Hoe maak je een projectbudget op?

Een projectbudget is een financieel plan waarin je alle verwachte kosten voor je project op een rij zet. Wat denk je uit te geven, waaraan en wanneer? Door dit vooraf uit te schrijven, kan je tijdens het project de kosten strakker opvolgen en bijsturen waar nodig. Zo voorkom je een tekort aan middelen of het overschrijden van je budget. In je projectbudget staan onder andere:

Een projectbudget maakt deel uit van je projectplan en is een belangrijk onderdeel tijdens al je projectfasen. Vraag je je af hoe je een projectplan maakt? Dat lees je in onze blog: ‘Hoe stel je een projectplan op?’. Je vindt daar ook een handige template zodat je direct aan de slag kan. 

Misschien wil je het liefste gewoon direct aan de slag. Begrijpelijk, maar dat is niet zonder risico. Want zonder goed budgetplan maak je al snel te veel kosten of kan je de winstmarge uit het oog verliezen. Of, helemaal vervelend, je moet tussentijds meer budget opvragen bij de klant. Daar zit natuurlijk niemand op te wachten. 

Een duidelijk projectbudget zorgt voor: 

1. Overzicht & controle: je weet vooraf wat je project mag kosten. Zo kan je tijdig bijsturen als iets duurder uitvalt.
2. Realistische projectplanning: je ziet meteen of je genoeg middelen (tijd, geld, mensen) hebt om alles te realiseren.
3. Grip op je resources: een projectbudget dwingt je om vooraf na te denken over je beschikbare mensen, middelen en materialen. Zo wordt je resourceplanning nóg beter. Je ziet namelijk meteen of je voldoende capaciteit hebt of dat je extra hulp moet inschakelen.
4. Minder verrassingen: met een buffer voor onvoorziene kosten vermijd je budgetoverschrijdingen.

Kortom, tijd om je projectbudget op te stellen!

Pssst … wil je je resourceplanning optimaliseren? Bekijk onze resourceplanning templates eens!

Een projectbudget opstellen klinkt misschien ingewikkeld. Maar je kan prima starten met een eenvoudige basis en die later uitbreiden. Met de volgende 6 stappen leg je al een sterke basis:

Stap 1 - Stel je projectdoelen vast
Alles begint met heldere doelen. Wat wil je precies bereiken met het project? Je doelen bepalen de omvang van je project en de hoogte van je kosten. Het bouwen van een nieuwe website vraagt bijvoorbeeld om een ander budget dan het organiseren van een evenement.

Een goed doel is helder en meetbaar. Zo kan je de voortgang makkelijk volgen en weet je of je op koers zit. SMART doelen zijn hiervoor ideaal: het maakt je doel Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdsgebonden.

Lees hier meer over SMART doelen.

Stap 2 - Bepaal het projectbereik (scope)
Om te voorkomen dat je project uit de hand loopt (hallo, scope creep!), bepaal je vooraf wat wél en niet bij het project hoort. Wat ga je opleveren? Welke onderdelen vallen buiten de scope?

Een helder projectbereik voorkomt discussies achteraf en helpt om verwachtingen bij de klant te managen.

Vraag jezelf af:

• Wat moet absoluut opgeleverd worden?
• Welke extra’s zijn uitgesloten of optioneel?
• Welke deadlines en budgetgrenzen zijn er?
  

Houd bij het bepalen van je projectbereik ook rekening met de beschikbare middelen, deadlines én eventuele afhankelijkheden met andere projecten of teams.

Stap 3 - Splits het project op in taken en fasen
Een groot project wordt hanteerbaar als je het opsplitst in kleinere stappen. Maak een overzicht van alle taken, activiteiten en fases die nodig zijn om je doelen te behalen.

Per taak bepaal je de benodigde tijd, mensen en middelen.

💡 Vergeet ook je project milestones niet: belangrijke tussentijdse mijlpalen waarop je de voortgang en kwaliteit van je project kan evalueren.

Stap 4 – Bereken de kosten per taak
Nu je weet welke taken er zijn, kan je de kosten inschatten. Denk aan:

• Personeelskosten: hoeveel uren zijn er nodig? Wie voert dit uit? Wat is het uurtarief?
• Opleidingskosten: heeft je team alle kennis in huis of is er training nodig?
• Materialen en middelen: welke tools heb je nodig? Denk aan software, licenties, apparatuur, externe diensten.
• Overhead: administratie, communicatie, transport, etcetera.

Vind je het lastig om dit in te schatten? Kijk dan eens naar de budgetten van vergelijkbare eerdere projecten. Of stel eerst een totaalbudget vast en verdeel dat over de verschillende taken.

Een goede inschatting van de kosten per taak zorgt ervoor dat je een realistisch projectbudget stelt. 

Stap 5 – Voorzie een buffer voor onvoorziene kosten
Hoe strak je ook plant: verrassingen zijn onvermijdelijk. Extra feedbackrondes, late wijzigingen of leveringsproblemen kunnen extra kosten veroorzaken.

Reserveer daarom altijd een buffer (meestal 5-10% van je totaalbudget). Zo ben je voorbereid en hoef je niet halverwege extra budget te vragen.

Stap 6 – Maak het totaaloverzicht en stel je projectbudget op
Tel alle kosten en je buffer op: dit is je totale projectbudget.

Gebruik bij voorkeur een duidelijk projectbudget template waarmee je de kosten per fase of categorie overzichtelijk in kaart brengt. Daarmee kan je tijdens het project makkelijk checken of je nog binnen budget blijft.

💡 Meer tips? Lees de 7 projectmanagement-tips voor ondernemers

Weet precies hoe je project er financieel voor staat. Met Teamleader Focus houd je overzicht op al je projectcijfers: budget, kosten, winst en werkuren. Alles handig op één centrale plek. Dankzij de handige widget op je projectoverzicht zie je in één oogopslag:

• Wat het totale projectbudget is (en hoeveel daarvan besteed is)
• Welke kosten je hebt gemaakt aan werkuren en materialen
• Wat je verwachte winst is

Zo lever je projecten makkelijker op tijd en binnen budget op.

Ook fijn: met Teamleader Focus leer je van lopende en afgeronde projecten. Zo plan en budgetteer je de volgende keer nog strakker. Minder verrassingen, meer inzicht en rust. Zelf ervaren hoe makkelijk dat werkt? Probeer Teamleader Focus 14 dagen gratis. Zonder gedoe, zonder kredietkaart.