Peppol over de grenzen: wat Belgische bedrijven moeten weten over internationale e-facturatie

Vanaf 1 januari 2026 wordt e-invoicing verplicht voor de meeste Belgische bedrijven. Maar wat betekent dat precies voor internationale e-facturatie? Hoe werkt het met factureren binnen Europa, welke rol speelt het Peppol-netwerk en hoe zit dat met de btw-regels in het buitenland? In deze blogpost beantwoorden we al je belangrijke vragen over internationale e-invoicing.
HQ SEO Blog International e invoicing

E-invoicing kan makkelijk én snel

Geen tijd (of zin) om alles over internationale e-invoicing uit te zoeken? Dat snappen we! Met Teamleader weet je altijd zeker dat je aan de juiste vereisten voldoet. Met drie klikken registreer je je op het Peppol-netwerk en verzend je eenvoudig e-invoices binnen België. Wordt internationale e-facturatie verplicht? Dan stap je daar samen met Teamleader eenvoudig op over. Zelf proberen? Dat kan helemaal gratis.

Wat verandert er vanaf 2026 voor Belgische bedrijven?

Inmiddels zal je het wel gehoord hebben: vanaf 1 januari 2026 is e-facturatie verplicht voor alle b2b-transacties binnen België. Maar daar blijft het niet bij: vanaf 2028 komt hier ook nog eens e-reporting bij. Vanaf 2030 wordt e-facturatie ook verplicht voor alle b2b-transacties binnen de EU. Duizelt het je al? We hebben alles op een rij gezet:

  • 1 januari 2026: verplichting e-facturatie in België
    Goed, dit weet je waarschijnlijk al. Vanaf 1 januari ben je als Belgisch bedrijf verplicht om je zakelijke transacties te factureren met e-invoicing. 
  • In 2028: verplichting e-reporting
    Met near real-time e-reporting worden btw-gegevens vrijwel direct naar de belastingadministratie gestuurd. Vanaf 2028 is dit voor Belgische bedrijven verplicht. De verplichting van e-facturatie in 2026 is hier een voorbereidende stap in. 
  • 1 juli 2030: verplichting e-facturatie en e-reporting in de EU
    Vanaf midden 2030 moeten alle bedrijven in EU over op e-invoicing en e-reporting (voor alle b2b-transacties). Belgische ondernemers zullen hier al goed op voorbereid zijn, gezien de verplichtingen in 2026 en 2028. Hoe dit zich de komende jaren zal ontwikkelen in Nederland, is nog niet duidelijk.

We horen je al zuchten … de zoveelste verplichting. Maar geloof ons: e-invoicing heeft absoluut voordelen. Om te weten hoe dat zit, moeten we je eerst iets uitleggen over Peppol.

Wat is Peppol en waarom is het belangrijk voor internationale handel? 

  • Peppol (Pan-European Public Procurement Online) is een beveiligd Europees netwerk waarmee bedrijven documenten kunnen verzenden en ontvangen. Het wordt vooral gebruikt voor het veilig verzenden en ontvangen van e-facturen.
  • E-facturen zijn facturen in een gestandaardiseerd formaat. België en Nederland hebben gekozen voor UBL-facturen. Deze facturen kunnen door de software van de ontvanger uitgelezen en ingevoerd worden, zonder dat hier handmatig werk voor nodig is.  

E-invoicing met Peppol zorgt ervoor dat facturen op een uniforme manier verstuurd kunnen worden tussen bedrijven en overheden binnen de EU. Dat is belangrijk, omdat vanaf 1 juli 2030 e-facturatie en e-reporting voor b2b-transacties verplicht is in de hele EU.

💡Wil je weten waarom e-invoicing en e-reporting verplicht wordt? Lees dan: ‘Is e-invoicing verplicht? En voor wie is het verplicht?’.

