In de creatieve sector voel je voortdurend druk om klanten te overtuigen en fantastische projecten neer te zetten. Daardoor is het niet eenvoudig om gestructureerd te werken en elk detail tot in de puntjes af te werken, zeker niet als je aan verschillende projecten tegelijkertijd werkt. Om een goed idee naar de praktijk te vertalen, moet je een paar risicofactoren kunnen uitschakelen… en dat doe je op deze manier.
De creatieve industrie is bijzonder projectgedreven. Geen enkel project is hetzelfde en elk eindresultaat is uniek. Campagnes kunnen verschillende doelen hebben, gaande van brand awareness tot meer verkoop, en kunnen bovendien ook op talloze kanalen verspreid worden, gaande van print tot online content.
Met al die verschillende factoren is het belangrijk om je projecten juist te beheren. Ontdek snel wat projectmanagement voor creative agencies zo bijzonder maakt.
1. Projectplanning start al in de pitchfase
De creatieve industrie draait rond pitchwerk. Het is een harde, competitieve markt, waar je steeds tot het uiterste gaat om je idee voor te stellen én te verkopen. Je moet continu je concurrenten overtreffen om te zorgen dat je voldoende projecten binnenhaalt. In tegenstelling tot andere sectoren start de planning al vóór je pitch. Omdat je op dat moment nog geen inkomsten hebt, wil je voorzichtig omgaan met je tijd - die kan je bijvoorbeeld goed in de gaten houden met behulp van tijdsregistratie.
Vanuit een commercieel oogpunt is het noodzakelijk om een duidelijk overzicht van al je projecten te hebben. Welke smeken om je aandacht? Welk project kan je bijna binnenhalen? Voor potentiële klanten is het budget een grote dealbreaker: een correcte offerte is dan ook belangrijk om in te schatten welke middelen in een project kruipen, en aan welke kostprijs. Zodra een klant besluit om met je samen te werken kan je jouw beloftes waarmaken door je offerte meteen in een project om te zetten.
Leer hoe je jouw projecten van A tot Z inplant met het e-book: de complete gids voor goed projectmanagement.
2. Behoud altijd een overzicht van je middelen
3. Plak geen prijs op creativiteit
Een creatieve campagne bestaat uit verschillende onderdelen: grafisch ontwerp, web development, fotografie, copywriting, en ga zo maar door. Soms kan je daar een vaste prijs voor rekenen, bijvoorbeeld als je weet hoeveel tijd het kost om het framework van een website te ontwikkelen. Niet evident om een prijs op deze creatieve taken te plakken. Hoe kan je exact inschatten hoeveel tijd er kruipt in het ontwerpen van een nieuw logo of het ontwikkelen van een corporate identity? Moeilijk te voorspellen hoeveel uur een creatief idee kost.
Om de controle over een project te behouden is het belangrijk om te weten hoeveel tijd je eraan spendeert. Zelfs als je met een vaste prijs werkt, weet je niet of je teveel in rekening brengt of net verlies lijdt. Aan het einde van de rit gaat het er uiteindelijk om een correcte factuur op te stellen die een realistisch overzicht van middelen en kosten weergeeft.
Ben je opzoek naar een factuur voorbeeld? Laat Teamleader je helpen en inspireren met factuur voorbeelden die je gratis kan dowloaden.
3 vaardigheden die een ‘creative’ projectmanager moet beheersen
De perfecte projectmanager is niet makkelijk te vinden. Binnen een creatieve setting hebben ze vaak verschillende rollen en verantwoordelijkheden, wat niet altijd voor evenveel evenwicht zorgt. Om de balans te behouden, zou een projectmanager binnen een creatief bureau de volgende vaardigheden zeker moeten beheersen.
1. Een algemeen overzicht
Je hebt goed inzicht nodig in wat er precies moet gebeuren, waar mensen momenteel aan werken en wat mogelijke problemen kan opleveren. Het klinkt logisch, maar het is een onderschatte en ondergewaardeerde factor: hoe beter je kan plannen, hoe meer kans op succes. Een degelijke planning draait er niet om al je to-do’s in een schema te proppen, maar net ruimte te laten voor vertragingen, fouten en (onvermijdelijke) minder creatieve dagen.
Frederik Martens, mede-eigenaar van cross-media communicatiebureau Maquina, gelooft dat je altijd tijd moet blokkeren voor onverwachte omstandigheden.
“Ik laat altijd wat extra ruimte over. Met mijn ervaring kan ik meestal wel inschatten hoeveel tijd er kruipt in bepaalde taken, maar ik voorzie altijd wat gaten in de planning. Een beetje ademruimte heeft altijd z’n voordelen. Wanneer een klant bijvoorbeeld last minute met iets dringend komt, kunnen we snel anticiperen.”
2. People skills
Leer je team vanbinnen en vanbuiten kennen. Iedere medewerker heeft unieke talenten - het is aan jou om die op de juiste momenten in te zetten.
Het is ook bijzonder belangrijk om op de juiste manier met klanten om te gaan. Je moet hen de juiste vragen kunnen stellen om de juiste informatie te vergaren en met hen communiceren op de manier die ze verkiezen. Met andere woorden: je moet steeds met verschillende personen kunnen omgaan, binnen verschillende settings.
3. Flexibiliteit
Soms moet je de volledige koers van een project veranderen. Zaken die fout lopen, deadlines die opschuiven, slechte resultaten, … er zijn genoeg redenen om opnieuw te beginnen. Een klant kan bijvoorbeeld vragen om bepaalde onderdelen vroeger dan verwacht te leveren, maar heb je daar wel tijd voor? Tip: werk met een weekschema, waarbij je taken met elkaar kan inwisselen en herverdelen onder verschillende collega’s.
Hoe krijg je een goed idee nu klaar voor uitvoering? Download ons gratis ebook: een complete gids voor goed projectmanagement.
{{cta('5a7e30fd-4b8b-4c84-8af2-ee5e39499f3b')}}
