Wat is een Gantt-chart en waarom is het belangrijk?

Gantt-charts zijn best handig, maar om projecten écht efficiënt aan te pakken, gebruiken slimme bedrijven een projectmanagement-tool als Teamleader. Zo deel je moeiteloos je projecten op in milestones en taken, registreer je gewerkte uren en factureer je meteen op basis van die uren. Probeer het twee weken vrijblijvend uit!

Een Gantt-chart bestaat gewoonlijk uit volgende elementen:

1. Data: met de begin- en einddata weten projectmanagers wanneer het volledige project begint en eindigt.
2. Taken: projecten bestaan uit een aantal deelopdrachten. Met een Gantt-chart hou je die taken bij, zodat niets wordt vergeten of vertraging oploopt.
3. Verwacht tijdschema: een Gantt-chart geeft weer wanneer elke taak moet worden uitgevoerd. Zo zorg je ervoor dat alles volgens schema verloopt en dat het volledige project op tijd kan worden afgerond.
4. Onderlinge verbanden tussen taken: sommige taken kunnen op elk moment worden uitgevoerd, andere taken moeten voor of na een andere taak worden afgerond. Deze onderlinge verbanden tussen taken worden weergegeven op een Gantt-chart.
5. Voortgang: een Gantt-chart geeft weer hoe het project vordert en welke taken al werden voltooid. Als je naar de huidige datum kijkt, heb je meteen een overzicht van hoeveel nog moet worden afgewerkt en zie je of je op schema bent om het project op tijd af te werken.

Een Gantt-chart gebruiken bij je project biedt volgende voordelen:

1. Duidelijkheid
2. Betere communicatie
3. Inzichten in prestaties
4. Efficiënter time management
5. Flexibiliteit

Een Gantt-chart geeft alle taken en tijdslijnen weer in één overzicht. Zo weet je hoe ver je team staat bij elke stap binnen een project. Gebruik een Gantt-chart om alle betrokkenen een idee te geven van hoe taken verdeeld worden en welke resources zijn toegewezen. Op die manier geef je hen een duidelijk beeld van de status van het project - en of het project succesvol zal worden afgerond.

Wil je van elk project een succes maken? Download je gratis gids: de basics van projectmanagement!

Teams gebruiken Gantt-charts ter vervanging van meetings en statusupdates. Teamleden hebben zo steeds een helder overzicht van de voortgang van alle taken, zonder dat je daarbij regelmatig moet samenzitten.

Dankzij het helder overzicht over het project hebben teamleden meer inzicht in hun prestaties en kunnen ze hun eigen werkgewoonten beter afstemmen op het projectschema. Andersom zullen ze zich beter bewust zijn van de onderlinge verbanden tussen taken en krijgen ze meer inzicht in de impact van vertragingen. Dit bevordert een goede samenwerking en helpt je taken efficiënt te verdelen.

Gantt-charts helpen je realistische tijdschema’s opstellen. De verschillende balken geven aan wanneer een bepaalde taak moet worden afgewerkt. Je kan er zo ook voor zorgen dat andere projecten die resources en tijd kosten, niet in het gedrang komen.

Projecten zijn vaak aan verandering onderhevig. Doordat je een overzicht hebt van onverwachte verschuivingen in scope of tijd, kan je taken en resources daar makkelijker op afstemmen.

Projecten met een groot aantal taken en resources zorgen vaak voor complexe Gantt-charts. Zeker als je op een groot project of met een groot team werkt. Tientallen of honderden taken weergeven op een Gantt-chart wordt al snel onoverzichtelijk en moeilijk te interpreteren. Daarom is het essentieel om vooraf na te denken over de verschillende taken en onderliggende taken, en iemand aan te wijzen die alle details opvolgt.