De voordelen van Peppol bij internationale e-facturatie

Facturatieprocessen worden transparanter, fouten verminderen, betaaltermijnen verkorten, en al je aankoopfacturen komen op één vaste plek toe. Dat is pure winst.
Johan Van Steelandt, expert en lesgever in e-facturatie, over e-invoicing

E-invoicing via het Peppol-netwerk heeft meerdere voordelen:

  1. Facturen worden veiliger verzonden
    Een (pdf-)factuur via e-mail kan onderschept of gemanipuleerd worden, met facturatiefraude als gevolg. E-invoicing via het Peppol-netwerk verkleint die kans flink. Het netwerk is veel beter beveiligd en alleen erkende gebruikers kunnen zich registreren. Spookfacturen of nepafzenders maken dus veel minder kans.
  2. Facturen worden sneller verwerkt en betaald
    E-facturen worden automatisch verwerkt in de software van de ontvanger. Geen verloren papieren facturen meer of pdf’s die blijven liggen om ingevoerd te worden. Dat betekent een snellere verwerking en een grotere kans op tijdige betaling.
  3. E-facturatie bespaart veel tijd en vermindert de kans op fouten
    Automatische verwerking via Peppol betekent minder handmatige input, minder fouten en minder administratieve rompslomp. Dat bespaart tijd en geld (hoera!).
  4. Het verkleint de kans op btw-fraude
    E-facturatie maakt near-real time e-reporting mogelijk. Dat betekent dat factuurgegevens gecontroleerd kunnen worden en de kans op btw-fraude verkleint. Dit is vooral voor de overheid een groot voordeel, want btw-fraude wordt nog steeds op grote schaal toegepast. Zo verliest alleen al België jaarlijks ongeveer 11 miljard euro aan btw-inkomsten door btw-fraude.

E-invoicing bij buitenlandse handelspartners: de belangrijkste vragen 

Zit je vol vragen? We beantwoorden de meest gestelde vragen.

Moet ik Peppol gebruiken voor transacties met het buitenland?

Mag, maar hoeft niet. Vanaf 1 juli 2030 is e-facturatie binnen de EU verplicht. Op dit moment is het dus nog niet verplicht voor transacties met het buitenland (maar vanaf 1 januari 2026 wél voor transacties binnen België).

Kán je e-invoicing gebruiken voor je facturen voor een buitenlandse klant? Dan is het wel aan te raden. Door Peppol te gebruiken weet je zeker dat je facturen probleemloos aankomen en voldoen aan internationale normen. Landen als Nederland, Duitsland, Italië, Polen en Frankrijk maken al intensief gebruik van Peppol, dus als je zaken doet in deze markten is aansluiten een slimme zet. Het is dan wel een voorwaarde dat je klant al aangesloten is op Peppol. 

Wat als mijn buitenlandse klant of leverancier geen Peppol gebruikt?

Geen paniek: je kan altijd nog op de “ouderwetse manier” facturen versturen. Gelukkig zullen de komende jaren steeds meer van je klanten zich registreren op het Peppol-netwerk. Tenslotte is het vanaf 1 juli 2030 verplicht voor alle b2b-transacties in de gehele EU. 

Welke standaarden en formaten gelden internationaal?

Binnen de EU zijn er onder andere de volgende formaten e-invoices:

Land

Formaat e-invoice

België/Nederland

UBL 

Duitsland

X-Rechnung

Frankrijk

Factur-X/UBL

Italië 

FatturaPA

Spanje 

Facturae

Finland

Finvoice

Denemarken

OIOUBL

Maar wees niet bang: je hoeft je niet druk te maken om alle verschillende formaten e-facturen. Goede e-invoicing software, zoals Teamleader, zorgt ervoor dat je e-factuur altijd aan de juiste vereisten voldoet. Je hoeft alleen maar aan te geven waar de factuur naartoe moet, en de software doet de rest. Da’s makkelijk. 

Hoe zit het met btw-regels en e-invoicing in andere landen?

