Nieuwe wetgeving voor herinneringskosten: wat moet je weten als kmo?

Vanaf 1 september verandert de Belgische wetgeving rond niet of te laat betaalde facturen. Je mag vanaf dan geen kosten meer aanrekenen voor de eerste betaalherinnering die je naar je particuliere klant stuurt. Wat verandert er precies voor jouw kmo en aan welke nieuwe vereisten moet je binnenkort voldoen?

Wat verandert er precies?

De eerste herinneringsbrief is gratis: als leverancier mag je dus geen kosten meer in rekening brengen voor de eerste herinneringsbrief aan particuliere klanten die te laat betalen. Deze nieuwe regeling is bedoeld om consumenten te beschermen tegen niet of te laat betaalde facturen en de onredelijke kosten die dat met zich meebrengt.

Na een eerste herinneringsbrief hebben klanten 14 dagen de tijd om te betalen. Bij een tweede herinnering mogen leveranciers wel kosten aanrekenen, maar op dat bedrag zit een plafond.

Is het verschuldigde saldo lager dan of gelijk aan 150 euro? Dan mag je maximaal 20 euro aanmaningskosten aanrekenen.

Voor een bedrag tussen 150 en 500 euro is dat maximaal 30 euro, met daarbovenop 10 procent van het verschuldigde bedrag. Heeft je klant bijvoorbeeld een achterstallige factuur van € 500, dan mag je daar € 80 aanmaningskosten voor rekenen: € 30 + (10% van € 500).

Ligt het bedrag hoger dan 500 euro, dan wordt dat 65 euro en 5 procent, met een maximum van 2.000 euro. Voor een achterstallige factuur van € 1000 betekent dat een aanmaningskost van € 110: € 65 + (5% van €1000).

Voor nieuwe contracten gelden deze nieuwe regels vanaf 1 september 2023. Voor contracten die al voor 1 september zijn overeengekomen, heb je nog tot 1 december om ze aan te passen.

Wat moet jouw onderneming doen?

Pas je algemene voorwaarden aan

Neem de tijd om je algemene verkoopvoorwaarden grondig te bekijken en waar nodig aan te passen vóór 1 september. Vermeld duidelijk dat de eerste herinneringsbrief kosteloos is. Doe je dat niet, dan kan je niets van de extra kosten recupereren die je maakt om wanbetalers aan te sporen.

Pas ook de punten aan in je contracten die verwijzen naar vergoedingen, verwijlinteresten en andere invorderingszaken om overeen te stemmen met de nieuwe wetgeving.

Communiceer naar je klanten

Breng je klanten tijdig op de hoogte van de veranderingen in de betalingsvoorwaarden en wat er gebeurt als ze niet betalen. Transparante communicatie voorkomt misverstanden.

Bovendien ontbreekt een juridische basis voor incassokosten als de voorwaarden niet zijn aangepast.

Laat ze daarom ook weten dat ze na ontvangst van een eerste aanmaning 14 dagen de tijd hebben om te betalen. Moet je na die periode een tweede herinnering sturen? Dan mag je wel een (beperkte) kost aanrekenen.

Wat gebeurt er als je je voorwaarden niet aanpast?

Wanneer je je voorwaarden niet aanpast aan de nieuwe regelgeving, kan je geen intrest eisen of invorderingsstappen ondernemen. Oftewel: je hebt geen poot om op te staan. Je riskeert bovendien controles en sancties van de economische inspectie.

Pas dus op tijd je algemene voorwaarden aan, breng je klanten op de hoogte en bescherm je onderneming tegen onnodige kosten en juridische problemen. Je bent niet alleen wettelijk verplicht om deze nieuwe regels te volgen, het is ook essentieel voor het behoud van een gezonde cashflow en bedrijfsvoering.

Voorkomen is beter dan genezen

Maar in een ideaal scenario betaalt je klant natuurlijk altijd op tijd en hoef je nooit achter achterstallige betalingen aan te zitten. Met Teamleader proberen we dat proces dan ook zo efficiënt mogelijk te maken.

Hoe? Onder meer door online betalingen te faciliteren met onze software. Op die manier worden facturen tot 14 dagen sneller en 37% meer op tijd betaald. Zet je een QR code op je factuur, dan wordt je gemiddeld 3 dagen sneller betaald dan zonder QR code!
 

Is de betaaltermijn voorbij en heb je je geld toch nog niet gekregen? Dan kun je – behalve op je eerste herinnering – ook automatisch intrest- en herinneringskosten verrekenen. Teamleader Focus is up-to-date met de nieuwe wetgeving - weer een zorg minder voor jou.

Blijft je factuur toch onbetaald? Dan kun je via een integratie in Teamleader je factuur doorsturen naar een incassobureau.

 

Eerst zien dan geloven? Probeer Teamleader twee weken uit. Zonder ook maar één betaalherinnering.

  • 22/11/2023
  • Laatst gewijzigd op 30/11/2023

Gerelateerde blogposts