Het succes van een Gantt-chart hangt af van hoe goed je het project lineair kan weergeven, van begin tot eind. Dat betekent dat je nog voor het begin al een beeld moet hebben van het eindresultaat en de stappen die je moet ondernemen. Dit klinkt logisch en eenvoudig als je bijvoorbeeld een huis bouwt, maar wordt heel wat moeilijker als je een team web developers bent dat op verzoek van de klant werkt, zonder een eenduidig, vooraf bepaald einddoel.

We haalden het daarnet al aan: projecten zijn veranderlijk van aard. Als je een Gantt-chart gebruikt, zal je vaak doorheen het project moeten bijsturen. De verantwoordelijke projectmanager moet de Gantt-chart regelmatig updaten en wijzigen - wat een pak eenvoudiger wordt met de juiste project management software.

Volg dit proces om je eerste Gantt-chart te maken:

1. Lijst alle taken op
2. Lijst onderlinge verbanden tussen taken op
3. Maak een tijdlijn voor het project
4. Wijs taken toe aan teamleden

Noteer alle taken die voltooid moeten worden om het project succesvol af te ronden. Vergeet daarbij ook deadlines en verantwoordelijkheden niet.

Als je bijvoorbeeld aan het redesign van een website werkt, bestaat een grote ‘activiteit’ binnen dat project eruit een aantal mockups te maken in Photoshop.

Die activiteit kan opgedeeld worden in verschillende taken, zoals:

• Wireframes maken
• Gebruikstests van wireframes beoordelen
• Mockups maken op basis van best presterende wireframes
• Prototype maken op basis van mockup
• Gebruikstests uitvoeren
• Best presterende prototype herzien en starten met de ontwikkeling

Ook andere projecten, zoals de renovatie van een huis, kunnen in verschillende stappen worden opgedeeld:

• Materialen bestellen
• Een tussentijdse factuur sturen
• De vloer plaatsen
• Muren verven
• Gewerkte uren factureren

Vaak moet je eerst een taak afwerken voor je met de volgende kan beginnen. Vergelijk het met een etentje: je moet eerst het eten klaarmaken (taak A) voor je het kan opdienen aan je gasten (taak B). Andere taken kunnen tegelijkertijd worden uitgevoerd: om je groenten te snijden (taak A), hoef je niet te wachten tot je aardappelen klaar zijn (taak B). Breng in kaart hoe de verschillende taken binnen je project zich tot elkaar verhouden.

Maak een projecttijdlijn aan

Hoeveel dagen - of uren - heb je voor dit project? Hou er rekening mee dat elk project vertraging kan oplopen: een historisch overzicht bijhouden van eerdere projecten en consistent tijd registreren helpt je beter inschatten hoe flexibel je moet zijn wanneer je je tijdlijn opstelt.

Een historisch overzicht van individuele prestaties bewijst bij projecten vaak zijn nut. Bijvoorbeeld: als je data aantoont dat één iemand vaak taken te laat oplevert, kan je aan die persoon minder prioritaire taken toewijzen, of erop toezien dat er zeker voldoende tijd wordt voorzien.

Je houdt ook best rekening met:

1. De projecten waar collega’s op dit moment aan werken
2. Geplande pauzes of vakanties voor teamleden

Als je alle bovenstaande stappen hebt doorlopen, heb je een overzicht van:

• De namen van taken
• De start- en einddata van taken
• Hoe lang het duurt om taken te voltooien

Maak een nieuwe spreadsheet aan in Excel en noteer alle taken, met daarbij hun start- en einddata.

Voeg een extra kolom toe en noem deze ‘Begindag’. Zet de startdatum om in een geheel getal met de functie ‘Int()’. Bereken de begindag door de startdatum van de taak af te trekken van de startdatum van het project.

Voor de eerste taak gebruik je bijvoorbeeld deze formule:
=int(B2)-int($B$2)

Opmerking: Je moet $B$2 toevoegen in plaats van B2 om de absolute positie van de B2-cel in de formule te gebruiken.

