Comment débuter avec la facturation électronique ? Guide pratique pour les entrepreneurs

Vous recherchez un plan d’action concret pour passer à la facturation électronique ? Nous comprenons parfaitement ce besoin. Vous trouverez ci-dessous un guide clair : du choix du bon logiciel jusqu’à l’enregistrement sur Peppol. Vous travaillez déjà avec un comptable ou utilisez un logiciel de facturation ? Aucun souci, cela a également été pris en compte. Votre transition vers la facturation électronique deviendra ainsi un jeu d’enfant.

Guide pratique pour la facturation électronique :

Avant de franchir de nouvelles étapes, il est essentiel d’examiner attentivement votre propre processus de facturation. Parmi les situations suivantes, laquelle correspond à votre cas ?

• Vous n’utilisez pas encore de logiciel de facturation ?
  Il est alors temps de franchir le pas ! Sans outil de facturation, il vous sera malheureusement impossible de répondre aux exigences légales de la facturation électronique. Les étapes 2 et 3 vous guideront à ce sujet.
• Êtes-vous satisfaits de votre logiciel de facturation actuel ?
  Vérifiez si votre logiciel permet d’émettre, d’envoyer et de recevoir des factures électroniques. Dans cette liste des solutions logicielles éditée par les autorités, vous pouvez vérifier la conformité de votre logiciel. Si tel est le cas, parfait ! Vous pouvez commencer à émettre des factures électroniques immédiatement. Dans le cas contraire, il conviendra d’opter pour un logiciel répondant aux critères requis.
• Vous utilisez un logiciel de facturation, mais il ne vous satisfait pas ?
  Si votre solution actuelle ne répond pas à vos besoins présents ou futurs, le moment est idéal pour changer. L’obligation de la facturation électronique constitue une excellente opportunité pour adopter un nouvel outil plus performant.

Le passage à la facturation électronique est le moment idéal pour évaluer de manière critique vos logiciels d’entreprise actuels. Avez-vous déjà envisagé d’autres solutions ou ressenti le besoin de fonctionnalités supplémentaires ? C’est le moment opportun pour prendre une décision.

Dressez donc la liste de toutes les opportunités et points d’amélioration de votre situation actuelle. Posez-vous notamment les questions suivantes :

• Comment se déroule mon processus de facturation ?
• Combien de temps cette méthode me prend-elle ?
• Que souhaiterais-je modifier dans mon processus de facturation ?
• Combien de factures sont envoyées chaque mois ?

Élaborez une liste claire de vos besoins et attentes afin de cibler plus facilement un logiciel adapté. Le passage à la facturation électronique ne constitue pas uniquement une obligation ; il présente aussi de nombreux avantages :

Maintenant que vous avez défini vos besoins, il est temps de rechercher un logiciel de facturation électronique performant qui fera évoluer votre entreprise. Il est essentiel de sélectionner une solution permettant d’émettre, de recevoir et de traiter des factures électroniques. Si ce n’est pas le cas :

• Vous risquez une amende. À partir du 1er janvier 2026, seule la facture électronique sera considérée comme valide pour les transactions B2B en Belgique. L’absence d’envoi d’une facture conforme peut entraîner une amende pouvant atteindre 5 000 € par facture. Ce n’est pas négligeable.
• Votre client peut perdre le droit à la déduction de la TVA sur cette facture, assorti d’une sanction supplémentaire.

À quoi faut-il être attentifs lors du choix d’un logiciel de facturation électronique ?

Vérifiez que le logiciel est adapté à la facturation électronique.
Heureusement, c’est très simple : les autorités belges ont dressé un inventaire des solutions logicielles adaptées à la facturation électronique. Cette liste précise si le logiciel permet d’émettre, de recevoir et de traiter des factures électroniques. Retrouvez cette liste des logiciels de facturation électronique agréés.

Vous y verrez également si le logiciel, tel que Teamleader, applique une stratégie « Peppol-first ». 

