Voor we dieper ingaan op de definitie van projectbeheer, gaan we na wat een project precies is. Een project is een tijdelijke activiteit die bestaat uit een reeks taken met één einddoel. De uitvoering van die taken wordt bepaald door de tijd, de mensen en de middelen die je voorhanden hebt.
Eenvoudig gezegd is projectbeheer een aanpak die ervoor zorgt dateen project vlot verloopt en op een succesvolle manier wordt gerealiseerd, binnen de tijd en het budget die voorzien waren. . Projectmanagement betekent dus: projecten tot een goed einde brengen met behulp van een goede planning én een professionele uitvoering.
Projecten managen is absoluut niet eenvoudig. Je resources plannen, deadlines halen, de workload van je team in balans houden…. En ondertussen moet je projecten ook nog eens op tijd en binnen het budget moet opleveren.
Succesvolle projecten realiseren is behoorlijk tijds- en arbeidsintensief. Waarom zou je het dus nog moeilijker maken met complexe projectmanagementsoftware? Het projectbeheer van Teamleader Focus is ontwikkeld - voor elk type project. Met onze projectplanner haal je het maximum uit je projecten en mis je nooit meer een deadline.
Twijfel je nog of het gebruik van een tool iets voor jouw bedrijf is? Om je verder te informeren hebben we hieronder enkele voordelen voor je op een rijtje gezet die mogelijk aansluiten bij jouw prioriteiten als het aankomt op een degelijke tool.
Deel je project op in verschillende milestones en taken. Wijs ze vervolgens toe aan verschillende medewerkers en ontvang meldingen zodra taken voltooid zijn - ideaal voor drukbezette projectmanagers. Sla projecten op als template als je ze makkelijk wil hergebruiken.
Registreer de tijd die je aan taken en afspraken spendeert en hou projecten rendabel. Stel verschillende uurtarieven in binnen één project en creëer rapporten van het reeds voltooide werk. Factureren doe je op basis van je timetracking of een vaste prijs.
Je projectlijst vertelt je welke projecten onder controle zijn en welke extra aandacht nodig hebben. Teamleader Focus biedt op ieder moment helder inzicht in de prestatie van het team en laat je tot in detail zien of je nog binnen de tijd en het budget zit.
De 5 beste project management tools
Op zoek naar een goede project management tool? Dit zijn de vijf vaakst gebruikte apps voor projectopvolging.
1. Teamleader Focus is all-in-one software waarmee je verschillende projecten gelijktijdig opvolgt. Met deze project management tool kan je bovendien offertes opmaken, tijd registreren, projectbudgetten opvolgen, factureren en diepgaande analyses maken. Projectmanagers gebruiken Teamleader Focus niet alleen om hun projecten te beheren, maar om hun volledige workflow te stroomlijnen.
2. Trello visualiseert de activiteiten van je team en de voortgang van je projecten aan de hand van Kanban-borden. To-dolijsten en gesprekken maak je aan in de vorm van kaarten die je kan verplaatsen op het bord. De software beschikt ook over verschillende Power-ups of integraties met andere platforms
3. Asana is een projectmanagementoplossing waarmee je taken en projecten beheert, gesprekken voert en ideeën deelt met je collega’s. Met de software creëer je makkelijk prioriteiten en verantwoordelijkheden binnen teams. Je kan de voortgang van je projecten ook volgen in realtime en ontvangt automatisch meldingen van belangrijke projectupdates.
4. Basecamp is project management software die online samenwerken makkelijker maakt. Teamleden kunnen bijvoorbeeld berichten voor elkaar achterlaten en je ziet snel wie verantwoordelijk is voor welke taken. De tool is minder geschikt om meerdere projecten tegelijk op te volgen. Je kan ook geen milestones en prioriteiten instellen of taken toekennen aan meerdere gebruikers.
5. JIRA is een projectmanagement-tool die ooit ontworpen werd als een bug- en problementracker. Vandaag wordt de tool vooral gebruikt door agile teams voor softwareprojecten. Met deze software kan je onder meer scrumborden maken, prioriteiten stellen en met meerdere mensen tegelijk aan een project werken.
Met projectmanagementsoftware kan je:
Plannen
Deze functionaliteit vormt de basis van je projectmanagementsoftware. Een goede tool helpt je verschillende taken en deadlines op te volgen. Een gedeelde agenda voor je hele team, waarbij automatisch een melding wordt verstuurd wanneer er een deadlines nadert, is een grote troef.,
Taakbeheer
Een efficiënte task manager helpt je om projecten te verdelen in mijlpalen en taken en ze vervolgens te koppelen aan deadlines en budgetten. Afhankelijk van de tool wordt ook een "kritisch pad"uitgestippeld, dat aangeeft in welke volgorde de taken moeten worden uitgevoerd om het project optimaal te laten verlopen.
Samenwerking en communicatie
Snelle en efficiënte samenwerking is de sleutel tot het succes van je project. Door alle projectgegevens te verzamelen en ze makkelijk toegankelijk te maken, zorgt een projectmanagementtool voor volledige transparantie binnen je team en met je klanten. Doordat hen de voortgang van het project te laten volgen, bespaar je ook tijd op eventuele vergaderingen.
Rapportage & analyses
Analyserapporten en statistieken geven je inzicht in je projecten.at werkt en wat kan beter? Waarom werd het budget overschreden en waarom was het project niet op tijd klaar was? Nuttige informatie waaruit je lessen trekt voor de toekomst.
Beheer je resources en je budget
Project management software geeft je een overzicht over je planning en je resources. Zo blijf je makkelijker binnen budget, vermijd je dubbele boekingen en onnodige uitgaven en kom je nooit handen tekort.
Timesheets
Tijdregistratie toont je welke taken het meeste tijd kosten.. Zo maak je betere inschattingen voor toekomstige projecten. Met sommige tools kan jek verschillende uurtarieven instellen of automatisch factureerbare uren aan uw declaratie toevoegen. Zo verlies je geen tijd met tijdregistratie.
Op kantoor of onderweg
Een mobiele toepassing, vaak een lichtere versie van de projectbeheertool die je op kantoor gebruikt, geeftje op elk moment toegang tot het project, ook onderweg. Meestal kan je met zo’n mobiele app ook taken beheren, facturen maken en opvolgen en informatie doorgeven aan je team kunt doorgeven, waar je ook bent.
Integraties
Doormailboxen, persoonlijke agenda's en CRM-applicaties te koppelen aan je project management tool te koppelen, heb je vlot toegang tot al je gegevens. Het zorgt bovendien voor meer transparantie in uw team.
Ieder bedrijf werkt op zijn manier. Daarom is het belangrijk om een tool te kiezen die bij je past en waarmee je makkelijk aan de slag kan. Om je te helpen bij die keuze, kan je gebruikmaken van deze checklist.
