Calcul de la charge de travail : clarifiez votre charge de travail

Visualisez rapidement et facilement la charge de travail de votre équipe grâce au logiciel de gestion de projet Teamleader Focus. En un clin d’œil, vous accédez à toutes les tâches, au planning et au temps disponible. Un membre de l’équipe est-il surchargé ? Grâce à la fonction glisser-déposer, adaptez le planning en toute simplicité et voyez immédiatement l’impact de vos modifications. Essayez-le gratuitement pendant deux semaines, sans engagement et sans efforts.

La charge de travail est parfois confondue avec la pression au travail. Pourtant, il s’agit de deux notions distinctes :

• Charge de travail
  Appelée aussi « workload ». Il s’agit de la charge réelle d’un membre de l’équipe : combien d’heures de travail sont disponibles et combien ont été planifiées ?
• Pression au travail
  Alors que la charge de travail correspond à une évaluation objective du rapport entre les heures disponibles et les heures planifiées, la pression au travail est avant tout une question de ressenti. Autrement dit : comment le collaborateur vit-il la quantité de travail qui lui est confiée ?

La pression au travail peut augmenter si la charge de travail est trop élevée, mais aussi sous l’effet d’autres facteurs, comme des délais serrés, un manque de soutien ou des circonstances personnelles. Mieux vous maîtrisez la charge de travail de votre équipe, plus vous réduisez les risques de surcharge et de stress.

La formule pour faire le calcul de la charge de travail est simple :

Voici comment procéder au calcul de la charge de travail :

1. Listez les tâches et projets
   Recensez toutes les tâches et projets sur lesquels votre équipe travaille. Veillez à ce que l’aperçu soit complet, avec les délais et les priorités.
2. Estimez le temps nécessaire pour chaque tâche
   Évaluez au plus juste la durée d’exécution de chaque tâche. Appuyez-vous sur les données existantes, l’expérience ou les retours de l’équipe.
3. Calculez le total des heures planifiées par collaborateur
   Additionnez toutes les estimations de temps pour chaque membre de l’équipe. Vous obtenez ainsi le total des heures de travail planifiées.
4. Déterminez les heures disponibles
   Pour chaque collaborateur, calculez le nombre total d’heures de travail disponibles sur une période donnée. Déduisez les heures de congé, les jours fériés et autres absences des heures contractuelles.
5. Calculez la charge de travail
   Appliquez la formule pour chaque membre de l’équipe :
   (heures planifiées ÷ heures disponibles) × 100.
   Vous obtenez un pourcentage qui indique le niveau d’occupation du membre de l’équipe.

La réponse dépend fortement du poste et du secteur d’activité. Il est important d’éviter la sous-charge, qui entraîne souvent de l’inefficacité ou de l’ennui. À l’inverse, une surcharge augmente le risque de stress, d’erreurs ou de baisse de la qualité du travail.

Veillez à laisser, dans la charge de travail, de la marge pour :

• Les tâches imprévues, les retards et les urgences.
• La prise en charge du travail des collègues en cas de maladie ou de congé.
• Le développement personnel, les formations et le partage de connaissances.

Cela permet de ne pas exiger une productivité irréaliste de votre équipe, tout en assurant une utilisation pertinente du temps de travail.

En gardant un œil attentif sur la charge de travail, vous maximisez vos chances de réussite professionnelle.

💡 À noter : il est aussi obligatoire par la loi de surveiller la charge de travail et de limiter la pression professionnelle.

La gestion de la charge de travail est essentielle pour maintenir un équilibre au sein de votre équipe. Mais comment s’y prendre concrètement ? Voici cinq étapes pour démarrer efficacement la gestion de la charge de travail :

• Étape 1 :
  Faites l’inventaire des tâches de votre équipe. Listez toutes les responsabilités et tâches de chaque membre, en précisant le nombre d’heures consacrées à chacune.
• Étape 2 :
  Associez les heures identifiées à l’étape 1 aux heures disponibles de chaque membre de l’équipe. Vous aurez ainsi une vision claire de la charge de travail actuelle. Pour gagner du temps, un bon logiciel de gestion de projet peut vous simplifier la vie.
• Étape 3 :
  Vérifiez la charge de chaque membre, ainsi que la répartition globale dans l’équipe. Il arrive qu’un collaborateur soit plus sollicité qu’un autre. C’est une information précieuse pour ajuster la répartition du travail.
• Étape 4 :
  Évaluez la pression ressentie par les membres de l’équipe. Vous disposez désormais d’une image précise de la répartition de la charge de travail. Mais cela correspond-il à la perception du terrain ?
• Étape 5 :
  Ajustez si besoin votre capacity planning. Avec une vision claire de la charge de travail et la pression ressentie ressenti, adaptez la planification pour rééquilibrer la charge ou réduire la pression.

En suivant ces étapes, vous posez les bases d’une gestion de la charge de travail efficace. Vous souhaitez aller plus loin ? L’adoption d’une méthode de gestion de projet éprouvée peut faire toute la différence. Un outil de gestion de projet performant vous aidera également à optimiser la charge de travail de votre équipe.

Il est possible de calculer et de suivre la charge de travail à l’aide d’Excel. Mais avec un logiciel spécialisé comme Teamleader Focus, vous faites bien plus qu’un simple calcul de la charge de travail.

Avec Teamleader Focus :

✓ Vous créez facilement des tâches et intégrez-les directement dans le planning de chaque membre. Vous visualisez immédiatement l’impact sur la charge de travail et la planification.

✓ Vous bénéficiez d’une visibilité permanente sur l’occupation actuelle et future de votre équipe, afin d’anticiper les pics de charge.
✓ Vous gérez aisément les imprévus. Réorganisez les tâches dès que nécessaire pour limiter le stress inutile et la pression excessive.