Digly: “De afspraakplanner van Teamleader bespaart me 15 minuten heen-en-weer mailen per afspraak.”

Wie? Bert Callens, oprichter bij Digly.

Wat? Digitale transformatie voor accountants.

Teamleader klant sinds? 2021.

Grootste uitdagingen? Efficiënt plannen van een groeiend aantal online vergaderingen.

De uitdaging

Digly helpt accountants met hun digitale transformatie naar het accountantskantoor van de toekomst. "Van accountants voor accountants" is één van hun belangrijkste slogans. Ze focussen op de volledige digitalisatie van het kantoor en kunnen bogen op meer dan 10 jaar ervaring.

De accountancywereld is niet meer het stoffige boekhoudkantoor dat facturen en bonnetjes in schoenendozen verwerkt. Daarom bestaat Digly: Het consultancybedrijf uit Herentals bereidt accountants voor op de toekomst. "Ik hou van efficiëntie," zegt zaakvoerder Bert, "en ik neem dit ter harte in alles wat ik doe. Met Digly, maar ook bij het gebruik van Teamleader en de mogelijkheden voor planning."

Digitalisering is al enkele jaren de norm. Vooral sinds Covid hebben de klanten van Bert een groot deel van hun dagelijkse werkzaamheden online uitgevoerd.

"Het aantal online vergaderingen groeide al, maar alles explodeerde na Covid. En al deze vergaderingen moeten gepland worden. Het werd al snel duidelijk voor mij: we hebben een vorm van planning software nodig."

Bert gebruikt een persoonlijke agenda, een professionele agenda en een Teamleader-agenda. "Drie eigen agenda's én de agenda van de klant die moeten matchen voor elke afspraak... Het maakte het plannen alleen maar complexer. En complexiteit is precies waar we onze klanten van willen verlossen met Digly."

Hoe heeft Digly hun processen verbeterd?

Handmatige processen in een bedrijf dat digitale efficiëntie promoot? Dat kan niet. Bert moest het voorbeeld geven.

"Ik was me ervan bewust dat er scheduling software bestaat. We gebruikten Calendly voordat we overschakelden naar de geïntegreerde Teamleader-oplossing."

In plaats van meerdere tools te gebruiken die apart verbonden en geconfigureerd moeten worden, maakt Teamleader het mogelijk om de tool stack te verminderen door zowel Calendly als Zapier over te slaan.

Het geïntegreerde planningsproces van Teamleader heeft het extra voordeel dat het intelligent contacten, deals en bedrijven kan creëren als deze nog niet bestaan. Bij elke boeking worden de juiste vragen gesteld en de gegevens worden bijgewerkt in Teamleader.

Het resultaat

  • Een gigantische tijdswinst: Door over te schakelen naar automatische afspraakplanning kon Bert gemiddeld per afspraak 15 minuten minder tijd spenderen aan mails, telefoongesprekken en voicemails(!). Dat is al vlot 2 tot 4 uur per week minder mailen en bellen.
  • Minder onderbrekingen: Bij het werken aan complexe boekhoudkundige processen is het niet productief om constant onderbroken te worden door telefoontjes van leads en klanten. Door de afspraak verzoeken naar de planner te leiden, kan Bert meer gefocust werken met zijn klanten.
  • De no-show rate is verminderd dankzij de extra herinneringen die vanuit de planner kunnen worden verzonden. Voorheen was Bert afhankelijk van de herinneringen die klanten hadden ingesteld in hun kalendersysteem. Als klanten geen afspraakherinneringen aan hun kant instellen of soms zelfs simpelweg geen agenda hebben, worden ze niet herinnerd aan de aanstaande afspraken. Met de planner worden klanten herinnert aan de aanstaande afspraken. De frequentie en inhoud van de herinneringen werden aangepast op maat door Digly.
  • Betere voorbereiding: Zowel de klant als Bert zijn in staat om beter de gesprekken voor te bereiden: Er is een minimum buffer ingesteld om ervoor te zorgen dat er geen afspraken te dicht bij elkaar gepland worden en een minimale verwittiging van 24 uur zorgt ervoor dat er geen last-minute boekingen binnenkomen die voorbereiding vereisen. De juiste informatie wordt voorafgaand aan de afspraak verzonden om ervoor te zorgen dat klanten niet alleen op de afspraak verschijnen, maar ook beter voorbereid komen.
  • Minder fouten: Voordat het planningsysteem werd gebruikt, konden menselijke fouten gemakkelijker in het proces sluipen: Een naam of e-mailadres dat verkeerd gespeld wordt, een afspraak die vergeten is toe te voegen. Integratiefouten (we willen niet dat de klant een "error 404" ziet, toch?) worden ook verminderd omdat het een geïntegreerde oplossing is.

Over Digly

Bert Callens is de oprichter van Digly. Als professioneel consultant helpt hij accountants bij hun digitale transformatie om de accountantskantoren van morgen te worden. Met een carrière van meer dan 10 jaar in de accountancy sector en een sterke interesse in innovatie en technologie, heeft Bert de nodige expertise om zijn klanten effectief te ondersteunen.

  • 15/02/2023
  • Laatst gewijzigd op 06/12/2023

Gerelateerde blogposts