Ear Ear Podcast Agency: “Echte ondernemers denken groot, maar hebben af en toe een reality check nodig.”

Vandaag runt Gerhard te Velde zijn eigen podcast agency Ear Ear, en host daarnaast ook zijn eigen podcast Groeivoer. Daarin ontving hij de afgelopen jaren al honderden groeiondernemers. Zijn ondernemersverhaal begon niet in een studio, maar in een achtertuin in Utrecht.

Tijdens zijn studie sociologie wilde hij bijverdienen zonder baas boven zich. “Ik noemde mezelf De Tuinstudent en bood mijn diensten aan voor twaalf euro per uur. Ik begon met één klant, meneer George, en binnen twee jaar waren het er tweehonderd.”

Alles hield hij bij in Excel: “Uren, adressen, facturen: dat was ons systeem.”

Na De Tuinstudent volgde zijn tweede bedrijf: Mijn Student, een studentenuitzendbureau dat hij samen met twee vrienden opzette. Midden in de economische crisis groeide het bedrijf razendsnel van een paar honderd naar duizenden klanten. Alleen: de organisatie ervan groeide niet mee.

“We wilden het overzicht houden, dus iemand ging allemaal handige dingetjes bouwen in Excel: macro’s, knoppen, extra tabbladen,” vertelt Gerhard. “Het bestand werd zó zwaar dat het traag werd. En het was super foutgevoelig. Er was altijd wel iemand die een regel verwijderde in plaats van verbergen. En dan klopte de hele planning niet meer.”

De gevolgen? Studenten die op het verkeerde adres stonden, te weinig mensen ingepland, chaos in de planning. En in de facturatie werd het ronduit riskant. “Ik factureerde sommige dingen niet, omdat ik ze gewoon over het hoofd zag,” zegt hij. “Ik zat ook niet echt achter mijn facturen aan, terwijl je soms gewoon even zo’n klant achter de broek moet zitten.”

Zoals veel ondernemers probeerden ze het op te lossen met software. Ze stapten over op gespecialiseerde uitzendsoftware, maar dat bleek een nieuw probleem.

“De belofte van Easyflex was easy en flexibel,” zegt Gerhard. “Maar het was alles behalve dat. Ze zeiden steeds: ‘Dat gaan we binnenkort bouwen.’ Maar wat wij nodig hadden, kwam nooit. Na drie jaar nog steeds niet.”

Later volgde XPS Logic, een pakket uit de logistiek, met sterke planning maar een kleurloze interface. “Niet intuïtief, niet prettig. En als software tegen je werkt, gaat niemand het gebruiken.”

Die periode – eerst Excel, daarna software die de belofte niet waarmaakte – leerde hem iets dat hij later bij honderden Groeivoer-gasten herkende: software is pas waardevol als mensen het ook echt gebruiken. 

Met zijn podcast agency Ear Ear wilde Gerhard het wiel niet opnieuw uitvinden. Hij wist precies wat hij níet meer wilde: losse Excelsheets, software die niet doet wat het belooft en systemen die zijn team toch niet zou gebruiken.

“Ik heb mijn leergeld wel betaald,” zegt hij. “Als je wilt groeien, moet je structuur niet achteraf repareren, maar aan de voorkant goed neerzetten.” Dat ziet hij ook vaak terug bij zijn gasten in Groeivoer: “Iedere keer weer zie je dat de ondernemer zelf de bottleneck is voor groei. Dus als je dat wil oplossen, moet je een systeem gaan bouwen. Dan heb je structuur nodig.” Zijn keuze viel op Teamleader Focus, één centraal systeem voor zijn klantgegevens, deals, offertes, projecten en facturen.

Ear Ear Podcast Agency is een creatief bedrijf, maar de basis is strak georganiseerd dankzij Teamleader. En dat merkt Gerhard elke maandagochtend. 

