Factuur berekenen: zo doe je dat stap voor stap

Eerst nog even de basics. Je factuur bestaat uit drie delen: 

1. de factuurkop;
2. de factuurregels;
3. de factuurvoet. 

Elk onderdeel heeft zijn eigen functie. 

In de factuurkop komen alle facturatie- en bedrijfsgegevens: de factuurdatum en leveringsdatum, bedrijfsnaam, btw-nummer of ondernemingsnummer, enzovoorts. Ook de gegevens van je klant en het factuurnummer horen hierbij. Zorg dat je hier ook duidelijk het woord ‘factuur’ vermeldt. Dat verkleint de kans dat je factuur ergens in een papierstapel verdwijnt. Als je nog papieren facturen verstuurt, tenminste.

Een correcte factuur begint bij de factuurkop. De gegevens die erop komen, zijn grotendeels wettelijk bepaald. Check ons overzicht van hoe je een factuur maakt om niks te vergeten.

In de factuurregels vermeld je wat je precies aanrekent. Denk aan:

• de geleverde producten of diensten
• het aantal of de gewerkte uren
• de bijbehorende prijzen

Onderaan in de factuurregels maak je de totaalberekening. Hier vermeld je:

• het totaalbedrag exclusief btw
• het btw-tarief en -bedrag
• het totaalbedrag inclusief btw

In de factuurvoet vind je aanvullende bedrijfs- en betaalgegevens, zoals het bankrekeningnummer, contactgegevens en eventuele betalingsvoorwaarden. Hier kan je ook verwijzen naar je algemene voorwaarden. Zo heeft je klant alle praktische informatie bij de hand om je factuur correct te betalen.

Zodra je bij de factuurregels aankomt, kan je stiekem al je centen beginnen tellen. Maar wees niet overenthousiast: een rekenfout is snel gemaakt. Een foute factuur rechtzetten levert alleen maar extra administratie op. Gelukkig is een factuur berekenen helemaal niet zo ingewikkeld.

In grote lijnen heb je twee rekenmethodes voor je factuur, die je gerust ook kan combineren:

1. Werk je uurtje factuurtje? Dan specificeer je het uurtarief en de tijd die je hebt gespendeerd aan elk onderdeel van een project.
   
2. Breng je goederen en diensten aan de man of werk je met eenheidsprijzen? Dan lijst je de verschillende onderdelen op met hun bijhorende prijs. Het is good practice om dit zo gedetailleerd mogelijk te doen om transparant te zijn.
   
3. Combinatie van beide methodes. Een garagist zal zowel de uren om olie te verversen als de verkoopprijs van die olie aanrekenen.

Een voorbeeld: je rekent 5 uur werk aan € 75 per uur aan en gebruikt voor € 125 aan materialen. Je factuurberekening ziet er dan zo uit: 

Je klant betaalt dus € 605, waarvan € 105 btw. In dit voorbeeld gaan we uit van het standaardtarief van 21%. Afhankelijk van je aanbod kan een ander btw-tarief gelden.

Bereken jij je prijzen exclusief btw? Dan bereken je het totaal inclusief btw door het nettobedrag te vermenigvuldigen met 1,21 (bij 21% btw).

€ 500 × 1,21 = € 605 inclusief btw.

Zijn jouw prijzen juist inclusief btw? Dan deel je het totaalbedrag door 1,21.

€ 605 ÷ 1,21 = € 500 exclusief btw.

Het verschil tussen beide bedragen is de btw: € 105. Bij een btw-tarief van 6% of 12% gebruik je dezelfde berekening, maar dan met 1,06 of 1,12.

Moeite met btw berekenen? In ons artikel ‘btw berekenen in 5 simpele stappen’ leggen we je stap voor stap uit hoe je het juiste btw-tarief toepast op je facturen.

Niet elke factuur volgt dezelfde berekening. Soms gelden er andere regels voor btw, kortingen of extra kosten.

Val je onder een btw-vrijstellingsregeling, bijvoorbeeld voor kleine ondernemingen? Dan reken je geen btw aan en vermeld je de toepasselijke vrijstelling op je factuur. Een bedrag van € 500 blijft dus € 500.

Bij btw-verlegging reken je zelf geen btw aan. Je klant geeft de btw aan volgens de toepasselijke regels. Dit komt bijvoorbeeld voor bij bepaalde werken in onroerende staat. Vermeld de verplichte verwijzing naar de btw-verlegging op je factuur.

Geef je korting? Dan trek je die eerst van het bedrag af voordat je de btw berekent. Geef je bijvoorbeeld 10% korting op € 500 exclusief btw? Dan blijft er € 450 over. Met 21% btw komt je factuur uit op € 544,50.

Betaalt je klant te laat? Dan mag je onder bepaalde voorwaarden extra kosten aanrekenen in de vorm van nalatigheidsinteresten. Hoeveel je mag aanrekenen, hangt af van de afspraken en de wettelijke regels.

Een verkeerd bedrag, een vergeten korting of een fout btw-tarief? Dat kan gebeuren. Maar een uitgereikte factuur kan je niet zomaar aanpassen. In veel gevallen moet je de fout corrigeren met een creditnota.

Met een creditnota draai je het foutieve bedrag geheel of gedeeltelijk terug. Daarna kan je, indien nodig, een nieuwe correcte factuur opstellen. Zo blijft je boekhouding kloppen.

Je factuur helemaal van nul opstellen kost heel wat tijd en moeite. Bovendien is dat helemaal niet nodig. Waarom zou je immers het wiel opnieuw uitvinden?

Met Teamleader Focus maak je facturen in een handomdraai:

• Minder fouten: bedragen en btw worden automatisch berekend.
• Minder dubbel werk: maak facturen op basis van je offertes, projecten of tijdregistratie.
• Meer overzicht: houd openstaande facturen en betalingen bij.
• Makkelijker e-factureren: verstuur je facturen via Peppol, zonder gegevens handmatig over te typen.

En met Focus AI wordt het nog makkelijker. Vraag bijvoorbeeld om een geaccepteerde offerte om te zetten naar een conceptfactuur of niet-gefactureerde uren op te zoeken. Focus AI doet het voorbereidende werk, jij controleert het resultaat.

Meer weten? Lees hoe je een factuur maakt met AI.