Ken je de uitdrukking ‘What got you here, won’t get you there’? Marshall Goldsmith schreef er een boek over: hoe succesvolle mensen nóg succesvoller worden. Vaak is er verandering nodig om het succes van je bedrijf te behouden of naar het volgende niveau te brengen.
Je bent nu misschien succesvol met Excel, je zal er zelfs wat geld op bespaard hebben…
Geld dat je direct weer verliest door inefficiënt te werk te gaan. Excel wordt te vaak gebruikt voor klantmanagement, facturatie en het creëren van artikellijsten. En zelfs ‘s werelds beste spreadsheet komt tekort op die gebieden – in vergelijking met gespecialiseerde crm-software. Wij leggen je uit waarom.
Wil je direct goed starten met een crm-tool voor je klantenbeheer? Slim! Probeer Teamleader Focus nu 14 dagen gratis. Wij beloven het: je zal de Excel-sheets echt niet missen.
Waarom Excel wordt gebruikt als crm-tool
Startende bedrijven met (op dat moment) weinig klantrelaties gebruiken vaak Excel om het klantenbestand bij te houden. Begrijpelijk, want Excel biedt een paar voordelen:
het is gemakkelijk in gebruik;
de meeste mensen kunnen ermee werken;
alle data zit in één spreadsheet.
Toch duurt het niet lang voordat je tegen de beperkingen van het programma aanloopt.
Excel wordt niet voor niets spottend ‘‘s werelds slechtste crm-tool’ genoemd. Het is er simpelweg niet voor gemaakt. Je kan klantinformatie of contactgegevens gemakkelijk in Excel zetten, maar veel meer kan je niet. Wie zijn je klanten? Wat weet je nog meer over hen? Hoeveel zijn ze waard voor je bedrijf? Die informatie helpt je beter te reageren op de behoeften van je klanten en betere verkoopresultaten te behalen. Informatie die in Excel ontbreekt.
Crm in Excel: hoe werkt het?
Excel biedt een aantal standaard sjablonen die je kan gebruiken om je klantgegevens te beheren. Denk bijvoorbeeld aan de templates ‘klantcontactpersonen’ of ‘telefoongesprektracker’.
Ook kan je, soms tegen betaling, een uitgebreider template downloaden. Zo is er een communicatielogboek om de datum van het laatste contact, vervolgacties, de datum van het volgende contact en de status van de lead bij te houden. Heb je specifieke wensen voor je template? Dan kan je er ook voor kiezen om een eigen template te maken of te laten ontwikkelen door een externe partij.
Dat klinkt allemaal mooi… Toch blijkt Excel als crm-tool in de praktijk meer nadelen dan voordelen te hebben.
Makkelijker, efficiënter en minder foutgevoelig
Kim Vervloessem, mede-eigenaar van Cockheyt Biopools, bespaart met het crm-systeem Teamleader Focus veel tijd. Voorheen gebruikte zij daarvoor altijd Excel. Maar dit bleek tijdrovend en foutgevoelig:
De nadelen van Excel als crm-tool
Als je bedrijf groeit, zal je klantenbestand waarschijnlijk ook groeien. Je zal dan merken dat het gebruik van Excel meerdere nadelen met zich meebrengt. Wij geven je vier redenen waarom Excel écht niet toereikend is als crm-tool:
1. Handmatig data invoeren
Excel kan voor verschillende doeleinden gebruikt worden, maar je moet alles handmatig doen. Alle gegevens die je in het spreadsheet wilt opslaan, moeten daar door jou of je collega’s ingezet worden. Daarbij heeft Excel heel weinig integratiemogelijkheden voor andere tools. Agenda’s, boekhouding, facturatie… dat moet allemaal apart worden bijgewerkt. Alleen al het invoeren en updaten van klantinformatie wordt zo een tijdrovende klus. En is ook nog eens vatbaar voor menselijke fouten.
2. Zonde van de tijd
Je contacten beheren in Excel is niet het enige dat tijd kost. Als je je verkoopresultaten in handige statistieken wilt visualiseren, moet je zelf aan de slag: de juiste data selecteren, rijen en kolommen creëren, een grafiek tekenen en een format selecteren – liever een lijngrafiek of cirkeldiagram? Als je facturen in Excel maakt, weet je al dat je dit met de hand moet doen – zonder enige manier waarop je dit proces kan automatiseren. Daar gaat kostbare tijd in zitten. En ook jij weet dat handmatige klusjes eerder fout gaan of vergeten worden dan een geautomatiseerd proces.
