De kracht van een begeleidende brief bij een offerte

Een sterke offerte is overzichtelijk, zodat de klant in één oogopslag ziet wat ze van je kunnen verwachten. Een overzichtelijke offerte heeft vaak weinig ruimte voor extra informatie. Dat kan je oplossen door een begeleidende brief met je offerte mee te sturen. Een begeleidende brief biedt je ruimte om de klant meer informatie te geven. 

Handig! Maar hoe gaat dat precies in zijn werk? En wat zet je dan allemaal in zo’n begeleidende brief? Geen zorgen, wij hebben alle informatie voor je verzameld én twee voorbeeldbrieven klaarstaan.

Snel van start? Teamleader Focus heeft meerdere templates voor begeleidende offertebrieven klaarstaan. Binnen twee minuten heb je een offerte opgesteld en klaarstaan voor verzending. Dat wil jij toch ook! Probeer het nu 14 dagen gratis.

De voordelen van een begeleidende brief bij een offerte

Of je nu offertes maakt in Excel of met offertesoftware: een goede offerte is altijd beknopt en overzichtelijk. Dat geeft de klant duidelijkheid. Maar het kan zijn dat je specifieke zaken besproken hebt met de klant die je graag wilt verwerken in de offerte. Om het overzicht op de offerte te bewaren kan je een begeleidende brief meesturen. 

Het inzetten van een begeleidende brief heeft meerdere voordelen:

1. De offerte wordt persoonlijker:

In de begeleidende brief kan je specifiek ingaan op de situatie en wensen van de klant. Een persoonlijke aanpak kan de doorslaggevende factor zijn, waardoor de klant voor jou kiest. 

2. Het geeft de offerte een professionele uitstraling:

Het toevoegen van een begeleidende brief kan je offerte een nóg professioneler tintje geven. De klant ontvangt niet alleen een offerte maar ook een gepersonaliseerde brief. Zo laat je zien dat je tijd en moeite hebt gestoken in het opstellen van je offerte. 

3. Je kunt inspelen op de wensen van de klant:

Specifieke wensen van de klant hebben vaak invloed op de goedkeuring van je offerte. Zo kan het zijn dat de prijs wijzigt of dat je meer of minder uren nodig hebt voor de klus. In je begeleidende brief kan je aangeven waar de klant dat terugziet in de offerte en waarom. Dit voorkomt verwarring en beantwoordt meteen eventuele vragen. 

4. Je kunt (nogmaals) aangeven waarom jij de juiste keuze bent:

Een offerte is tenslotte nog geen overeenkomst. Misschien heeft de klant meerdere offertes opgevraagd. In een begeleidende brief kan je kort ingaan op jouw ervaring met de gevraagde diensten of wat jouw bedrijf uniek maakt in het werkveld. 

Wat zet je in een begeleidende offertebrief?

Goed, zo’n begeleidende brief is dus bijna onmisbaar. Maar wat zet je daar dan precies in?

Een begeleidende brief bij je offerte heeft eenzelfde opbouw als andere zakelijke brieven. Dat betekent dat de opzet er meestal als volgt uitziet: 

  1. Je bedrijfsgegevens 
  2. De gegevens van de klant
  3. Plaats en datum
  4. Onderwerp
  5. Aanhef
  6. Inleiding, middenstuk, slot
  7. Groet en naam
  8. Handtekening

Let op: als ondernemer ben je verplicht om je KVK-nummer te vermelden in alle zakelijke communicatie. Zet deze dus zowel op je offerte als in de begeleidende brief. Ook een zakelijke e-mail moet het KVK-nummer bevatten, bijvoorbeeld in je handtekening. 

Nu je de structuur van de brief hebt klaarstaan, kan je beginnen met de inhoud. Deze deel je op in drie delen: inleiding, middenstuk en slot. 

Inleiding

Met de inleiding start je het inhoudelijke gedeelte van je brief. In je inleiding kan je een korte terugkoppeling geven van het eerdere contact dat je hebt gehad met je klant. Zo laat je zien dat je echt hebt geluisterd naar de klant en dat je exact weet wat deze wil. 

Voorbeeld:
“Bedankt voor uw offerte-aanvraag. In ons telefoongesprek heeft u aangegeven dat een korte levertijd van belang is. De levertijd is daarom in de offerte aangepast naar twee dagen.” 

Middenstuk 

In het middenstuk geef je een samenvatting van de offerte, waarbij je het een en ander kan toelichten. Daarbij geef je ook aan of het hierbij gaat om een vrijblijvende offerte en wanneer de levering kan plaatsvinden of de werkzaamheden kunnen starten. 

Voorbeeld:
“Indien u akkoord gaat met de offerte, kunnen wij op [datum] van start gaan met [werkzaamheden]. De offerte is 30 dagen geldig en exclusief 21% btw.” 

