DSO berekenen: zo weet je precies hoe lang klanten over hun betaling doen

Zeker voor het mkb kan een hoge DSO voor financiële druk zorgen. In dit artikel leer je hoe je je DSO berekent met een eenvoudige formule, zie je de berekening in actie met twee concrete voorbeelden, en krijg je praktische tips om je DSO te verlagen.

DSO (day sales outstanding) geeft aan hoeveel dagen het gemiddeld duurt voordat klanten hun facturen betalen. Je komt deze KPI ook tegen onder de namen debiteurendagen of gemiddelde betalingstermijn.

Stuur je vandaag een factuur en staat het geld gemiddeld 30 dagen later op je rekening? Dan bedraagt je DSO 30 dagen. Hoe lager dit cijfer, hoe sneller je betaald wordt en hoe sneller je geld beschikbaar hebt voor je bedrijf.

Veel ondernemers gebruiken DSO daarom als graadmeter voor hun debiteurenbeheer en cashflow. Ligt je DSO hoger dan de betaaltermijn die je op je facturen vermeldt? Dan kan dat erop wijzen dat klanten te laat betalen of dat facturen onvoldoende worden opgevolgd.

Je berekent je DSO met deze formule:

Voor deze berekening heb je drie gegevens nodig:

1. Openstaande debiteuren: het totale bedrag aan onbetaalde facturen op een bepaald moment.
2. Omzet op krediet: alle gefactureerde omzet in dezelfde periode (exclusief btw en exclusief contante verkopen).
3. Aantal dagen in de periode: 30 voor een maand, 90 voor een kwartaal, 365 voor een volledig jaar.

Vul die drie cijfers in en je weet meteen waar je staat.

Een formule wordt pas echt duidelijk wanneer je ze toepast op echte cijfers.

Een IT-bedrijf heeft aan het einde van de maand € 10.000 aan openstaande facturen. De omzet op krediet die maand bedraagt € 30.000.

DSO: (€ 10.000 / € 30.000) × 30 = 10 dagen

Een DSO van 10 dagen is gunstig. Klanten betalen snel, waardoor de cashflow voorspelbaar blijft.

Een marketingbureau heeft € 25.000 aan openstaande facturen en € 20.000 omzet op krediet.

DSO: (€ 25.000 / € 20.000) × 30 = 37,5 dagen

Bijna 38 debiteurendagen. Dat betekent dat er facturen uit eerdere maanden openstaan. Tijd dus om de factuuropvolging aan te pakken. 

Wanneer is je DSO goed?

Als vuistregel geldt dat je DSO lager moet zijn dan je standaard betalingstermijn. 

• Werk je bijvoorbeeld met een betalingstermijn van 30 dagen en is je DSO 25? Dan zit je goed. 
• Ligt je DSO structureel boven je betalingstermijn? Dan betalen klanten te laat, of loopt je debiteurenbeheer achter. Beide kosten je geld.

Let op deze vijf veelgemaakte fouten bij het DSO berekenen:

1. Btw meenemen in je berekening.
   Gebruik altijd bedragen exclusief btw. Btw is geen omzet.
2. Contante verkopen meetellen.
   De DSO formule werkt alleen met verkopen op krediet.
3. Verschillende periodes vergelijken.
   Gebruik niet een maandelijks debiteurensaldo met een kwartaalomzet.
4. Eenmalig DSO berekenen.
   Eén snapshot zegt weinig. Monitor je DSO maandelijks om trends te spotten.
5. Creditnota's vergeten.
   Trek creditnota's af van je openstaande debiteuren, anders is je DSO kunstmatig hoog.

Je DSO kennen is stap één. Maar pas wanneer je die verlaagt, merk je het verschil op je rekening. Verlaag je bijvoorbeeld je DSO van 32 naar 25 dagen bij een jaaromzet van € 1.000.000? Dat is zo'n €82.000 die sneller op je rekening staat. 

Deze acties helpen:

1. Factureer direct na oplevering. Hoe sneller de factuur bij je klant ligt, hoe sneller de betaaltermijn begint te lopen. Wacht niet tot het einde van de maand.
2. Stel duidelijke betaaltermijnen in. Vermeld de uiterste betaaldatum op elke factuur. Communiceer die ook vooraf, zodat er geen verrassingen zijn.
3. Stuur automatische betalingsherinneringen. Met Teamleader Focus stel je herinneringen in die automatisch vertrekken zodra de vervaldatum verstreken is. Geen vervelende telefoontjes meer.
4. Bied online betaalmethodes aan. Een QR-code of betaallink op je factuur maakt betalen makkelijker. Makkelijker betalen = sneller betalen.
5. Monitor je DSO maandelijks. Maak er een vast onderdeel van je financiële routine. Bekijk het als een van je belangrijkste sales KPI's en spot problemen voor ze groeien.

Wil je je volledige facturatieproces onder de loep nemen? Vaak zit de winst niet alleen in sneller opvolgen, maar ook in sneller factureren. Met​​ Teamleader Focus factureer je snel en correct. Je klanten bekijken en betalen de factuur makkelijk online of via een QR code. En het opvolgen van facturen? Dat gaat automatisch. Makkelijker kan het niet! Probeer het twee weken lang zelf, zonder te betalen.