1. Contrôlez la convivialité du logiciel.
   Un bon outil doit simplifier votre travail, et non le compliquer. Portez donc une attention particulière à l’expérience utilisateur :
   1. Le logiciel est-il intuitif ?
   2. Dispose-t-il d’un tableau de bord clair permettant d’avoir une vue d’ensemble de votre activité ?
   3. Pouvez-vous commencer rapidement, sans formation complexe ?
2. Privilégiez un outil reconnu pour sa simplicité d’utilisation, tel que Teamleader.
3. Vérifiez si le logiciel est évolutif.
   Le logiciel peut-il accompagner la croissance de votre entreprise ? Pensez par exemple à la possibilité de lier d’autres outils ou à la génération de rapports pour un meilleur aperçu de vos statistiques. Ainsi, votre investissement restera pertinent à long terme.
4. Examinez les autres fonctionnalités intelligentes.
   De nombreux logiciels de facturation offrent bien plus que la simple gestion des factures. Avec Teamleader, vous pouvez également gérer votre CRM, vos devis et vos projets depuis une seule plateforme. Plus d’efficacité, moins de complications.

Vous réalisez encore vos factures « à l’ancienne » avec Word ou Excel ? Il est désormais indispensable d’utiliser un outil de facturation : sans solution adaptée, il sera impossible d’envoyer des factures électroniques via Peppol.

Vous seriez peut-être tentés de laisser le choix du logiciel à votre comptable. Solliciter son avis reste bien sûr pertinent. Néanmoins, n’oubliez pas de procéder à votre propre évaluation.

En effet : l’outil choisi par votre comptable est-il véritablement le plus avantageux pour votre activité ? Si les factures entrantes sont directement transmises à votre comptable, vous ne profiterez pas des fonctionnalités liées, par exemple, au budget ou à la trésorerie. Si vous investissez déjà dans un logiciel, il serait dommage de passer à côté de ces atouts.

Dès lors :

1. Sélectionnez d’abord les solutions logicielles les plus bénéfiques pour votre entreprise.
2. Consultez ensuite votre comptable ou expert-comptable afin de vérifier la compatibilité avec sa manière de travailler.

Un logiciel tel que Teamleader s’intègre facilement à votre solution comptable ou à celle de votre comptable. Ainsi, vous tirez pleinement parti de votre logiciel tout en satisfaisant votre expert-comptable.

💡 Vérifiez ici si Teamleader propose également une intégration à votre logiciel comptable.

Choisir un logiciel de facturation électronique si vous utilisez déjà un logiciel de facturation

Si votre outil actuel vous convient, vérifiez qu’il soit bien compatible avec la facturation électronique. La liste des logiciels de facturation électronique agréés publiée par les autorités vous permet de le vérifier.

Heb je de keuze voor nieuwe software gemaakt? Dan is het tijd om dit te implementeren. Hoe je dit doet, verschilt natuurlijk per tool. Maar deze stappen gelden voor iedere tool:

• Registreer je zaak op Peppol
  Je registreert je bedrijf op Peppol aan de hand van je KBO-nummer. Daarbij geef je aan of je facturen zowel wilt verzenden als ontvangen, of enkel wilt verzenden.
  
  De tool verifieert de identiteit van de gebruiker. Dit voorkomt foutieve of frauduleuze registraties.
  
• Klaar! Ja, zo makkelijk kan het zijn.
  
  • Optioneel: pas de opmaak van je facturen aan
    Bij een e-invoice wordt vaak ook een pdf meegestuurd. Zo kan je toch een factuur versturen met je eigen logo, kleuren en lettertype. Dat oogt herkenbaar en vertrouwd.

💡 Wil je zelf alvast checken of je klanten aangesloten zijn op Peppol? Dat kan met deze tool. Is je klant niet aangesloten op Peppol? Je kan dan ervoor kiezen om een clausule te vermelden op je factuur waarbij je de klant wijst op de e-facturatie verplichting. Als je klant hier niet aan voldoet, kan de fiscus dit beboeten.

Makkelijker kan het niet: met Teamleader registreer je je met drie klikken op Peppol. Klik-klik-klik, klaar. Dan kan jij weer door met het échte werk.

Nog geen nieuwe tool gekozen? Wacht niet te lang … Voor je het weet staat het nieuwe jaar voor de deur en moet je al direct e-invoices versturen. Gelukkig helpt de overheid je een handje: tot 2028 zijn de investeringskosten voor nieuwe facturatiesoftware 120% fiscaal aftrekbaar. Da’s weer mooi nieuws. 

Met Teamleader:

• Registreer je jouw zaak in slechts drie klikken op Peppol;
• Verstuur je moeiteloos e-invoices, inclusief een pdf met je eigen logo, kleuren en lettertype;
• Ontvang je en verwerk je e-invoices, voor een beter zicht op je cashflow.