Waarom AI in veel kmo’s blijft steken (en hoe je dat voorkomt)

Tijdens Work Smarter liet Teamleader CMO Sophie Soete zien waar dat verschil vandaan komt. Niet de technologie blijkt de grootste uitdaging, maar gedrag. En precies daar ligt ook de sleutel om AI een vast onderdeel van je bedrijf te maken.

Veel ondernemers twijfelen nog wat AI nu écht kan opleveren. Opvallend genoeg blijkt uit onderzoek dat juist de mensen die AI het vaakst gebruiken, er ook het meest potentieel in zien:

• Slechts 11% van de ondernemers die AI nauwelijks gebruiken, ziet AI als een echte opportuniteit voor hun bedrijf.
• Bij ondernemers die AI structureel inzetten, stijgt dat naar 86%.

“Je kan het potentieel van AI niet zien vanaf de zijlijn.” 

Volgens Sophie ontstaat enthousiasme pas wanneer je AI daadwerkelijk gebruikt. Niet omdat elk experiment direct een succes is, maar omdat je gaandeweg ontdekt welke taken slimmer kunnen.

Begin daarom klein. Plan bijvoorbeeld elke twee weken een uur in je agenda om te experimenteren of probeer samen met collega's één terugkerende taak te automatiseren. Juist kleine experimenten leveren vaak ideeën op die later uitgroeien tot een vast onderdeel van jullie werkprocessen.

💡 Weet je nog niet goed waar je moet starten? In ons artikel starten met AI in je kmo ontdek je welke AI-tools geschikt zijn voor dagelijkse taken zoals e-mails schrijven, offertes opstellen en vergaderingen samenvatten.

Dat steeds meer bedrijven AI inzetten, is wel duidelijk. Maar AI is geen doel op zich. Dat benadrukt ook Sophie: “Start niet bij de AI-hype, maar bij je ergernissen”. Want juist dáár kan je de grootste winst boeken.
Maak een lijst van terugkerende taken. Denk aan offertes maken, vergaderingen samenvatten of klantinformatie opzoeken. Vraag jezelf vervolgens af:

• Kost deze taak veel tijd?
• Krijg ik hier weinig energie van?
• Volgt deze taak steeds hetzelfde patroon? 

Is het antwoord op een van deze vragen “ja”? Dan is de kans groot dat AI je hierbij kan helpen.

Niet alles hoeft door AI gedaan te worden. Creatieve keuzes, strategisch denken of gesprekken met klanten blijven mensenwerk. Maar repetitief werk? Daar kan AI juist veel tijd besparen.

In veel bedrijven gebruikt iedereen AI op zijn eigen manier. De één experimenteert volop met ChatGPT, terwijl een collega het liever helemaal vermijdt. Niet omdat ze niet willen, maar omdat ze niet goed weten wat wel en niet mag.

“Een duidelijk standpunt is altijd beter dan stilzwijgende aannames.”

Tijdens haar keynote vergelijkt Sophie Soete dat met een groep kleuters op een speelplein. Zonder omheining blijven ze dicht bij de juf staan. Zet je een hek rond het plein, dan durven ze de ruimte te verkennen. Niet omdat ze meer vrijheid hebben, maar omdat duidelijk is waar de grenzen liggen.

Dat werkt in een bedrijf net zo. Medewerkers hebben geen behoefte aan een dik AI-handboek, maar wel aan duidelijke spelregels. Welke tools gebruiken jullie? Welke bedrijfsinformatie mag je delen? Is er ruimte om te experimenteren? En waar kunnen collega's terecht met vragen?

Door die spelregels helder af te spreken, verdwijnt veel onzekerheid. Medewerkers nemen sneller initiatief, delen hun ervaringen met elkaar en durven AI vaker in hun dagelijkse werk te gebruiken. 

AI lost rommelige processen niet op. Sophie: “AI versterkt wat je als bedrijf al bent.” 

• Staat klantinformatie verspreid over Excel-bestanden, losse notities, mailboxen en verschillende tools? Dan heeft AI moeite om de juiste informatie te vinden en krijg je minder bruikbare resultaten. 
• Werk je juist vanuit een centrale plek waar klantgegevens, offertes, projecten en facturen samenkomen? Dan heeft AI de juiste context om je veel gerichter te ondersteunen.

Breng daarom eerst je belangrijkste processen in kaart. Hoe loopt een klanttraject van eerste contact tot factuur? Kijk daarbij ook kritisch naar waar informatie wordt opgeslagen en of collega's nog op meerdere plekken moeten zoeken.

Door processen te digitaliseren en informatie te centraliseren, leg je de basis voor een slimme inzet van AI. Zo voorkom je dat je alleen maar extra tools toevoegt aan een toch al versnipperde manier van werken.

Maar bij de manier waarop je werkt. Het succes van AI implementeren draait niet direct om de tool die je kiest. Het gaat om hoe je AI inzet binnen je bedrijf. 

Door zelf te experimenteren, te starten bij dagelijkse frustraties, duidelijke kaders te geven en je processen op orde te brengen, maak je van AI een vast onderdeel van je bedrijf. Dus, staat die stoel in jouw bedrijf nog leeg? Wacht dan niet langer en ga er volgende week al op zitten. 

Benieuwd naar alle voorbeelden en inzichten van Sophie Soete? Kijk de volledige keynote terug en ontdek hoe je AI structureel inzet binnen je bedrijf.