Excel versus crm: een ongelijke strijd

Je bent nu misschien succesvol met Excel, je zal er zelfs wat geld op bespaard hebben…

Geld dat je direct weer verliest door inefficiënt te werk te gaan. Excel wordt te vaak gebruikt voor klantmanagement, facturatie en het creëren van artikellijsten. En zelfs ‘s werelds beste spreadsheet komt tekort op die gebieden – in vergelijking met gespecialiseerde crm-software. Wij leggen je uit waarom.

Wil je direct goed starten met een crm-tool voor je klantenbeheer? Slim! Probeer Teamleader Focus nu 14 dagen gratis. Wij beloven het: je zal de Excel-sheets echt niet missen.

Startende bedrijven met (op dat moment) weinig klantrelaties gebruiken vaak Excel om het klantenbestand bij te houden. Begrijpelijk, want Excel biedt een paar voordelen:

1. het is gemakkelijk in gebruik;
2. de meeste mensen kunnen ermee werken;
3. alle data zit in één spreadsheet.
   

Toch duurt het niet lang voordat je tegen de beperkingen van het programma aanloopt.

Excel wordt niet voor niets spottend ‘‘s werelds slechtste crm-tool’ genoemd. Het is er simpelweg niet voor gemaakt. Je kan klantinformatie of contactgegevens gemakkelijk in Excel zetten, maar veel meer kan je niet. Wie zijn je klanten? Wat weet je nog meer over hen? Hoeveel zijn ze waard voor je bedrijf? Die informatie helpt je beter te reageren op de behoeften van je klanten en betere verkoopresultaten te behalen. Informatie die in Excel ontbreekt. 

Excel biedt een aantal standaard sjablonen die je kan gebruiken om je klantgegevens te beheren. Denk bijvoorbeeld aan de templates ‘klantcontactpersonen’ of ‘telefoongesprektracker’.

Ook kan je, soms tegen betaling, een uitgebreider template downloaden. Zo is er een communicatielogboek om de datum van het laatste contact, vervolgacties, de datum van het volgende contact en de status van de lead bij te houden. Heb je specifieke wensen voor je template? Dan kan je er ook voor kiezen om een eigen template te maken of te laten ontwikkelen door een externe partij.

Dat klinkt allemaal mooi… Toch blijkt Excel als crm-tool in de praktijk meer nadelen dan voordelen te hebben.

Kim Vervloessem, mede-eigenaar van Cockheyt Biopools, bespaart met het crm-systeem Teamleader Focus veel tijd. Voorheen gebruikte zij daarvoor altijd Excel. Maar dit bleek tijdrovend en foutgevoelig: 

Als je bedrijf groeit, zal je klantenbestand waarschijnlijk ook groeien. Je zal dan merken dat het gebruik van Excel meerdere nadelen met zich meebrengt. Wij geven je vier redenen waarom Excel écht niet toereikend is als crm-tool: 

Excel kan voor verschillende doeleinden gebruikt worden, maar je moet alles handmatig doen. Alle gegevens die je in het spreadsheet wilt opslaan, moeten daar door jou of je collega’s ingezet worden. Daarbij heeft Excel heel weinig integratiemogelijkheden voor andere tools. Agenda’s, boekhouding, facturatie… dat moet allemaal apart worden bijgewerkt. Alleen al het invoeren en updaten van klantinformatie wordt zo een tijdrovende klus. En is ook nog eens vatbaar voor menselijke fouten.

Je contacten beheren in Excel is niet het enige dat tijd kost. Als je je verkoopresultaten in handige statistieken wilt visualiseren, moet je zelf aan de slag: de juiste data selecteren, rijen en kolommen creëren, een grafiek tekenen en een format selecteren – liever een lijngrafiek of cirkeldiagram? Als je facturen in Excel maakt, weet je al dat je dit met de hand moet doen – zonder enige manier waarop je dit proces kan automatiseren. Daar gaat kostbare tijd in zitten. En ook jij weet dat handmatige klusjes eerder fout gaan of vergeten worden dan een geautomatiseerd proces.

