO-nummers een eitje. Maar met Teamleader kan je méér:
- Maak snel correcte offertes en facturen aan. Met de kant-en-klare templates weet je zeker dat je factuur wettelijk in orde is en het PO-nummer correct toegevoegd is.
- Factureer direct via het Peppol-netwerk, klaar voor de aankomende e-facturatie verplichting.
- Krijg realtime inzicht in je financiën. Dankzij het overzicht van inkomsten, uitgaven en openstaande facturen.
- Koppel direct met je boekhouding of stuur je facturen eenvoudig door naar je boekhouder. Zo maak je slimme financiële beslissingen.
- Bewaar al je officiële documenten op één plek: offertes, facturen en bonnetjes overzichtelijk en centraal.
Klinkt goed, toch? Probeer het twee weken lang zelf, helemaal gratis.
Geen creditcard nodig
Ja, zeker. Kleine bedrijven werken vaak zonder PO-nummers. Je kan het veld dan gewoon leeg laten. Grote organisaties hebben vrijwel altijd een PO-nummer. Vraag er expliciet naar vóór je start met het werk.
Gebruik het referentieveld of klantreferentieveld van je factuur. Bij e-facturen via Peppol wordt het automatisch in het juiste veld geplaatst door je facturatiesoftware.
Dit verschilt per klant: doorlopende projecten krijgen vaak één PO-nummer, losse opdrachten elk een nieuw nummer. Sommige bedrijven hanteren een maximumbedrag per PO-nummer. Vraag dit na bij je klant.
