Comment réduire l’absentéisme et motiver votre équipe 

L’absentéisme, plus rarement appelé « non-présentation au travail », désigne toutes les formes d’absence d’un employé sur son lieu de travail. Que ce soit pour cause de maladie ou pour d’autres raisons : le travail reste en suspens, ce qui augmente la pression sur le reste de l’équipe. Et cela a des conséquences. Les projets prennent du retard et les délais sont reportés. Les répercussions sont conséquentes, surtout dans les petites équipes : un seul collègue malade peut déjà considérablement perturber la planification.

En plus du temps et de l’argent, l’absentéisme coûte également de la confiance. En effet, les collègues prennent en charge des tâches supplémentaires et deviennent plus rapidement stressés. C’est une situation qui vous parle ? Vous n’êtes pas seuls ; selon le baromètre PME, 17 % des entrepreneurs perdent même le sommeil à cause de problèmes liés au personnel. Il est temps d’y remédier.

Souvent, l’absentéisme pour cause de maladie est plus grave qu’une simple grippe. Quels sont les principaux facteurs responsables ?

• Charge de travail excessive
• Attentes peu claires
• Déséquilibre entre vie professionnelle et vie privée

Lorsque les délais s’accumulent sans communication claire, la frustration s’installe. Et les employés qui sont structurellement surchargés finissent par se mettre en congé maladie.

Vous ne pourrez jamais complètement prévenir l’absentéisme, mais vous pouvez le réduire considérablement. Avec ces cinq conseils, vous travaillez à réduire le stress, augmenter le plaisir au travail et créer une équipe plus soudée.

La charge de travail est souvent un problème insidieux : les employés s’obstinent jusqu’à l’épuisement. En abordant régulièrement le sujet, vous évitez d’en arriver là. Planifiez, par exemple, de courts points de contrôle, ou des réunions d’équipe au cours desquelles vous demandez spécifiquement comment chacun se sent. Non pas dans l’idée de contrôler votre équipe, mais pour manifester un intérêt sincère : « Comment gérez-vous votre charge de travail ? Qu’est-ce qui pourrait être amélioré ? »

Ainsi, vous découvrez plus rapidement les points de blocage et montrez que vous écoutez vraiment. Le seuil pour discuter des problèmes liés à la charge de travail est ainsi plus bas, ce qui vous permet d’intervenir plus tôt.

Il peut arriver à chacun d’avoir un rendez-vous privé, un enfant malade ou simplement besoin de repos. Si vous donnez à vos employés l’espace nécessaire pour mieux concilier travail et vie privée, ils seront sensiblement moins stressés.

Par exemple :

• Des heures de début et de fin flexibles
• La possibilité de télétravailler
• Alléger temporairement la charge de travail pendant les périodes chargées sur le plan privé

Même si toutes les fonctions ne peuvent pas être entièrement flexibles : même de petits ajustements peuvent faire la différence. Votre équipe aura ainsi le sentiment que leur situation est prise en compte.

Une planification réaliste apporte de la tranquillité. Assurez-vous que chacun sait ce qu’on attend de lui, quand une chose doit être terminée et qui en est responsable.

Utilisez un bon logiciel de planification, comme Teamleader Focus, dans lequel les tâches, les délais et les priorités sont clairement organisés. Cela facilite le suivi pour vérifier si la charge de travail est répartie équitablement ou si quelqu’un reçoit structurellement trop de travail. Intervenir à temps devient ainsi beaucoup plus facile.

Teamleader Focus offre à Niek van Erk, co-dirigeant d’Energy-Check, une vision réaliste de la charge de travail :

💡Pssst … Envie d’en savoir plus sur l’influence de la répartition des tâches et de la planification sur votre gestion de projet ? Alors, lisez notre article « Gestion de projet : ces 5 étapes à suivre ».

Rien n’est plus démotivant que de devoir constamment effectuer les mêmes tâches manuelles pour gérer votre administratif. Cela coûte de l’énergie, apporte peu de satisfaction et augmente le risque d’erreurs. Investissez donc dans un logiciel qui améliore ces processus ; un logiciel qui vous permettrait de :

• Envoyer automatiquement des relances de paiement
• Lier la planification de projet à l’enregistrement du temps
• Facturer à partir de feuilles de temps

Ainsi, vous économisez rapidement beaucoup de temps, que vous pourrez consacrer à votre cœur de métier. Votre charge de travail s’en trouvera considérablement réduite.

💡 Lisez également notre article sur la gestion du travailpour améliorer vos processus de travail.

Cela semble aller de soi, mais on l’oublie pourtant vite : un simple mot de remerciement pour l’investissement de vos collaborateurs. Les employés qui se sentent appréciés sont moins susceptibles de devenir frustrés et sont plus investis dans l’entreprise. Célébrez les objectifs atteints, faites un compliment (sincère) après une période chargée et organisez des journées de team building. Ainsi, vous travaillez à une atmosphère de travail positive dans laquelle les membres de l’équipe restent motivés.

Et donc plus de contrôle sur l’absentéisme. Avec un logiciel de planification intelligent, vous obtenez une meilleure visibilité de la charge de travail et pouvez ajuster plus rapidement si nécessaire. Avec Teamleader Focus :

• Vous planifiez votre équipe de manière optimale. Voyez immédiatement qui est disponible, utilisez les heures non utilisées et obtenez un aperçu en temps réel de la charge de travail de votre équipe. Ainsi, vous maintenez un équilibre sain et réduisez l’absentéisme au minimum.
• Vous restez flexible même face aux circonstances imprévues. Visualisez immédiatement les capacités disponibles et déplacez facilement les tâches grâce à la fonction de glisser-déposer. Vous prévenez ainsi le stress et la surcharge de travail au sein de votre équipe, même si les plans changent soudainement.
• Vous planifiez vos projets facilement, longtemps à l’avance. Intégrez d’ores et déjà les futurs projets au planning des bons collaborateurs. Visualisez immédiatement si vous disposez encore de la capacité ou si vous devez faire appel à de l’aide supplémentaire. Fini, les approximations !

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