LUNAR : « Teamleader Orbit est presque une boule de cristal. »

Qui? Glenn Fellows, directeur associé
Quoi? Imaginer, concevoir et développer des applications SaaS et des plateformes web plus complexes
Travaille avec Teamleader depuis? 2018
Ses plus grands défis? Faire face à la prolifération des flux et des processus, extraire des informations des données pour avoir toujours de l’avance dans notre réflexion.

Lunar existe depuis environ six ans. Lorsque l’entreprise comptait 15 employés, Glenn a remarqué qu’il se heurtait à un plafond. « Les clients étaient de plus en plus nombreux, les projets de plus en plus importants, mais avec nos outils existants, nous étions vraiment à la limite. Nous ne pouvions pas mesurer beaucoup de données. Nous passions à côté de beaucoup de choses. »

« L’outil que nous utilisions était en fait conçu pour travailler avec des indépendants et se limitait à l’enregistrement du temps de travail. Il nous fallait un outil plus complet. Nous avions le sentiment que si nous ne nous structurions pas et ne nous professionnalisions pas rapidement, nous resterions 15 employés toute notre vie. Mon associé et moi-même ne voulions pas de cela. Nous étions ambitieux et voulions grandir plus vite. Mais pour y parvenir, il nous fallait travailler plus vite. »

C’est par l’intermédiaire d’une amie que Glenn a découvert Teamleader Orbit. « Nous parlions boulot et nous étions tous les deux débordés. Mais son « débordée » n’était pas le même que le mien. Elle travaillait d’arrache-pied sur des projets, sur du contenu. Tandis que, de mon côté, j’avais l’impression de passer mon temps à gérer des tâches administratives fastidieuses. Lorsque cette amie m’a dit que, grâce à Teamleader Orbit, elle n’y consacrait pratiquement plus de temps, j’ai eu un déclic. »

« Chez Lunar, nous avions essayé des dizaines d’outils. Mais la plupart des logiciels d’entreprise ne sont pas conçus pour l’industrie créative. Nous ne vendons pas vraiment de produits, nous vendons surtout notre temps. Les logiciels doivent être conçus dans ce sens-là. C’est le cas de Teamleader Orbit, qui est vraiment adapté à notre secteur d’activité. Il me permet de consacrer plus de temps aux ventes et aux nouveaux contrats. De cent tableaux Excel, je suis passé à un seul et unique outil. Du premier devis à la dernière facture, tout est centralisé de A à Z ».

Selon Glenn, Teamleader Orbit a avant tout mis de l’ordre dans le chaos. « Les flux de travail et les processus constituent un défi majeur pour de nombreuses entreprises créatives. Au début, on travaille pour chaque client d’une manière différente. Nous nous sommes retrouvés avec une prolifération d’exceptions. L’un de nos problèmes initiaux, les premières années, était que nous travaillions beaucoup et très dur, mais que, comparativement, nous gagnions très peu d’argent sur certains projets et certains clients. Il s’est alors avéré que nous n’avions pas adapté les prix depuis des années, par exemple pour les profils qui avaient travaillé sur ces clients entre-temps. En multipliant les exceptions et les méthodes de travail, on finit par se tirer une balle dans le pied. »

« Teamleader Orbit a affiné les processus et les flux dans notre façon de travailler : le système permet A, B et C, mais plus X, Y et Z. Les marges d’erreur s’en trouvent réduites. Nous conservons la liberté dont une entreprise créative a besoin, mais nous fixons certaines limites. Nous traçons des lignes. »

« Pour évoluer, nous devons savoir en détail ce que nous faisons. Sur le plan financier, mais aussi sur le plan opérationnel. Que faisons-nous exactement pour chaque client ? Combien de temps consacrons-nous à chaque projet ? Avant, il nous arrivait d’accepter un projet, de le mener tambour battant et, l’avant-dernier jour, de devoir aller voir le client, la queue entre les jambes, pour lui demander poliment s’il pouvait décaler un peu la deadline. Aujourd’hui, nous avons affaire à des clients plus importants, à des budgets plus élevés et à des projets plus longs. Je peux désormais voir d’un seul coup d’œil sur quoi tout le monde travaille, qui a encore du temps devant lui et qui est débordé.

« Teamleader Orbit est presque une boule de cristal. Il me permet d’estimer parfaitement notre capacité. Dès le premier jour, j’ai une idée précise de la possibilité d’atteindre ou non notre objectif dans les délais et le budget impartis. Nous ne sommes plus en retard. Nous ne naviguons plus dans le brouillard. »

« Aujourd’hui, nous utilisons vraiment les rapports du Teamleader Orbit pour nous guider. Sommes-nous toujours dans les temps? Sommes-nous en avance sur les délais? Avons-nous dévié de notre trajectoire et sommes-nous en retard? Les données nous donnent un aperçu au niveau de l’entreprise, à un niveau élevé, mais aussi très granulaire au niveau des projets et même des tâches individuelles ».

Les collaborateurs de Lunar profitent également des avantages de Teamleader Orbit, explique Glenn. « C’est évidemment un outil axé sur les chiffres, avec une masse de données, pleines de zéros et de uns. Mais Teamleader Orbit va plus loin et raconte l’histoire humaine qui se cache derrière tous ces chiffres. Avant, il y avait une sorte d’angle mort. Aujourd’hui, si quelqu’un est plus souvent malade ou si quelqu’un travaille beaucoup d’heures, nous pouvons le savoir immédiatement grâce aux données et aux rapports fournis par Teamleader Orbit. Nous pouvons tirer la sonnette d’alarme beaucoup plus rapidement qu’avant et éviter d’épuiser nos talentueux collaborateurs. »

Nos relations avec nos clients s’améliorent également. Beaucoup d’entreprises affirment qu’elles sont de véritables partenaires pour leurs clients. Pourtant, elles ne sont pas toujours à la hauteur de cette affirmation. Teamleader Orbit nous fournit les informations et les outils nécessaires pour nous permettre d’accompagner réellement nos clients, en toute transparence : "Voilà où nous en sommes. Voilà où vous en êtes. Voilà où en est le projet." À tout moment du voyage, nous sommes un livre ouvert. »