Maak je eigenlijk wel winst per project? Doe de check

Stel dat je voor diezelfde opdracht honderden uren hebt gewerkt, extra materialen hebt ingekocht en ondertussen ook nog administratie en overleg deed dat je niet kon doorrekenen. Dan zal die mooie omzet onderaan de streep verdampen. Of erger nog: omslaan in verlies.

Veel ondernemers sturen op omzet, terwijl de echte vraag eigenlijk is: wat is je winst per project?

We beweren niet dat je bankrekening liegt. Maar het vertelt ook niet het hele verhaal. Pas wanneer je weet wat een project je écht kost, zie je welke opdrachten bijdragen aan groei (en welke je stiekem geld kosten). Wij leggen je precies uit hoe je dat aanpakt.  

Grote bedragen op je factuur geven een fijn gevoel. Maar winst per project gaat niet over wat je binnenkrijgt. Het gaat over wat je overhoudt. Daarbij kijk je niet alleen naar materiaal- of inkoopkosten en de uren van je team, maar ook naar minder zichtbare kosten, zoals:

• niet-declarabele uren
• overhead (huur, software, verzekeringen)
• je eigen tijd

Wie dat plaatje compleet heeft, maakt betere keuzes. Want een heldere berekening van je winstmarge laat zien waar je marge gezond is. En minstens zo belangrijk: waar je misschien beter nee tegen kan zeggen.

Je hoeft geen wiskundige te zijn om grip te krijgen op je cijfers. Het helpt wel om twee begrippen uit elkaar te houden: de brutowinst en de nettowinst.

Voor de brutowinstmarge kijk je puur naar de directe kosten die je maakt voor een klus. Denk aan inkoop en de uren van je medewerkers. De formule is simpel:

(Omzet − directe kosten) ÷ Omzet × 100

Direct kosten zijn bijvoorbeeld:

• gewerkte uren (aantal uren  x uurtarief);
• materialen;
• kosten voor externe leveranciers.

Wil je weten wat je écht overhoudt om je bedrijf te runnen? Dan kijk je naar de nettowinstmarge. Hierbij trek je ook de algemene bedrijfskosten af, zoals huur, verzekeringen en je eigen salaris. Gebruik hiervoor deze formule:

(Omzet − totale kosten) ÷ Omzet × 100

Je totale kosten zijn de directe kosten + de overhead. Pas met je nettowinstmarge weet je of een project bijdraagt aan een gezond bedrijf.

Als je deze formules voor winstmarges consequent toepast, kom je nooit meer voor verrassingen te staan.

Een winstberekening werkt pas als je cijfers volledig zijn. Voor elk project wil je minstens dit weten:

• Totale projectomzet
• Gewerkte uren (en tegen welk intern tarief)
• Materiaal- en externe kosten
• Overhead (vast bedrag of percentage)
• Resultaat: winst in euro’s en procenten

Zie je dat overzicht in één oogopslag? Dan kan je bijsturen terwijl het project nog loopt. En dat zorgt ervoor dat jij je winstmarges beter kan bewaken.

Een klassieke fout is het berekenen van je marge op basis van de inkoopprijs, in plaats van de verkoopprijs. 

Stel: je koopt iets in voor € 100 en je wilt 20% marge. Dan is je verkoopprijs niet € 120, maar € 125. Want 20% van € 125 is € 25 winst.

Reken je verkeerd? Dan snijd je jezelf in de vingers en is je winst per project lager dan gedacht.

Dus: wil je een gewenste marge instellen? Doe dit altijd op basis van de verkoopprijs, niet de inkoopprijs.

Wat 'gezond' is, hangt sterk af van je sector. Een freelance copywriter heeft nu eenmaal minder kosten dan een aannemersbedrijf met zware machines en een groot wagenpark.

Toch is er een vuistregel die houvast geeft:

Een nettowinstmarge van 5% tot 10% is gezond voor de meeste kmo's.

Zit je hier structureel onder? Dan werk je waarschijnlijk te hard voor te weinig resultaat. Zit je erboven? Dan heb je ruimte om te investeren of een buffer op te bouwen. Vergelijk je cijfers niet blind met anderen, maar kijk vooral naar de trend binnen je eigen projecten.

Is je marge lager dan gehoopt? Geen paniek. Kleine aanpassingen maken vaak een groot verschil.

1. Durf je prijzen te verhogen
   Veel ondernemers zijn bang klanten te verliezen. Maar vaak zijn klanten bereid te betalen voor kwaliteit en betrouwbaarheid. Een scherpe en professionele offerte maken helpt om die hogere waarde direct uit te stralen.
2. Focus op je beste klanten
   Ken je het Pareto-principe? Vaak komt 80% van je omzet uit 20% van je klanten. Besteed je tijd en energie aan deze groep. Durf afscheid te nemen van klanten die veel tijd kosten maar weinig opleveren.
3. Verbeter je declarabiliteit
   Niet geschreven uren = verloren winst. Zorg er daarom voor dat elk gewerkt uur ook daadwerkelijk op de factuur belandt. Elke vergeten call of meeting knabbelt aan je winstmarge.
4. Investeer in bestaande relaties
   Het behouden van een bestaande klant is veel goedkoper dan het werven van een nieuwe. Tevreden klanten komen terug en zorgen voor een stabiele basis. Dat zie je meteen terug in je winst per project

Je werkt hard, maar zie je dat ook terug op je rekening? Spoor de lekken op en dicht ze:

• Meerwerkregistratie - Factureer je extra uren buiten de offerte consequent door?
• Uurtarief check - Dekken de huidige tarieven de (gestegen) kosten nog wel?
• Inkoopbeheer - Zijn alle externe kosten doorgerekend?
• Scope creep - Heb je taken uitgevoerd die niet in de originele scope zaten?
• Facturatiesnelheid - Factureer je direct na oplevering? Dit heeft enorme impact op je cashflow.

Op elk van deze punten kan winst per project weglekken … en vaak zonder dat je het merkt.

Veel ondernemers beginnen hun administratie in Excel. Dat is logisch en goedkoop. Maar naarmate je groeit, wordt het een valkuil.

Handmatig rekenen is foutgevoelig. Eén verkeerde formule en je hele winstberekening klopt niet meer. Bovendien kijk je in spreadsheets bijna altijd terug in de tijd.

Je wilt tijdens een klus al weten of je nog op koers ligt, niet pas als de eindfactuur verstuurd is. Als je grip op je budget wilt houden, heb je realtime inzicht nodig. Zo stuur je bij voordat je marge verdampt is. Maar met Excel is realtime inzicht in je financiën vaak niet goed haalbaar. 

Klaar met nattevingerwerk? Logisch. Met Teamleader Focus weet je precies hoe de zaak ervoor staat. 

Doordat je tijdregistratie, offertes en facturatie in één software zitten, zie je direct hoe je projecten ervoor staan. Je hoeft geen gegevens meer over te typen of te wachten op een maandrapportage. Dankzij de kant-en-klare rapportages krijg je inzicht in:

• Hoe je team presteert per dag, week of maand
• Welke projecten winstgevend zijn (en welke niet)
• Factureerbare uren versus budgetten
• Cashflow-ontwikkelingen

Start met nieuwe projecten en bewaak elke stap van de weg de winstmarges. Probeer het nu zelf, twee weken lang helemaal gratis.