Slot

In het slot sluit je de brief af en kun je je contactgegevens nogmaals noemen. Eventueel geef je daarbij ook aan wanneer je zelf contact opneemt met de klant (bijvoorbeeld als je na een week niets hebt vernomen). 

Voorbeeld:

“Als u nog vragen heeft, kunt u mij altijd bereiken op [contactgegevens]. Mocht ik met een week niets vernomen hebben, dan zal ik zelf even contact met u opnemen.” 

Voorbeeld van een begeleidende offertebrief

Soms kan het prettig zijn als je even op weg geholpen wordt. Daarom hebben we twee voorbeelden van een begeleidende brief voor een offerte opgesteld. Je kan kiezen uit een formele brief en een meer informele brief. Zo maak je een vliegende start.

Maak een keuze uit één van de brieven en pas de tekst aan. Voeg informatie toe over de aanvraag en de offerte. Vergeet niet om je logo toe te voegen en het document aan te passen naar jouw huisstijl.

Formele begeleidende brief


Jouw naam

Adres
Postcode en plaats

Contactgegevens

Ob-nummer en KVK-nummer


Naam klant

Adres

Postcode en plaats


[Plaats], [datum]

Betreft: [onderwerp]

Geachte heer/mevrouw [naam],

 

Hartelijk bedankt voor uw offerteaanvraag. Op [datum] hebben wij contact gehad om uw wensen te bespreken. Bijgesloten vindt u de vrijblijvende offerte met nummer [offertenummer]. 

 

In deze offerte zijn uw wensen en voorwaarden verwerkt. Daarbij is specifiek rekening gehouden met [toelichting]. De kosten in de offerte zijn [inclusief/exclusief] btw. Indien u akkoord gaat met de offerte, kunnen wij op [datum] van start gaan met [werkzaamheden]. 

 

Heeft u nog vragen? Dan kunt u mij bereiken op [contactgegevens]. Mocht ik binnen één week niets vernomen hebben, zal ik op [datum] telefonisch contact met u opnemen. 

 

Met vriendelijke groet,

 

Naam

Bedrijfsnaam
Handtekening


Informele begeleidende brief


Jouw naam

Adres
Postcode en plaats

Contactgegevens

Ob-nummer en KVK-nummer


Naam klant

Adres

Postcode en plaats


[Plaats], [datum]

Dag [naam klant],

 

Bedankt voor je offerteaanvraag. Op [datum] hebben we contact gehad om je wensen te bespreken. In de offerte hebben we rekening gehouden met [toelichting]. Bijgevoegd vind je de vrijblijvende offerte met nummer [offertenummer].


In de offerte vind je een gedetailleerd overzicht van de werkzaamheden die wij zullen verrichten. De kosten in de offerte zijn [inclusief/exclusief] btw. Als je akkoord gaat met de offerte, kunnen wij op [datum] van start gaan met [werkzaamheden]. 

 

Als je vragen hebt, dan kun je mij altijd bereiken op [contactgegevens]. Mocht ik volgende week niets van je horen, dan neem ik even contact met je op. 

 

Groet, 

 

Naam

Bedrijfsnaam

Snellere, professionelere offertes met Teamleader

Luk Thys, eigenaar van Foodphoto, bespaart met Teamleader Focus veel tijd bij het aanmaken van offertes. Daarbij is de kans op fouten ook veel kleiner:

“Alles zit op één plek: budgetten, offertes, deals, facturen. Teamleader Focus linkt alles aan elkaar. De offertes zien er veel mooier en professioneler uit dan toen we ze nog handmatig opmaakten. En het risico op fouten – een verkeerde komma, een nul te weinig of te veel – is ook veel kleiner.”
Luk Thys, Eigenaar van Foodphoto

Offertes versturen met Teamleader

Met de offertetool van Teamleader heb je binnen de kortste tijd je offerte opgesteld en een begeleidende brief klaarstaan. Dankzij de templates hoef je niet meer te zoeken naar de juiste woorden. Dat bespaart je tijd en moeite.

  • Maak offertes met je eigen logo, kleuren en lettertype.
  • Selecteer een begeleidende tekst naar keuze.
  • Voeg je algemene voorwaarden toe aan je offertes. 
  • Laat de offerte online ondertekenen.
  • Zet je offerte met één druk op de kop om in een factuur.

Teamleader Focus is niet alleen offertesoftware. Met Teamleader heb je je facturen, offertes, klantbeheer en projectmanagement in één handige tool. Zo ga je gemakkelijk van offerte naar projecten en van projecten naar factuur. Geen gedoe meer met verschillende tools: je runt je bedrijf nu vanaf één plek. 

Wil je het ook proberen? Test ons 14 dagen uit. Zonder creditcard, zonder te betalen.

Geschreven door Robin Van Cleemput

Gerelateerde blogposts