Scrum en gestion de projet : comment procéder

Scrum est une méthode de gestion de projet agile qui permet de piloter les projets avec plus de flexibilité et d’efficacité. Il existe plusieurs méthodes de gestion de projet agiles comme Kanban ou XP, mais Scrum est de loin la plus utilisée. Son cadre simple et adaptable séduit de nombreuses équipes.

En gestion de projet Scrum (aussi appelé « scrummer »), vous divisez le projet en petites parties gérables. Plutôt que de suivre un long chemin vers le produit final, vous travaillez étape par étape sur des livrables intermédiaires qui, mis bout à bout, constituent le résultat final.

Scrum fonctionne par itérations (cycles répétitifs) de 1 à 4 semaines, qu’on appelle des « sprints ». À chaque sprint, l’équipe livre de nouvelles fonctionnalités ou améliore un produit existant. Après chaque sprint, le client peut donner son avis sur le livrable et l’équipe décide des prochaines étapes. Cette méthode vous permet de réagir rapidement aux changements et de garder un contact étroit avec le client. C’est ce qui rend la méthode agile.

Scrum se compose de différents éléments :

• Product backlog :
  Le responsable produit (product owner) recueille tous les besoins des parties prenantes internes et externes et les place dans le product backlog. Ces besoins, appelés backlog items, sont rédigés sous forme de user stories ou récits utilisateurs. Les user stories les plus importantes sont placées en haut du backlog.
  Le product backlog évolue tout au long du projet. Vous ne commencez donc jamais avec un backlog complet et définitif.
• User story :
  Un récit utilisateur (user story) est une courte description d’une fonctionnalité du produit final, du point de vue de l’utilisateur. On utilise souvent la structure suivante :
  « En tant que [utilisateur final], je veux [description du produit] afin de [besoin] ».
  Par exemple pour l’informatique dans l’enseignement :
  « En tant que parent, je souhaite avoir accès aux notes de mon enfant, afin de suivre sa progression à l’école. »
• Sprint :
  Un sprint est une période de 1 à 4 semaines durant laquelle l’équipe de développement travaille sur un produit ou une amélioration.
• Sprint backlog :
  Au début de chaque sprint, l’équipe sélectionne dans le product backlog les récits utilisateurs à réaliser. Ils sont placés dans le sprint backlog, un tableau visuel des tâches du sprint.
  Chaque user story est décomposée en tâches plus petites, qui ne peuvent pas dépasser une journée de travail. Cela permet de garder une vue d’ensemble. Les tâches sont réparties en trois phases :
  • À faire (To do)
  • En cours (Doing)
  • Terminé (Done)

Il y a ainsi toujours une vision claire de l’avancement du projet.

• Sprint planning :
  La planification de sprint s’apparente à une mini-planification de projet. L’équipe décide pendant la planification quelles tâches du backlog seront réalisées lors du prochain sprint.
• Daily stand-up :
  Appelé aussi daily scrum : une réunion quotidienne de maximum 15 minutes, au début de la journée. Les membres de l’équipe y abordent :
  • Ce qu’ils ont fait la veille.
  • Ce sur quoi ils travaillent aujourd’hui.
  • Les éventuels obstacles rencontrés.

Grâce à ces réunions debout, le nombre de réunions diminue et la communication au sein de l’équipe s’améliore.

• Sprint review :
  À la fin de chaque sprint, l’équipe présente le travail accompli pendant la revue de sprint. Les parties prenantes donnent leur feedback et les prochaines étapes sont définies. Le product backlog peut être ajusté en conséquence.
• Sprint retrospective
  La rétrospective de sprint a lieu juste après la revue de sprint (sprint review). L’équipe y fait le point sur le sprint écoulé. On analyse la collaboration, les processus et les outils :
  • Qu’est-ce qui a bien fonctionné ?
  • Qu’est-ce qui pourrait être amélioré ?
  • Quelles améliorations allons-nous mettre en place ?

Tous ou une partie de ces axes d’amélioration sont intégrés à la planification du prochain sprint.