De kolom moet er dus zo uitzien:

Nu weet je op welke dag elke taak moet beginnen.

Trek de begindatum van de eerste taak af van de einddatum van de huidige taak met de volgende formule:
=int(C2)-int($B$2)

Trek de einddag van de begindag af met deze formule:
=E2-D2

Je hebt nu alle gegevens die je nodig hebt om je Gantt-chart te maken.

Selecteer de volgende kolommen in je spreadsheet:

• Naam van de taak
• Startdatum
• Duur van de taak

Eenmaal geselecteerd, ga je naar Invoegen > Grafiek en kies je voor “Gestapelde horizontale staafdiagram” (Engels: Stacked Horizontal Bar Chart).

Selecteer de eerste reeks (“Startdatum”) in je grafiek. Verander het kleur in “Geen” in het pop-upvenster.

Zodra je het kleur hebt veranderd, ziet je grafiek er zo uit:

Gefeliciteerd, je hebt zonet je eerste Gantt-chart gemaakt!

Merk op dat deze grafiek enkele beperkingen kent:

1. Je kan niet eenvoudig taken toewijzen aan teamleden
   
2. Je kan niet snel wat aanpassingen maken
   
3. Je hebt geen duidelijk overzicht van de onderlinge verbanden tussen taken
   

Bij grotere projecten is het een goed idee om project management software te gebruiken met ingebouwde Gantt-charts. We tonen je even hoe Teamleader je werk makkelijker zal maken.

Met Teamleader splits je projecten eenvoudig op in milestones en taken. Milestones worden weergegeven op een roadmap, maar je kan alle gelinkte taken bekijken in een downloadbare Gantt-chart. Als je graag meer weet over de resterende tijd en hoeveel tijd je nodig hebt om het project af te werken, kan je altijd eens kijken naar een Burndown-chart.

Nog een handige functie zijn de projectrapporten. Deze rapporten geven je een gedetailleerd overzicht van de geplande en bestede budgetten, hoeveel tijd elke medewerker spendeerde aan taken en meetings, en de producten die besteld werden. Deze informatie helpt je inschattingen maken op vlak van tijd en budget, wat je dan weer betere Gantt-charts helpt opstellen.

Klik hier als je meer wil weten over projectmanagement met Teamleader

Benieuwd hoe Gantt-charts gebruikt kunnen worden voor jouw bedrijf? In de volgende voorbeelden beschrijven we hoe agencies en bouwbedrijven het best gebruik kunnen maken van dit hulpmiddel om beter projecten te beheren.

Hoewel er een groot verschil is tussen creatieve en meer IT-gerichte agencies, beheren ze projecten vaak op dezelfde manier:

• Beiden zijn afhankelijk van de (soms snel veranderende) wensen van heel wat betrokkenen
  
• Doordat ze aan de verwachtingen van heel wat betrokkenen moeten voldoen, zijn projecten vaak gevoelig voor vertragingen of budgetverhogingen
  
• Er is een mix van verschillende taken die simultaan kunnen worden uitgevoerd en taken die eerst moeten worden uitgevoerd alvorens de volgende kunnen beginnen

Meer weten over projectmanagement binnen een agency? Ontdek welke aanpak IT-bedrijven best hanteren en hoe een goede projectmanager binnen een creatief agency tewerk gaat.

Werk de tijdlijn in detail uit om de verwachtingen van je klant vanaf het begin goed te beheren. Betrek alle teamleden in het creatieproces en werk je tijdlijn bij zodra een meeting of taak wordt verplaatst.

Als je bijvoorbeeld een website ontwikkelt, zal je allicht een ingeburgerd proces hanteren:

1. De UI-wireframe ontwikkelen
2. Mockup uitwerken met Photoshop
3. Website ontwikkelen
4. Website testen

In dit proces zijn een aantal taken van elkaar afhankelijk. Designers moeten de wireframes maken voordat developers aan de website kunnen werken, die op haar beurt niet getest kan worden voordat er een zichtbaar resultaat is.