Btw-regels verschillen per land, zeker bij grensoverschrijdende handel. Ook met e-invoicing zal je hier goed op moeten letten. Op de website van de Europese Unie kan je de btw-regels en -tarieven per land opzoeken. 

Welke regels gelden voor archivering van internationale e-invoices?

Elk land hanteert eigen regels rond het bewaren van e-facturen. In België moet je je facturen 10 jaar bewaren, zodat ze controleerbaar zijn door de fiscus. De FOD Financiën heeft aangegeven dat dit ook geldt voor elektronische facturen. Maar als je zaken doet met buitenlandse klanten of leveranciers, moet je ook rekening houden met de archiveringsregels in dát land.

Soms is ook e-reporting verplicht, waarbij factuurgegevens automatisch worden doorgestuurd naar de belastingadministratie. Dat heeft gevolgen voor hoe en waar je facturen moet bewaren. Zo kunnen er verschillen zijn in bewaartermijn, toegestane bestandsformaten of vereiste opslaglocaties. Controleer daarom goed welke regels gelden in het land van je handelspartner. Twijfel je? Vraag dan advies aan je boekhouder of accountant.

Peppol in de praktijk: aansluiting en uitwisseling met buitenlandse partijen 

Goed, hoe werkt dat dan precies, factureren via Peppol? Het is eenvoudiger dan je misschien denkt. In grote lijnen zijn er drie stappen: 

  1. Kies de juiste e-invoicing software
    Het begint met e-invoicing software, zoals Teamleader, die bij je bedrijf past en gekoppeld is aan een Peppol Access Point. Een Peppol Access Point kan je zien als een toegangspoort naar het Peppol-netwerk.
  2. Registreer je op het Peppol-netwerk
    Vervolgens registreer je je met deze software op het Peppol-netwerk. Daarna kan je Peppol facturen ontvangen, verzenden en verwerken. 
    Zo makkelijk kan het zijn! Maar let op: je kan Peppol facturen vanaf meerdere punten verzenden, maar slechts op één punt ontvangen. Kies daarom software waarmee je al je inkomende en uitgaande facturen beheert. Dat bespaart je later een hoop gedoe.
  3. Zoek je buitenlandse partners
    Aan de hand van het ondernemingsnummer kan de software nagaan of je klanten (en leveranciers) aangesloten zijn op het Peppol-netwerk. De factuurgegevens worden direct gecontroleerd. Zo weet je zeker dat je facturen voldoen aan de juiste eisen en aankomen bij de juiste partij.

E-invoicing met Teamleader

E-invoicing is niet alleen een Belgische verplichting. Vanaf 2030 moeten alle b2b-transacties in de EU verlopen via e-invoicing. België is daar straks dus goed op voorbereid!

De Belgische overheid is wereldkampioen belastingen heffen. Is e-invoicing dan weer zo een Belgische uitvinding om iets te verdienen aan de ondernemers? Helemaal niet. België zit voor een keer bij de betere leerlingen van de Europese klas.
Pieter De Geyndt, e-invoicing expert Teamleader

Met de e-facturatie software van Teamleader:

  • Voldoe je altijd aan alle e-invoicing vereisten, in België en straks ook over de grens.
  • Registreer je je bedrijf in slechts drie klikken op het Peppol-netwerk. 
  • Verstuur, ontvang en bekijk je eenvoudig je e-facturen.
  • Inkomende facturen worden automatisch verwerkt, zodat je een beter inzicht hebt in je cashflow.

Als je jouw facturatie toch moet digitaliseren, waarom dan ook niet je planning, sales opvolging, offertes en klantenbestand digitaal? Teamleader is méér dan sterke e-invoicing software. Het is je alles-in-één tool voor je crm, facturen, offertes en projecten. Zo run je je hele zaak op één plek. Vermijd repetitief werk, verklein de kans op fouten en houd meer tijd over voor het echte werk. Wil je dat ook proberen? Dat kan helemaal gratis. Zonder te betalen, zonder creditcard.

Probeer nu gratis

Gerelateerde blogposts