Ben jij net voor jezelf begonnen, of heb je een bedrijf opgezet? Tof! Daar komt alleen wel de nodige administratie bij kijken. Geen zorgen: wij zijn er om je daarmee te helpen. Ook met het leuke deel van de administratie: factureren. Met dit stappenplan heb je in een handomdraai een standaardfactuur opgesteld.
Goed om te weten: er bestaan verschillende soorten facturen. Het ligt een beetje aan de business waarin je werkt welke facturen gebruikelijk zijn. Vraag dit vooral na, of kijk even naar dit lijstje met soorten facturen.
Dit stappenplan is bedoeld voor een standaardfactuur. Dat is de meestgebruikte factuur, waarmee het gros van alle transacties voor producten en diensten te factureren valt. Zo’n standaardfactuur moet aan een aantal wettelijke eisen voldoen, anders riskeer je een boete. Als je dit stappenplan volgt, zit je goed!
Een standaardfactuur bestaat doorgaans uit drie delen: de factuurkop, de factuurregels en de factuurvoet. Het stappenplan delen we dus op in deze drie delen.
Deel 1: Factuurkop
Stap 1: Zet duidelijk het woord ‘factuur’ op je factuur
Dan kunnen er geen misverstanden ontstaan over het doel van dit document.
Stap 2: Vermeld het factuurnummer
Je moet al je facturen opeenvolgend nummeren. Je kan ieder jaar opnieuw beginnen met de nummering, maar dit hoeft niet.
Stap 3: Vermeld de datum waarop je factureert en de plaats waar je dit doet
Stap 4: Zet al jouw gegevens op de factuur
Dat zijn dus:
- je bedrijfsnaam en bedrijfsvorm (bv, nv, cv of anders)
- je volledige adres
- je bankrekeningnummer
- je btw- of ondernemingsnummer
Stap 5: Zet alle gegevens van jouw klant op de factuur
Dat zijn:
- de officiële bedrijfsnaam
- het volledige adres
- het btw-nummer
Deel 2: Factuurregels
Stap 6: Schrijf op waar de klant voor betaalt
Oftewel: welke goederen je geleverd hebt, of welke diensten, en in welke hoeveelheid. Dat kan natuurlijk ook een x aantal uur zijn. Maak met je opdrachtgever afspraken over hoe specifiek de opdrachtomschrijving op de factuur moet zijn: sommigen willen per uur een specificatie, anderen gaan akkoord met een bredere omschrijving zoals ‘vier uur tekst schrijven’, ‘schilderwerk buitenom’ of ‘zwembad installeren’.
Deel 3: Factuurvoet
Stap 7: Zet de betaalinformatie op je factuur
Dat zijn:
- het nettobedrag (bedrag zonder btw)
- het btw-percentage en -bedrag - hierover zometeen meer
- het totaalbedrag
- de betalingstermijn
- de betaalmogelijkheden
Et voila! Met deze zeven stappen heb jij een correcte standaardfactuur opgesteld.
Extra tips & tricks
Hoeft niet, mag wel: algemene voorwaarden op je factuur zetten. Google even en je hebt vrij standaard teksten die juridisch bindend zijn, bijvoorbeeld dus over de betaaltermijn.
Dan: let goed op of je je ook aan de juiste btw-regels houdt bij het opstellen van je factuur. Klinkt ingewikkelder dan het is, maar voor de zekerheid: een snelcursus btw.
Wat is btw?
Op bijna alle goederen en diensten die je koopt en verkoopt, zit btw. Het verschil tussen de btw die je als zelfstandige ontvangt en de btw die je zelf betaalt, vraag je terug of tel je zelf neer bij de fiscus. Dit regel je bij het invullen van de aangifte omzetbelasting. Omdat er strenge controles zijn, is het belangrijk om je papierwerk goed op orde te hebben
Welk btw-tarief moet ik hanteren?
Standaard geldt het btw-tarief van 21% op goederen en diensten. Maar voor een aantal goederen en diensten geldt een verlaagd tarief van 12%, 6% of zelfs 0%.
Onder het 0%-tarief:
- Dag- en weekbladen die minstens 48 keer per jaar verschijnen, recuperatiestoffen en -producten
Onder het 6%-tarief:
- Levende dieren, vlees en slachtafval, vis, schaal-, schelp- en weekdieren (behalve kaviaar, langoustine, krab, zee- en rivierkreeft, en oesters)
- Melk en zuivel, eieren, honing
- Groenten, planten, wortels en knollen voor voedingsdoeleinden, fruit, schillen van citrusvruchten en van meloenen
- Plantaardige producten
- Meelproducten, mout, zetmeel
- Vetten en oliën
- Andere voedingsmiddelen (onder meer basisproducten voor dranken)
- Dierenvoeding, meststoffen, dierlijke producten
- Natuurlijk leidingwater
- Farmaceutica
- Tijdschriften en boeken
- Originele kunstwerken, voorwerpen voor verzamelingen, antiek
- Wagens voor personenvervoer voor invaliden, onderdelen, uitrustingsstukken en toebehoren voor deze voertuigen
- Doodskisten
- Orthopedische toestellen en invalidenwagens
- Landbouwdiensten
- Personenvervoer
- Inrichtingen voor cultuur, sport of vermaak
- Auteursrechten, uitvoeren van concerten en voorstellingen
- Hotels en campings
- Werk in onroerende staat met betrekking tot privéwoningen die ouder zijn dan 5 jaar
- Bloem- en sierteelt
- Herstelling van fietsen
- Herstelling van schoeisel en lederwaren
- Herstelling en het vermaken van kleding en huishoudlinnen
Onder het 12%-tarief:
- Restaurant- en cateringdiensten (met uitzondering van het verschaffen van dranken en de eenvoudige levering van bereide maaltijden en dranken)
- Steenkool
- Banden voor landbouwmachines en tractoren
- Fytofarmaceutische producten
- Levering van sociale woningen
- Margarine
Onder het 21%-tarief:
- Alle andere goederen en diensten
Wat moet ik qua btw op mijn factuur vermelden?
Op je factuur – ongeacht het type – vermeld je telkens de producten en diensten die je je klant hebt geleverd, met daarnaast de stukprijs zonder btw. In een derde kolom geef je tot slot per categorie het juiste btw-tarief aan.
Onderaan je factuur zet je drie bedragen:
- de prijs zonder btw
- het btw-bedrag
- de totaalprijs mét btw
Bijvoorbeeld:
Totaal excl. btw: €1076,90
Totaal btw: €222,11
Te betalen: €1299,01
Dat was ‘m! Vind je het toch spannend om zelf een factuur op te stellen? Of ben je niet zo’n rekenwonder? Er bestaan veel facturatietools die je het meeste werk uit handen nemen, zoals Teamleader. Dat is minder foutgevoelig dan handmatig factureren en gaat doorgaans een stuk sneller.
Factureren met Teamleader betekent snel en eenvoudig factureren, in verschillende munteenheden. Maak, verstuur en beheer je facturen in een paar klikken. Verzend ze via mail of per post. Maak gebruik van sjablonen, stel periodieke facturen in en koppel met je boekhoudpakket. Lees alles over factureren maken met Teamleader.
