Waarom e-facturatie niet bij je boekhouder hoort

E-facturatie ingewikkeld? Welnee. Voor zelfstandigen en kmo’s is e-facturatie (of: e-invoicing) heel eenvoudig. De grotere bedrijven hebben misschien wat meer om rekening mee te houden. Houd je als zelfstandige of kmo graag zelf de touwtjes in handen? Dan kan je het beste de elektronische facturen rechtstreeks in je eigen software ontvangen. Je laat je post toch ook niet bij je boekhouder bezorgen? Lees waarom e-facturatie niet bij je boekhouder hoort.

E-facturatie is veel meer dan een digitale factuur verzenden via mail. Het draait om elektronische facturen in een gestandaardiseerd UBL-formaat, verstuurd via het veilige Peppol-netwerk. Dankzij dit formaat kan de software facturen automatisch inlezen en verwerken. De computers praten als het ware met elkaar! Dat betekent minder administratief werk, een lagere kans op fouten én meer tijd voor het echte werk.

Vanaf 2026 wordt e-facturatie verplicht voor al je b2b-transacties. Veel ondernemers denken: “Dan stuur ik mijn facturen toch gewoon naar mijn boekhouder?” Maar daarmee mis je de grip op je dagelijkse financiën én verspeel je de voordelen van e-facturatie. Dankzij e-facturatie:

• Zie je welke facturen nog openstaan.
  Zo houd je zelf zicht op inkomende facturen en bepaal je de volgorde van goedkeuring.
• Ben je niet afhankelijk van je boekhouder.
  Waardoor je sneller reageert op vragen of onduidelijkheden van leveranciers.
• Kan je je cashflow van minuut tot minuut checken.
  Dat betekent dat je precies weet welke uitgaven eraan komen, zonder vertraging.

Door zelf e-facturen te ontvangen, heb je direct overzicht én bepaal je wat er wanneer gebeurt. Gaan de e-facturen naar je boekhouder? Dan ben je voor deze zaken afhankelijk van de reactietijd van je boekhouder.

Het is eenvoudig: je ontvangt e-facturen in je eigen software, accepteert of weigert ze en stuurt ze daarna door naar je boekhouder. Daardoor:

• Heb je direct inzicht in welke facturen binnenkomen en betaald moeten worden.
• Weiger je facturen zonder vertraging en voorkom je een overschrijding van de protesttermijn.
• Plan je betalingen slimmer, omdat je real-time inzicht hebt.
• Vermijd je fouten, dubbele invoer of vergeten facturen.

Zo houd je leveranciers tevreden en vermijd je onnodige stress.

Ga voor software die e-invoicing ondersteunt en compatibel is met Peppol, zodat je e-facturen kan versturen en ontvangen.

De juiste software registreert je onderneming op het Peppol-netwerk in slechts drie klikken. Zo weten leveranciers je te vinden.

Of je nu alleen werkt of met een team: je beslist zelf welke facturen kloppen en welke niet. Nog voor ze in de boekhouding terechtkomen.

Je boekhouder krijgt eenvoudig toegang tot je e-facturen en blijft zo op de hoogte. Maar jij bepaalt wat er met je facturen gebeurt.

Zodra je alles op één plek hebt, ben je minder tijd kwijt aan facturatie, reageer je vlotter op vragen en wordt plannen kinderspel.

Vooral: heel veel rust. Want: je hoeft minder heen-en-weer te mailen met je boekhouder, je krijgt meer grip op je uitgaven en je wordt sneller betaald. En omdat je alles in real-time volgt, zijn er geen verrassingen bij de kwartaalafsluiting. Meer gedaan met minder gedoe! Maar daarvoor heb je wél de juiste tool nodig.

Met Teamleader hou je de controle in eigen handen:

• Verbeter je financiële inzicht en cashflow. Je beslist waar facturen terechtkomen en hoe snel ze worden goedgekeurd.
• Plaats minder financiële taken bij je boekhouder en werk zelf efficiënter. Zo vermijd je onnodige vertragingen en heb je altijd zelf de touwtjes in handen.
• Vermijd fouten en elimineer dubbel werk. Alles zit op één plek. Je hoeft dus niets meer te kopiëren, door te sturen of in twee systemen in te voeren.