Facturen naar particulieren: zo maak je het verschil voor je klanten

We leggen uit wanneer factureren verplicht is, hoe je de nieuwe e-facturatieregels slim inzet en waarom professionele facturen je business vooruit helpen.

Verkoop je aan particulieren voor privégebruik? Dan hoef je meestal geen factuur uit te schrijven. Een kassabon of betalingsbewijs volstaat. Dat geeft je flexibiliteit: jij kiest wat past bij jouw werkwijze en je klanten. 

Natuurlijk zijn er momenten waarop je wél moet factureren:

• als je klant expliciet vraagt om een factuur (je mag hier administratiekosten voor aanrekenen);
• bij zakelijk gebruik van het product of de dienst (ook gedeeltelijk);
• in specifieke sectoren waar het verplicht is.

Kort gezegd: gaat het om een privé aankoop, dan kies jij. Zit er een zakelijke kant aan, dan factureer je. Simpel.

In sommige sectoren is factureren de norm:

• Bouw en renovatie
  Van dakwerken tot tuinaanleg: een duidelijke factuur geeft je klant zekerheid over garanties en btw-aftrek.
  
  
• Vrije beroepen
  Advocaten, artsen en accountants bouwen met correcte facturen aan hun professionele reputatie. Want zeg eens eerlijk: hoe zou jij het vinden als je advocaat je een kassabonnetje overhandigt?
  
  
• Voertuighandel
  Bij de verkoop van auto's, boten en vliegtuigen (nieuw en tweedehands) beschermt een factuur de rechten en plichten van beide partijen.
  
  
• Andere voorbeelden
  Verhuisdiensten, horeca op aanvraag, groothandel en verkoop op afbetaling.

Werk je in een van deze sectoren? Dan is factureren verplicht. Toch is het ook een kans om professioneel over te komen. Dat hoeft je geen bakken met tijd te kosten. Met de juiste software maak je in seconden een correcte, verzorgde factuur.

Een goede factuur aan particulieren is helder, overzichtelijk en professioneel. Dit zet je erop:

• een uniek factuurnummer in oplopende volgorde;
• de factuurdatum met betalingstermijn;
• je bedrijfsgegevens met btw-nummer;
• klantgegevens (naam en adres volstaan);
• een heldere omschrijving van de geleverde producten of diensten;
• de totaalprijs inclusief btw. Particulieren zien graag direct wat ze betalen

Heldere facturen leiden tot snellere betalingen. Dankzij e-facturatie worden facturen automatisch verwerkt, wat het hele proces vlotter maakt. Sterke facturatiesoftware zoals Teamleader zorgt daarbij automatisch voor alle verplichte vermeldingen. Zo weet je zeker dat je factuur aan alle eisen voldoet.

De verplichte e-facturatie via Peppol vanaf 2026 geldt alleen voor b2b-transacties. Voor facturen aan particulieren verandert er voorlopig niets.

Maar ook als je vooral aan particulieren verkoopt, moet je straks e-facturen van leveranciers kunnen ontvangen. Elke ondernemer met een btw-nummer moet namelijk overstappen op Peppol.

Gebruik je nu al software die Peppol ondersteunt? Dan ben je goed voorbereid en professionaliseer je meteen je hele facturatie. Win-win. Meer weten? Lees hier alles over de voordelen van e-facturatie. 

Slimme facturatiesoftware maakt je administratie een stuk eenvoudiger. Je wint tijd, voorkomt fouten én maakt een professionele indruk bij je klanten. Dat wil je toch niet laten liggen?

Met Teamleader Focus regel je het in een paar klikken: 

• templates met alle verplichte gegevens;
• automatische btw-berekening per klanttype;
• directe koppeling met je boekhouding;
• real-time overzicht van betaalstatussen.

Zo werk je efficiënter, zonder te knoeien met Excel of losse documenten. Gewoon verzorgde facturen die kloppen. Zelf proberen? Dat is twee weken lang helemaal gratis.