De opties om samen te werken in Excel zijn redelijk beperkt. Je kunt Excel-bestanden met elkaar delen, maar real-time samenwerking? Onmogelijk. Excel biedt niet de mogelijkheid om met meerdere gebruikers tegelijkertijd te werken in hetzelfde spreadsheet. Dan heb je nog het onhandige Microsoft Excel Online en het beperkte Google Sheets (minder features, laadt langzamer, moeilijker op te maken en uit te printen). In andere woorden: als je snel een bestand nodig hebt waar één van je collega’s op dat moment aan werkt, moet je op je beurt wachten. Of je creëert een kopie, maar dan moet je de bestanden achteraf weer samenvoegen. Kan best, maar snel en praktisch is het absoluut niet.

Als je bedrijf groeit en klantrelaties zich ontwikkelen, is een Excel sheet al snel ontoereikend. Bijvoorbeeld: Excel zegt je niets over mogelijke upsell-kansen voor een bepaalde klant, of wanneer je iemand zou moeten bellen. In deze tijd, waar het draait om klantrelaties, betekent dit dat je enorme kansen misloopt.

Een goed crm-systeem zoals Teamleader Focus vangt dat allemaal op. Met Teamleader Focus automatiseer je de administratieve taken, visualiseer je de statistieken met één druk op de knop en kan je altijd in real-time samenwerken. Een van de grootste voordelen ten opzichte van Excel? Teamleader Focus is schaalbaar en groeit met je mee.

Alle informatie – contactgegevens, verzonden e-mails, offertes, facturen, communicatiegeschiedenis – op één plek. Dat wil jij toch ook?

Een goed crm-systeem bespaart je tijd, geld en moeite. Dat is inmiddels wel duidelijk. Maar wist je ook dat crm zorgt voor:

• Meer persoonlijke communicatie: een crm-tool dient als een centrale klantendatabase en is de ideale bron voor communicatie- en marketing-gerelateerde doeleinden. Bovendien maakt crm het mogelijk om alle interacties tussen jouw bedrijf en jullie klanten bij te houden in één database. Je kanals organisatie data verzamelen per klant en daarmee beter ingaan op hun individuele behoeften. Je kan daarmee een meer persoonlijke benadering creëren op basis van de wensen van die specifieke klant.
• Real-time toegang tot data: crm stelt je in staat om je leads efficiënter te beheren en sales snel, simpel en kosteneffectief bij te houden. Op ieder moment, waar je ook bent, heb je toegang tot de juiste data en kan je weloverwogen en strategische bedrijfsbeslissingen maken. En ja, je Excel-bestanden kunnen geïmporteerd worden.

Nog niet helemaal overtuigd van de voordelen van een crm-systeem? Wij hebben een lijst opgesteld met duidelijke nadelen van Excel en hoe een online crm die kan verhelpen.

Het antwoord is eigenlijk: direct. Waarom wachten tot je tegen de nadelen van Excel aanloopt voordat je overstapt naar crm-software? Een goed begin is het halve werk… Crm-software zoals Teamleader Focus is schaalbaar en groeit mee. Dat maakt Teamleader Focus juist ook geschikt als crm voor kleine bedrijven. Zo evolueer je van een eenmanszaak gemakkelijk naar een meerkoppig bedrijf en verder. Zónder dat je tussentijds allerlei softwarematige wijzigingen hoeft te maken voor je crm. 

De kosten hoeven je daarbij niet tegen te houden. Teamleader Focus biedt verschillende pakketten zodat je alleen betaalt voor wat je gebruikt. Zo betaal je nooit te veel. Daarbij blijkt uit onze data dat ons crm-systeem zichzelf terugbetaalt: bedrijven die Teamleader Focus gebruiken verkopen 23% sneller en 35% meer. Dus waarom nog kansen laten liggen door vast te houden aan Excel? 

Werk je al met Excel maar wil je je klantbeheer beter aanpakken en zo meer en sneller verkopen? Geen probleem. Je kan je Excel-bestanden gemakkelijk importeren in Teamleader Focus. Handmatig administratie bijwerken is dan verleden tijd, zodat jij je kan richten op het echte werk.