Hoe begin ik aan e-invoicing? Stappenplan voor ondernemers

Ben je op zoek naar een concreet plan voor het overstappen naar e-invoicing? Dat snappen we. Hieronder vind je een helder plan: van de keuze voor de juiste software tot je registratie op Peppol. Heb je een accountant of werk je al met een facturatieprogramma? Geen punt, ook daar is aan gedacht. Jouw overstap naar e-invoicing wordt zo een eitje.

E-invoicing stappenplan:

Voordat je nieuwe stappen zet, is het belangrijk om eerst goed naar je eigen facturatieproces te kijken. Welke van de onderstaande situaties past bij jou?

• Gebruik je nog geen facturatiesoftware?
  Dan is het tijd om de overstap te maken! Zonder facturatietool kan je helaas niet voldoen aan de e-invoicing wetgeving. In stap 2 en 3 ga je hiermee aan de slag.
  
• Ben je tevreden over je huidige facturatiesoftware?
  Controleer of je software e-facturen kan opmaken, verzenden en ontvangen. In deze lijst van softwareoplossingen van de overheid ontdek je of jouw software geschikt is. Zo ja, perfect! Je kan meteen aan de slag met e-factureren. Zo nee, dan is het tijd om over te stappen naar software die wél voldoet aan de eisen.
  
• Gebruik je facturatiesoftware, maar ben je niet tevreden?
  Als je huidige software niet voldoet aan je behoeften en (toekomst)wensen, dan is nu het moment om over te stappen. De verplichting voor e-invoicing is de perfecte kans om een nieuwe, betere tool te kiezen.

De overstap naar e-invoicing is hét moment om je huidige bedrijfssoftware eens kritisch te evalueren. Zijn er wensen of toekomstplannen waardoor je al eerder eens andere software hebt overwogen? Dan is dit absoluut het moment om die knoop door te hakken.

Breng dus alle kansen en verbeterpunten van je huidige situatie in kaart. Stel jezelf onder andere de volgende vragen:

• Hoe verloopt mijn facturatieproces?
• Hoeveel tijd kost deze werkwijze?
• Wat wil ik veranderen in mijn facturatieproces?
• Hoeveel facturen worden maandelijks verstuurd?

Maak een overzichtelijke lijst van je noden en behoeften, zodat je gericht kan zoeken naar passende software. Het mooie van de overstap naar e-invoicing is dat het meer is dan alleen een verplichting. Het brengt ook voordelen met zich mee:

Nu je weet wat je wilt, is het tijd om op zoek te gaan naar sterke e-invoicing software die je zaak vooruithelpt. Het is belangrijk om software te kiezen waarmee je e-facturen kan verzenden, ontvangen én verwerken. Doe je dit niet? Dan:

• Riskeer je een boete. Vanaf 1 januari 2026 wordt alleen een e-factuur gezien als geldige factuur voor b2b-transacties in België. Het niet verzenden van een (geldige) factuur kan resulteren in een boete van wel € 5.000 per factuur. Dat is niet niks.
• Kan je klant de btw-teruggave van deze factuur verliezen en daarbovenop een extra boete ontvangen. 

Check of de software geschikt is voor e-invoicing.
Dat is gelukkig eenvoudig: onze overheid heeft overzicht gemaakt van software oplossingen die geschikt zijn voor e-facturatie. In de lijst zie je of de software e-facturen kan verzenden, ontvangen en verwerken. Hier vind je de lijst met geschikte e-invoicing software oplossingen.

Je ziet daar ook of de software, zoals Teamleader Focus, Peppol-first werkt.

1. Controleer de gebruiksvriendelijkheid van de software.
   Een goede tool maakt je werk makkelijker, niet ingewikkelder. Kijk dus goed naar de gebruikservaring:
   1. Werkt de software intuïtief?
   2. Is er een duidelijk dashboard waarin je in één oogopslag ziet hoe je zaak ervoor staat? 
   3. Kan je direct aan de slag, zonder uitgebreide training?
   
   Kies een tool die bekend staat om zijn gebruiksgemak, zoals Teamleader.
   
2. Kijk of de software toekomstbestendig is.
   Kan de software met je bedrijf meegroeien? Denk bijvoorbeeld aan schaalbaarheid, koppelingen met andere tools of rapportages die je inzicht geven in je statistieken. Zo weet je zeker dat je investering ook op de lange termijn zijn vruchten afwerpt. 
   
