Comment créer gratuitement une facture en ligne

Pour optimiser la création de vos factures, il est recommandé d’utiliser un outil de facturation fiable. Cela renforce le professionnalisme de votre entreprise et vous assure de ne négliger aucun élément obligatoire. Toutefois, si vous souhaitez limiter vos dépenses ou si vous n’avez qu’une ou deux factures à émettre, des solutions gratuites existent pour créer une facture en ligne gratuite. Nous vous présentons ici les trois meilleurs outils gratuits sélectionnés pour vous.

Avec Teamleader, vous démarrez sur de bonnes bases. En quelques clics seulement, vous créez une facture professionnelle intégrant votre logo, vos couleurs et votre police d’écriture. Grâce à InvoiceCloud, vos clients peuvent régler leurs factures en ligne, rapidement et simplement.

Entrons directement dans le vif du sujet. Voici les trois meilleurs outils gratuits avec lesquels vous pouvez créer une facture en ligne gratuite :

Vixum est un outil en ligne vous permettant de créer gratuitement et rapidement une facture en ligne gratuite. Il n’est pas nécessaire de créer un compte. Il suffit de renseigner vos coordonnées, celles de votre client, les données de la facture et d’ajouter votre logo dans le modèle proposé.

Si vous devez envoyer plusieurs factures, il peut être plus pratique de créer un compte. Depuis votre espace personnel, vous pouvez générer et envoyer facilement vos factures à vos clients.

Vixum n’est pas un CRM et ne conserve donc pas les données de vos clients. Nous vous recommandons donc de toujours vérifier soigneusement les informations avant l’envoi !

Vous n’auriez peut-être pas spontanément pensé à Canva pour vos factures. Pourtant, Canva est utilisé pour bien plus que les réseaux sociaux : curriculum vitae, contrats et factures y sont également conçus.

Canva propose une vaste bibliothèque de modèles de factures. À la différence de Vixum, vous avez une grande liberté pour personnaliser la mise en page de votre facture.

Cependant, cette flexibilité peut rendre l’adaptation du modèle plus complexe. De plus, comme les utilisateurs peuvent importer leurs propres modèles, le risque existe que certaines données obligatoires ne soient pas incluses. Nous vous conseillons donc de toujours vérifier que toutes les mentions légales figurent sur la facture.

Vous souhaitez une facture à l’aspect moderne et dynamique ? Avec Adobe Express, vous disposez d’un large choix de designs percutants, entièrement personnalisables selon vos préférences.

Comme pour Canva, les utilisateurs peuvent créer et partager leurs propres modèles. Vous trouverez donc forcément un modèle adapté à votre image. L’inconvénient ? Il n’est pas garanti que toutes les factures générées respectent les obligations légales. Il est donc prudent de ne pas se fier aveuglément aux modèles proposés et de toujours vérifier leur conformité.

Avec l’outil de facturation Teamleader, vous pouvez vous dispenser de toutes ces vérifications manuelles. Toutes les factures émises via Teamleader sont conformes aux exigences légales en vigueur. Teamleader n’est pas uniquement un outil de facturation : il regroupe également le CRM, les devis et la gestion de projets. Grâce à plus de 230 intégrations, vous connectez vos outils favoris et travaillez à partir d’une seule interface centralisée.

Avec Teamleader :

• Il vous suffit de sélectionner le bon client pour la facture, toutes les informations sont alors renseignées automatiquement. Fini, le travail répétitif !
• Vous gardez une vue d’ensemble sur vos factures et leur statut de paiement, où que vous soyez.
• Vous automatisez l’envoi des rappels de paiement. Plutôt que de devoir rédiger un e-mail délicat ou de passer un appel, profitez-en pour vous accorder une pause-café !
• Vous êtes déjà prêts pour la nouvelle législation sur la facturation électronique prévue en 2026.

Pssst… Il est également possible d’essayer gratuitement Teamleader ! Testez-le pendant 14 jours sans engagement et découvrez la simplicité d’envoi et de suivi des factures que cet outil offre !

Une facture doit obligatoirement comporter les éléments suivants :

1. Vos coordonnées d’entreprise.
   Nom et adresse de votre société, numéro de TVA et numéro d’entreprise.
2. Les informations relatives à votre client.
   Nom et adresse du client.
3. Date de la facture, numéro séquentiel et date de livraison.
4. Description des services et/ou marchandises fournis.
   Biens : description et quantités.
   Services : taux horaire et nombre d’heures effectuées.
5. TVA.
   Montant hors TVA, taux de TVA et montant de la TVA.
6. Montant total.
7. Pied de facture.
   Incluant le délai de paiement et les coordonnées bancaires.

Si vous utilisez l’un des outils gratuits pour créer vos factures, nous vous recommandons de garder cette liste à portée de main pour garantir leur conformité.

Comme vous pouvez le constater, il existe de nombreux outils pour créer une facture en ligne gratuite. Il est également possible de créer une facture dans Excel ou Word. Mais dans quels cas les entrepreneurs optent-ils pour un outil gratuit, et quand privilégier un programme de facturation payant ?

En tant qu’entrepreneur, vous pouvez parfaitement choisir un programme de facturation gratuit si :

• Vous émettez peu de factures par mois.
  Il est plus facile de garder une vue d’ensemble si vous envoyez seulement trois factures par mois. Mais si ce nombre atteint sept, huit ou davantage, la gestion manuelle devient rapidement complexe. Par exemple, vous demandez-vous parfois si un client a déjà payé ?
• Votre offre de produits ou de services est limitée.
  Un programme gratuit propose peu voire ne propose pas d’options pour enregistrer vos produits et/ou services. Vous devez donc les saisir manuellement à chaque fois. Si votre offre est conséquente, la création de factures avec un outil gratuit deviendra vite chronophage.
• Vous effectuez peu de modifications par facture.
  Vos factures se ressemblent-elles toutes ? Si les différences en matière d’offre, de taux de TVA ou de remise sont minimes, alors un outil gratuit peut parfaitement convenir.

Si vous pouvez cocher ces trois critères, rien ne s’oppose à l’utilisation d’un outil permettant de créer une facture en ligne gratuite.

Attention : les fichiers PDF générés par ces outils gratuits ne répondent pas aux exigences de la facturation électronique. Celle-ci sera obligatoire à partir de 2026 pour toutes les transactions B2G et B2B en Belgique, et deviendra la norme dans l’UE dès 2028.

La plupart des entrepreneurs se tournent vers un outil payant comme Teamleader, qui leur permet de :

✓ Conserver un aperçu clair de toutes les factures envoyées et de leur statut.
✓ Enregistrer votre catalogue de produits et services pour les ajouter facilement à vos factures.
✓ Garantir la conformité à la nouvelle législation sur la facturation électronique, aujourd’hui comme demain.
✓ Réduire les risques d’erreur grâce à la diversité des modèles et au traitement automatisé des factures électroniques.