Waar veel ondernemers hun administratie uitstellen, kijkt Gerhard er juist naar uit. Of toch naar een deel ervan: “Eén van mijn mooiste momenten van de week is maandagochtend. Dan ga ik factureren. Dan ga ik mijn geld binnenhalen. Want ja, als ondernemer verdien je het om gewoon lekker betaald te krijgen voor je harde werk.”

Dat ritme miste hij vroeger. Facturen raakten zoek in Excel-bladen of bleven liggen omdat niemand precies wist wát er al gedaan was. “Vroeger factureerde ik soms te laat of helemaal niet,” zegt hij. “Met Teamleader heb ik dat overzicht wel. Ik zie meteen wat ik al kan factureren, welke abonnementen lopen en daardoor komt het geld veel sneller binnen.”

Wat Gerhard vooral waardeert, is dat alles in één logische lijn loopt. Geen knip tussen verkoop, uitvoering en facturatie; geen drie losse systemen die elk een deel van het verhaal vertellen.

“Met een paar kliks maak je van een offerte een factuur in Teamleader,” legt hij uit. “En je kunt zelfs de offerte omzetten in een project, zodat je meteen weet wat we allemaal moeten doen en wie dat gaat oppakken. Ja, dat werkt wel lekker.”

Die ene flow zorgt ervoor dat afspraken niet verdwijnen in inboxen, dat projecten sneller starten en dat niemand zich hoeft af te vragen waar dat ene documentje ook alweer stond. 

Gerhard ziet zichzelf nog steeds als creatieve ondernemer: iemand die graag bouwt, bedenkt, nieuwe dingen verzint. Maar hij weet inmiddels ook dat creativiteit alleen niet genoeg is.

“Echte ondernemers die denken groot, maar hebben ook af en toe een reality check nodig,” zegt hij. “En die krijg ik in het dashboard van Teamleader. Want daar zie ik wat er echt is gefactureerd.”

Hij gebruikt die cijfers om zijn omzet in de gaten te houden. Loopt die achter? Dan zorgt dat niet voor meer stress, maar geeft het hem eerder een schop onder de kont. “Dan denk ik: wie kan ik nog een factuur sturen? Waar ligt nog geld op tafel?”

Waar hij vroeger eerder op gevoel stuurde, stuurt hij nu op data. Het gevolg: hij laat minder liggen en verdient meer aan hetzelfde werk, simpelweg omdat hij het beter opvolgt.

De koppelingen met zijn dagelijkse tools maken de structuur ook in de praktijk werkbaar. Over LinkedIn zegt hij: “Tijd om op LinkedIn te zitten, heb je niet echt als ondernemer. Maar als je sales doet, moet je daar zijn. Dankzij de Teamleader-koppeling zet ik met één klik een prospect vanaf LinkedIn in het systeem. Zo weet ik precies met wie ik bezig ben en wie aandacht nodig heeft. En zo haal ik sneller meer klanten binnen.”

En over e-mail: “‘Heb jij die ene klant nog gemaild? Nee, dat zou jij toch doen?’ Of we mailen twee keer dezelfde klant. Dat is zó irritant. Dankzij de Gmail-koppeling kijkt iedereen bij ons naar dezelfde informatie.” 

Wat Gerhard met vallen en opstaan leerde, is dat creativiteit alleen floreert als de basis klopt. Teamleader helpt hem doen wat hij graag doet: podcasts maken, ondernemers helpen, ideeën bouwen, zonder dat de administratie alles opslokt.

“We hebben altijd meer plannen dan tijd,” zegt hij. “Je kunt niet meer uren in een dag stoppen, dus je moet het anders oplossen.” Voor hem betekent dat: meer delegeren en minder zelf proberen te trekken. “En dat delegeren kan alleen als je een goede structuur en een goed systeem hebt. Het is zonde als die tijd opgaat aan dingen die je met een goed systeem had kunnen oplossen. Je hebt gewoon één plek nodig waar alles samenkomt. En dan kun je loslaten. Dan kun je groeien.”