E-invoicing klaar? Zo breng je je klanten en leveranciers op de hoogte

Een e-invoice is géén gewone digitale factuur. Het is een elektronische factuur in een gestructureerd dataformaat, bijvoorbeeld XML, die automatisch verwerkt wordt door boekhoudsoftware. E-invoice verstuur je ook niet meer per e-mail, maar via het beveiligde Peppol-netwerk.

Vanaf 1 januari 2026 is e-facturatie verplicht voor alle b2b-transacties in België. Het is dus geen keuze meer – maar wel een kans om slimmer te werken. 

De voordelen van e-invoicing:

• Minder handmatig werk
• Snellere betalingen
• Kleinere kans op fouten
• Veiligere en betrouwbare facturatie via Peppol

Wie overstapt, wilt zijn netwerk graag meenemen. Want je eigen overstap is slechts de eerste zet; je klanten en leveranciers meekrijgen is minstens zo belangrijk. Zorg daarom voor een heldere communicatie over:

• Wanneer je overstapt
• Wat er verandert
• Welke voordelen er zijn (snellere, veiliger, minder werk)

Verspreid je boodschap via verschillende kanalen. Denk aan een e-mail naar alle financiële contactpersonen, een korte boodschap op je facturen en informatie op je website. Wil je het echt zorgvuldig aanpakken? Dan kan je ook een persoonlijk gesprek inplannen via de accountmanagers. 

Maak het makkelijk voor je klanten en leveranciers. Bied hulp, geef duidelijke voordelen aan en laat zien dat e-invoicing écht simpel is. 

Een duidelijke e-mail is een goed startpunt om al je klanten en leveranciers te informeren. Om je op weg te helpen, hebben we hieronder een voorbeeldmail opgesteld. Hiermee informeer je over de overstap naar e-invoicing en vraag je meteen naar de benodigde gegevens.

Voel je vrij om deze mail aan te passen aan de stijl van jouw organisatie of specifieke situatie.

Overstappen naar e-invoicing via Peppol hoeft helemaal niet ingewikkeld te zijn. Met deze vijf praktische stappen begeleid je je klanten en leveranciers moeiteloos naar de nieuwe manier van factureren.

Begin slim: zet je klanten en leveranciers op een rij en kijk wie het meeste factuurvolume verwerkt. Start bij deze groep. Vervolgens ga neem je contact op met de partijen waarmee je minder facturen uitwisselt. 

Maak de overstap zo makkelijk mogelijk voor je contacten. Stuur bijvoorbeeld bovenstaande e-mail en deel je Peppol-ID, KBO- en btw-nummer. Leg kort uit hoe ze e-facturen naar jou kunnen sturen. Voeg eventueel een eenvoudige FAQ of stappenplan toe, zodat ook minder digitale klanten moeiteloos kunnen volgen.

Test de overstap eerst met een kleine, vertrouwde groep klanten of leveranciers. Zo ontdek je eventuele kinderziektes of misverstanden in je communicatie, die je dan kan oplossen voordat je iedereen meeneemt in de nieuwe werkwijze. Dat scheelt later veel vragen.

Niet iedereen schakelt even snel. Stel een vast aanspreekpunt aan binnen je bedrijf (of maak een apart e-mailadres) voor e-invoicing vragen. Zo weten je klanten en leveranciers precies waar ze terechtkunnen als ze vastlopen of twijfelen.

Houd in de gaten wie de overstap al gemaakt heeft en wie nog achterblijft. Stuur vriendelijke reminders en bied extra hulp aan leveranciers of klanten die worstelen met hun software of instellingen. Zo zorg je ervoor dat uiteindelijk iedereen meedraait op Peppol.

Je hoeft niet te wachten tot 2026. Hoe eerder je begint, hoe meer voordeel je hebt. Want door vroeg te beginnen zorg je voor een voorsprong én heb je voldoende tijd om iedereen geleidelijk mee te krijgen.

Nog een voordeel: volgens de huidige regels krijg je tot 2028 120% fiscale aftrekbaarheid voor investeringen in je e-invoicing software. Dat is leuk meegenomen.

Want e-facturatie levert je letterlijk euro’s op. Johan Van Steelandt, expert en lesgever in e-facturatie, over e-invoicing:

Met Teamleader registreer je je met slechts drie klikken op Peppol. Je verstuurt, ontvangt en verwerkt je e-invoices handig op één plek. Met de facturatiesoftware van Teamleader:

• Registreer je jouw zaak kosteloos en met slechts drie klikken op Peppol;
• Is Peppol standaard inbegrepen en betaal je dus niets extra per e-factuur;
• Verstuur je moeiteloos e-facturen, inclusief een pdf met je eigen logo, kleuren en lettertype;
• Ontvang je en verwerk je e-facturen, voor een beter zicht op je cashflow;
• Geef je je boekhouder eenvoudig toegang tot al je e-facturen.

En als je de facturatie toch moet digitaliseren, waarom dan ook niet je planning, sales opvolging, offertes en klantenbestand digitaal? Teamleader is alles voor je crm, facturen, offertes en projecten. Zo run je je zaak vanuit één plek. Ook proberen? Dat kan helemaal gratis, zonder creditcard.