3. Geen real-time samenwerking
De opties om samen te werken in Excel zijn redelijk beperkt. Je kunt Excel-bestanden met elkaar delen, maar real-time samenwerking? Onmogelijk. Excel biedt niet de mogelijkheid om met meerdere gebruikers tegelijkertijd te werken in hetzelfde spreadsheet. Dan heb je nog het onhandige Microsoft Excel Online en het beperkte Google Sheets (minder features, laadt langzamer, moeilijker op te maken en uit te printen). In andere woorden: als je snel een bestand nodig hebt waar één van je collega’s op dat moment aan werkt, moet je op je beurt wachten. Of je creëert een kopie, maar dan moet je de bestanden achteraf weer samenvoegen. Kan best, maar snel en praktisch is het absoluut niet.
4. Beperkte schaalbaarheid
Als je bedrijf groeit en klantrelaties zich ontwikkelen, is een Excel sheet al snel ontoereikend. Bijvoorbeeld: Excel zegt je niets over mogelijke upsell-kansen voor een bepaalde klant, of wanneer je iemand zou moeten bellen. In deze tijd, waar het draait om klantrelaties, betekent dit dat je enorme kansen misloopt.
Een goed crm-systeem zoals Teamleader Focus vangt dat allemaal op. Met Teamleader Focus automatiseer je de administratieve taken, visualiseer je de statistieken met één druk op de knop en kan je altijd in real-time samenwerken. Een van de grootste voordelen ten opzichte van Excel? Teamleader Focus is schaalbaar en groeit met je mee.
Alle informatie – contactgegevens, verzonden e-mails, offertes, facturen, communicatiegeschiedenis – op één plek. Dat wil jij toch ook?
Excel versus crm: hoe een crm-systeem je bedrijf helpt groeien
Een goed crm-systeem bespaart je tijd, geld en moeite. Dat is inmiddels wel duidelijk. Maar wist je ook dat crm zorgt voor:
Meer persoonlijke communicatie: een crm-tool dient als een centrale klantendatabase en is de ideale bron voor communicatie- en marketing-gerelateerde doeleinden. Bovendien maakt crm het mogelijk om alle interacties tussen jouw bedrijf en jullie klanten bij te houden in één database. Je kanals organisatie data verzamelen per klant en daarmee beter ingaan op hun individuele behoeften. Je kan daarmee een meer persoonlijke benadering creëren op basis van de wensen van die specifieke klant.
- Real-time toegang tot data: crm stelt je in staat om je leads efficiënter te beheren en sales snel, simpel en kosteneffectief bij te houden. Op ieder moment, waar je ook bent, heb je toegang tot de juiste data en kan je weloverwogen en strategische bedrijfsbeslissingen maken. En ja, je Excel-bestanden kunnen geïmporteerd worden.
"CRM-tools zijn voor grote bedrijven" en 4 andere redenen om er niet in te investeren.
In dit e-book kom je te weten hoe een CRM-tool je commerciële business én je interne samenwerking een boost kan geven.
Downloaden
Nog niet helemaal overtuigd van de voordelen van een crm-systeem? Wij hebben een lijst opgesteld met duidelijke nadelen van Excel en hoe een online crm die kan verhelpen.
EXCEL | CRM |
Tijdverlies door zoektocht naar het juiste bestand met de juiste data. | De juiste data ligt op ieder moment, waar je ook bent, voor je klaar. |
Onmogelijk om bijlagen te bewaren (facturen, e-mails, brieven, offertes) bij een specifiek contact. | Documenten kunnen automatisch gelinkt worden aan de contactpersoon. |
Data of bestanden kunnen verloren gaan als je deze niet lokaal opslaat. | Data en bestanden worden in de cloud bewaard: sneller en veiliger dan een lokale kluis. |
Gebruikers kunnen een Excel sheet niet tegelijkertijd openen, tenzij je deze upload op bijvoorbeeld Google Drive. | Alle afdelingen van je bedrijf kunnen nauw samenwerken en bijhouden wie wat doet. |
Het is onmogelijk om de relatie tussen gegevens te beheren of analyseren. | Data wordt automatisch met elkaar gelinkt. |
Geen duidelijke workflow. | Heldere stand van zaken voor iedere deal en project. |
Cijfers invoeren en formules maken is zowel moeilijk als tijdrovend. | Gemakkelijk overzicht op je bedrijfsactiviteiten dankzij automatische statistieken. |
Het gevaar dat een formule wordt aangetast door jou of een collega. | Automatische statistieken met vaste velden minimaliseren de kans op fouten. |
Wanneer is het tijd om over te stappen naar gespecialiseerde crm-software?
Werk je al met Excel maar wil je je klantbeheer beter aanpakken en zo meer en sneller verkopen? Geen probleem. Je kan je Excel-bestanden gemakkelijk importeren in Teamleader Focus. Handmatig administratie bijwerken is dan verleden tijd, zodat jij je kan richten op het echte werk.
