De kracht van een begeleidende brief bij een offerte

Een sterke offerte is overzichtelijk, zodat de klant in één oogopslag ziet wat ze van je kunnen verwachten. Een overzichtelijke offerte heeft vaak weinig ruimte voor extra informatie. Dat kan je oplossen door een begeleidende brief met je offerte mee te sturen. Een begeleidende brief biedt je ruimte om de klant meer informatie te geven. 

Handig! Maar hoe gaat dat precies in zijn werk? En wat zet je dan allemaal in zo’n begeleidende brief? Geen zorgen, wij hebben alle informatie voor je verzameld én twee voorbeeldbrieven klaarstaan.

Of je nu offertes maakt in Excel of met offertesoftware: een goede offerte is altijd beknopt en overzichtelijk. Dat geeft de klant duidelijkheid. Maar het kan zijn dat je specifieke zaken besproken hebt met de klant die je graag wilt verwerken in de offerte. Om het overzicht op de offerte te bewaren kan je een begeleidende brief meesturen. 

Het inzetten van een begeleidende brief heeft meerdere voordelen:

In de begeleidende brief kan je specifiek ingaan op de situatie en wensen van de klant. Een persoonlijke aanpak kan de doorslaggevende factor zijn, waardoor de klant voor jou kiest. 

Het toevoegen van een begeleidende brief kan je offerte een nóg professioneler tintje geven. De klant ontvangt niet alleen een offerte maar ook een gepersonaliseerde brief. Zo laat je zien dat je tijd en moeite hebt gestoken in het opstellen van je offerte. 

Specifieke wensen van de klant hebben vaak invloed op de goedkeuring van je offerte. Zo kan het zijn dat de prijs wijzigt of dat je meer of minder uren nodig hebt voor de klus. In je begeleidende brief kan je aangeven waar de klant dat terugziet in de offerte en waarom. Dit voorkomt verwarring en beantwoordt meteen eventuele vragen. 

Een offerte is tenslotte nog geen overeenkomst. Misschien heeft de klant meerdere offertes opgevraagd. In een begeleidende brief kan je kort ingaan op jouw ervaring met de gevraagde diensten of wat jouw bedrijf uniek maakt in het werkveld. 

Goed, zo’n begeleidende brief is dus bijna onmisbaar. Maar wat zet je daar dan precies in?

Een begeleidende brief bij je offerte heeft eenzelfde opbouw als andere zakelijke brieven. Dat betekent dat de opzet er meestal als volgt uitziet: 

1. Je bedrijfsgegevens 
2. De gegevens van de klant
3. Plaats en datum
4. Onderwerp
5. Aanhef
6. Inleiding, middenstuk, slot
7. Groet en naam
8. Handtekening
   

Nu je de structuur van de brief hebt klaarstaan, kan je beginnen met de inhoud. Deze deel je op in drie delen: inleiding, middenstuk en slot. 

Met de inleiding start je het inhoudelijke gedeelte van je brief. In je inleiding kan je een korte terugkoppeling geven van het eerdere contact dat je hebt gehad met je klant. Zo laat je zien dat je echt hebt geluisterd naar de klant en dat je exact weet wat deze wil. 

Voorbeeld:
“Bedankt voor uw offerte-aanvraag. In ons telefoongesprek heeft u aangegeven dat een korte levertijd van belang is. De levertijd is daarom in de offerte aangepast naar twee dagen.” 

In het middenstuk geef je een samenvatting van de offerte, waarbij je het een en ander kan toelichten. Daarbij geef je ook aan of het hierbij gaat om een vrijblijvende offerte en wanneer de levering kan plaatsvinden of de werkzaamheden kunnen starten. 

Voorbeeld:
“Indien u akkoord gaat met de offerte, kunnen wij op [datum] van start gaan met [werkzaamheden]. De offerte is 30 dagen geldig en exclusief 21% btw.” 

In het slot sluit je de brief af en kun je je contactgegevens nogmaals noemen. Eventueel geef je daarbij ook aan wanneer je zelf contact opneemt met de klant (bijvoorbeeld als je na een week niets hebt vernomen). 

Voorbeeld:

“Als u nog vragen heeft, kunt u mij altijd bereiken op [contactgegevens]. Mocht ik met een week niets vernomen hebben, dan zal ik zelf even contact met u opnemen.” 

Soms kan het prettig zijn als je even op weg geholpen wordt. Daarom hebben we twee voorbeelden van een begeleidende brief voor een offerte opgesteld. Je kan kiezen uit een formele brief en een meer informele brief. Zo maak je een vliegende start.

Maak een keuze uit één van de brieven en pas de tekst aan. Voeg informatie toe over de aanvraag en de offerte. Vergeet niet om je logo toe te voegen en het document aan te passen naar jouw huisstijl.

Luk Thys, eigenaar van Foodphoto, bespaart met Teamleader Focus veel tijd bij het aanmaken van offertes. Daarbij is de kans op fouten ook veel kleiner:

Met de offertetool van Teamleader heb je binnen de kortste tijd je offerte opgesteld en een begeleidende brief klaarstaan. Dankzij de templates hoef je niet meer te zoeken naar de juiste woorden. Dat bespaart je tijd en moeite.

• Maak offertes met je eigen logo, kleuren en lettertype.
• Selecteer een begeleidende tekst naar keuze.
• Voeg je algemene voorwaarden toe aan je offertes. 
• Laat de offerte online ondertekenen.
• Zet je offerte met één druk op de kop om in een factuur.

Teamleader Focus is niet alleen offertesoftware. Met Teamleader heb je je facturen, offertes, klantbeheer en projectmanagement in één handige tool. Zo ga je gemakkelijk van offerte naar projecten en van projecten naar factuur. Geen gedoe meer met verschillende tools: je runt je bedrijf nu vanaf één plek.