3. Verdiep je in andere slimme functies.
   Veel facturatiesoftware biedt meer dan alleen facturatiemogelijkheden. Zo kan je met Teamleader Focus niet alleen e-factureren, maar ook je crm, offertes en projecten beheren. Je werkt dus vanuit één plek – lekker efficiënt. Meer gedaan, met minder gedoe.

Factureer je nog heerlijk old-school in Word of Excel? Dan heb je nu echt een facturatietool nodig. Want zonder tool is het onmogelijk om e-facturen via Peppol te verzenden. 

Misschien ben je geneigd om dan de software keuze aan je boekhouder over te laten. Advies vragen staat je natuurlijk altijd vrij. Maar vergeet niet om ook een eigen afweging te maken. 

Want bedenk: is de tool die jouw boekhouder kiest ook altijd een tool die in jouw voordeel werkt? Als de inkomende facturen direct bij je boekhouder terechtkomen, heb je niets aan softwarefuncties rondom bijvoorbeeld budget en cashflow. Als je toch al investeert in software, is het zonde om dat te laten liggen. 

Dus: 

1. Selecteer allereerst software-opties die voordelig zijn voor je zaak.
2. Overleg vervolgens met je boekhouder of accountant of dit werkbaar is.

Software als Teamleader Focus verbind je eenvoudig met je boekhoudpakket of de software van je boekhouder. Zo haal jij al het voordeel uit je software én blijft je boekhouder tevreden.

💡Check hier Teamleader Focus ook de integratie voor jouw boekhoudpakket aanbiedt. 

Als je niets aan te merken hebt op je huidige tool, controleer je of je software geschikt is voor e-invoicing. In de lijst met geschikte e-invoicing software oplossingen van de overheid, kan je exact zien of de software adequaat is. 

Moet je – of wil je – toch overstappen? Dan is het tijd om verschillende software aanbieders te vergelijken. Om het je makkelijk te maken, hebben we al een aantal vergelijkingen voor je gemaakt:

• Teamleader Focus vs. Billit
• Teamleader Focus vs. Yuki
• Teamleader Focus vs. Odoo

Heb je de keuze voor nieuwe software gemaakt? Dan is het tijd om dit te implementeren. Hoe je dit doet, verschilt natuurlijk per tool. Maar deze stappen gelden voor iedere tool:

• Registreer je zaak op Peppol
  Je registreert je bedrijf op Peppol aan de hand van je KBO-nummer. Daarbij geef je aan of je facturen zowel wilt verzenden als ontvangen, of enkel wilt verzenden.
  
  De tool verifieert de identiteit van de gebruiker. Dit voorkomt foutieve of frauduleuze registraties.
  
• Klaar! Ja, zo makkelijk kan het zijn.
  
  • Optioneel: pas de opmaak van je facturen aan
    Bij een e-invoice wordt vaak ook een pdf meegestuurd. Zo kan je toch een factuur versturen met je eigen logo, kleuren en lettertype. Dat oogt herkenbaar en vertrouwd.

💡Wil je zelf alvast checken of je klanten aangesloten zijn op Peppol? Dat kan met deze tool. Is je klant niet aangesloten op Peppol? Je kan dan ervoor kiezen om een clausule te vermelden op je factuur waarbij je de klant wijst op de e-facturatie verplichting. Als je klant hier niet aan voldoet, kan de fiscus dit beboeten.

Makkelijker kan het niet: met Teamleader Focus registreer je je met drie klikken op Peppol. Klik-klik-klik, klaar. Dan kan jij weer door met het échte werk.

Nog geen nieuwe tool gekozen? Wacht niet te lang … Voor je het weet staat het nieuwe jaar voor de deur en moet je al direct e-invoices versturen. Gelukkig helpt de overheid je een handje: tot 2028 zijn de investeringskosten voor nieuwe facturatiesoftware 120% fiscaal aftrekbaar. Da’s weer mooi nieuws. 

Met Teamleader:

• Registreer je jouw zaak in slechts drie klikken op Peppol;
• Verstuur je moeiteloos e-invoices, inclusief een pdf met je eigen logo, kleuren en lettertype;
• Ontvang je en verwerk je e-invoices, voor een beter zicht op je cashflow.