Pour un flux de travail optimal avec Scrum, chacun doit avoir un rôle clair. Ainsi, chaque membre de l’équipe sait précisément ce qu’on attend de lui. Voici les rôles clés :

• L’équipe de développement est responsable de la réalisation des fonctionnalités et produits pendant le sprint. Elle se compose de 3 à 9 personnes aux compétences variées. L’objectif est que l’équipe puisse réaliser au moins 80 % des tâches en interne.
• Le scrum master facilite le processus Scrum et accompagne l’équipe. Il fait partie de l’équipe de développement, mais n’intervient pas dans le contenu du travail.
  Le scrum master prend en charge :
  • L’organisation des réunions pour la planification du sprint, la réunion debout quotidienne, la revue et la rétrospective.
  • L’accompagnement de l’équipe dans l’application de Scrum.
  • Le bon déroulement des réunions, en rappelant leur importance et leurs objectifs.
• Le responsable produit représente les parties prenantes internes et externes et fait le lien entre l’équipe et ces parties. Contrairement au scrum master, il ne fait pas partie de l’équipe de développement.
  Ses missions principales :
  • Recueillir les besoins et exigences des parties prenantes.
  • Traduire ces besoins en backlog items et user stories dans le product backlog.
  • Prioriser le product backlog.
  • Rester informé des évolutions du marché.
  • Développer une vision claire du produit final.

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Si Scrum est si populaire en gestion de projet, c’est qu’il offre de nombreux avantages :

1. Flexibilité grâce à l’agilité. Scrum rend la gestion de vos projets flexible et facilite les ajustements en cours de route. Vous pouvez intégrer les changements rapidement, sans bouleverser toute la planification.
2. Démarrage rapide. Fini les plans de projet interminables avant de commencer. Au lieu de cela, le projet est découpé en parties plus petites, réalisées lors de sprints de 1 à 4 semaines. Vous pouvez donc passer à l’action presque immédiatement.
3. Impact positif sur le flux de trésorerie. En démarrant plus vite, vous livrez plus rapidement des résultats (intermédiaires). Cela signifie que vous créez de la valeur plus tôt – et parfois, vous pouvez facturer plus rapidement.
4. Simplicité. Scrum est simple à comprendre et à mettre en œuvre. Pas de dizaines de rôles ou d’étapes complexes. C’est une méthode de gestion de projet accessible, que votre équipe adoptera facilement.
5. Esprit d’équipe renforcé et implication accrue. L’équipe de développement dispose d’une grande autonomie avec Scrum. Résultat : plus d’engagement, une meilleure cohésion et de meilleurs résultats.
6. Plus de contact avec le client. La sprint review permet au client de donner son feedback en temps réel, afin que l’équipe puisse s’adapter en cours de route. Cela améliore la gestion des attentes et la satisfaction du client.

Cependant, Scrum a aussi ses limites :

1. Impossible de se lancer dans Scrum sans préparation. Votre équipe doit d’abord maîtriser la méthode Scrum. Il est souvent utile de suivre une formation en amont. Il faut aussi répartir les rôles et organiser les réunions. Au début, l’aide d’un coach Scrum expérimenté peut s’avérer précieuse pour guider la mise en place.
2. Scrum pour le Scrum. Parfois, les équipes se focalisent tellement sur la méthode qu’elles en oublient l’objectif : atteindre un but (de projet). Scrum doit correspondre à votre entreprise et à vos projets. Un doute ? Demandez conseil avant de vous lancer.
3. Peu de place pour les imprévus. Scrum impose une planification serrée des sprints, avec des tâches définies à l’avance. Il y a donc peu de place pour les urgences ou tâches spontanées. Si votre organisation gère beaucoup d’imprévus, cela peut poser problème. Dans ce cas, réfléchissez bien si Scrum est adapté – ou si une méthode plus flexible comme Kanban serait préférable.

La popularité de Scrum montre néanmoins que, pour la plupart des entreprises, les avantages l’emportent sur les inconvénients. Mettre en place la gestion de projet Scrum permet souvent de gagner en rapidité et en flexibilité dans la gestion de projet.

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