Er is ook een grote mogelijkheid dat stappen moeten worden herhaald voordat ze klaar zijn. Het kan bijvoorbeeld dat designers verschillende mockups moeten maken voordat de klant volledig tevreden is. Net daarom kan je veel efficiënter taken opvolgen met Gantt-charts.

In de bouwsector worden Gantt-charts vaak gebruikt. Een bouwproject is vaak heel specifiek omdat individuele taken sterk van elkaar afhankelijk zijn. Je kan niet aan je dak werken voor je de steunpilaren hebt geplaatst. En je kan niet aan de eerste verdieping werken voordat het plafond werd geplaatst.

Tegelijkertijd zijn de werkuren in elk bouwproject relatief schaalbaar. Een metser kan per dag min of meer hetzelfde aantal stenen leggen.

Aangezien de werkuren schaalbaar zijn, maakt een Gantt-chart het eenvoudig om projectplanningen op te stellen.

Als je aan grotere projecten werkt, is het zeker slim om verschillende projectmanagement-tools te bekijken. Werk je liever gewoon met Excel, dan kan je zeker met onze eerdere tips aan de slag. Hoe dan ook: je weet voortaan alles wat je moet weten over Gantt-charts.

Gantt-charts geven je een handig overzicht van je taken en hun geschatte begin- en einddatum. Het helpt je inschatten hoe taken en resources zijn ingedeeld, en in welke mate je team erin slaagt om de taken tot een goed eind te brengen. Een Gantt-chart helpt ook de interne communicatie vereenvoudigen en geeft je een idee van de algemene prestaties.

Hieronder vind je het antwoord op een aantal veelgestelde vragen rond Gantt-charts.

Een Critical Path Analysis is een belangrijke techniek voor projectmanagers. Het helpt je bepalen welke activiteiten voor een taak moeten worden afgerond, inclusief de tijd die nodig is om elke activiteit af te ronden en hoe die activiteiten zich onderling tot elkaar verhouden. Op die manier kan je met een CPA voorspellen of een project al dan niet op tijd zal worden afgeleverd.

‘Free float’ betekent: hoeveel vertraging kan een taak oplopen zonder dat een volgende taak binnen het project vertraging zal oplopen?

Bij projectmanagement is WBS een acroniem voor ‘Work Breakdown Structure’. Een WBS is een hiërarchische weergave van een project en de kleine delen ervan. Aan de hand van een WBS krijg je meer inzicht in de volledige scope van een project en kan je het werk van je team beter opdelen in haalbare fragmenten.

PERT is een acroniem voor Program Evaluation Review Technique. Met PERT bepaal je de minimale tijd nodig om een project te voltooien, waarbij je ook rekening houdt met onzekerheid. Deze techniek werd in de jaren ‘50 ontwikkeld door het Amerikaanse Ministerie van Defensie om het Polaris-project te helpen beheren.

‘Total float’ is hoe lang een taak binnen een project kan worden uitgesteld zonder dat het volledige project vertraging oploopt.

Negatieve ‘float’ (of negative slack) is hoeveel tijd je nodig hebt om een taak te voltooien na de oorspronkelijk voorziene datum. Samengevat is ‘negative float’ dus hoeveel tijd je moet besparen om een project alsnog op tijd te kunnen afronden.

Gantt-charts werden genoemd naar hun uitvinder, Henry Laurence Gantt (1861-1919), een Amerikaanse ingenieur en management consultant. De Gantt-charts die hij uitvond werden gebruikt voor een aantal imposante bouwwerken zoals de Hoover Dam en de Interstate Highway System. Tot op vandaag blijven Gantt-charts een populaire manier om projecten te beheren.

Projectplanning is een methodologie waarmee je helder communiceert welke taken voltooid moeten worden, en welke resources worden toegewezen om die taken te voltooien binnen een bepaald tijdsbestek.