Scrum en gestion de projet : comment s’y prendre concrètement

Scrum est une méthode de gestion de projet agile qui vous aide à piloter vos projets avec plus de souplesse et d’efficacité. Il existe plusieurs méthodes de gestion de projet agiles comme Kanban ou XP, mais Scrum reste de loin la plus répandue. Son succès vient de la simplicité de son cadre, qui laisse beaucoup de place à l’adaptation selon les besoins.

En gestion de projet Scrum  vous découpez votre projet en petites parties faciles à gérer. Au lieu de suivre une longue ligne droite vers le produit final, vous avancez par étapes en livrant des  livrables intermédiaires  qui, ensemble, forment le résultat final.

Scrum s’appuie sur des itérations (des cycles répétitifs) de 1 à 4 semaines, appelées « sprints ». À chaque sprint, l’équipe livre de nouvelles fonctionnalités ou améliore un produit existant. Après chaque sprint, le client peut donner son feedback sur ce qui a été livré et l'équipe détermine les étapes suivantes. Vous pouvez ainsi réagir rapidement aux changements et garder un contact étroit avec le client. C’est ce qui rend la méthode agile.

Scrum s’articule autour de plusieurs éléments clés :

• Product backlog :
  Le responsable produit (product owner ) collecte toutes les demandes des parties prenantes internes et externes et les place dans le  product backlog. Ces demandes, aussi appelées  backlog items  ou éléments de backlog, sont formulées sous forme de user stories ou récits utilisateurs. Les user stories les plus importantes sont placées en haut du backlog.
  Le product backlog évolue tout au long du projet. Vous ne commencez donc jamais avec un backlog complet et figé.
• User story :
  Un récit utilisateur (user story) est une courte description d’une fonctionnalité du produit final, vue du point de vue de l’utilisateur. On utilise souvent ce format :
  « En tant que [utilisateur final], je veux [fonctionnalité] afin de [objectif] ».
  Par exemple pour l’IT dans l’enseignement :
  « En tant que parent, je veux avoir accès aux notes de mon enfant afin de suivre sa progression scolaire. »
• Sprint :
  Un sprint est une période de 1 à 4 semaines durant laquelle l’équipe de développement travaille sur un produit ou améliore une fonctionnalité existante.
• Sprint backlog :
  Au début de chaque sprint, l’équipe sélectionne les récits utilisateurs du product backlog sur lesquels elle va travailler. Ils sont placés sur le sprint backlog, un tableau visuel des tâches à accomplir pendant le sprint.
  Chaque récit utilisateur est ensuite découpé en petites tâches qui ne peuvent pas dépasser une journée de travail. Cela permet de garder une vision claire de l’avancement. Les tâches sont réparties en trois colonnes :
  • À faire (To do)
  • En cours (Doing)
  • Terminé (Done)

Ainsi, vous gardez toujours un œil sur la progression du projet.

• Sprint planning :
  La planification du sprint, c’est un peu comme une mini-planification de projet. L’équipe décide quelles tâches du backlog seront réalisées lors du prochain sprint.
• Daily stand-up
  Aussi appelé daily scrum : une courte réunion quotidienne (max. 15 minutes) au début de la journée. On y discute :
  • De ce qui a été fait la veille.
  • Des tâches du jour.
  • Des éventuels obstacles rencontrés.

Grâce à ces réunions debouts, vous réduisez le nombre de réunions et améliorez la communication dans l’équipe.

• Sprint review
  À la fin de chaque sprint, l’équipe présente le travail accompli pendant la revue de sprint. Les parties prenantes donnent leur feedback et décident des étapes suivantes. Le product backlog est ensuite ajusté si besoin.
• Sprint retrospective
  La rétrospective a lieu juste après la revue de sprint (sprint review). L’équipe prend le temps de réfléchir à la collaboration, aux processus et aux outils utilisés :
  • Qu’est-ce qui a bien fonctionné ?
  • Qu’est-ce qui pourrait être amélioré ?
  • Quelles améliorations allons-nous mettre en place ?

Tous ou une partie de ces points d’amélioration sont intégrés à la planification du prochain sprint.

Pour que Scrum fonctionne bien, chacun doit connaître son rôle. Ainsi, tous les membres de l’équipe savent exactement ce qu’on attend d’eux. Voici les rôles principaux :

• L’équipe de développement est responsable de la création des fonctionnalités et produits pendant le sprint. Elle compte généralement entre 3 et 9 personnes aux compétences variées. L’idéal est que l’équipe puisse réaliser au moins 80 % du travail en interne.
• Le scrum master facilite le processus Scrum et accompagne l’équipe. Il fait partie de l’équipe de développement mais ne s’occupe pas du contenu du travail.
  Le scrum master veille à :
  • Organiser les réunions pour la planification du sprint, la réunion debout quotidienne, la revue et la rétrospective.
  • Guider l’équipe dans le processus Scrum.
  • Assurer l’efficacité des réunions en rappelant leur importance et leur objectif.
• Le responsable produit représente les parties prenantes internes et externes, et fait le lien entre l’équipe et ces parties. Contrairement au scrum master, il ne fait pas partie de l’équipe de développement.
  Ses missions principales :
  • Recueillir les besoins et exigences des parties prenantes.
  • Traduire ces besoins en éléments de backlog et récits utilisateurs dans le product backlog.
  • Prioriser le product backlog.
  • Rester informé des évolutions du marché.
  • Développer une vision claire du produit final.

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Si Scrum est si populaire en gestion de projet, c’est qu’il offre de nombreux avantages :

1. Flexibilité grâce à l’agilité. Scrum rend la gestion de vos projets flexible et facilite les ajustements en cours de route. Vous pouvez intégrer des changements rapidement, sans chambouler toute votre planification.
2. Démarrage rapide. Fini les plans de projet interminables avant de commencer. Vous découpez votre projet en petites étapes et les réalisez lors de sprints de 1 à 4 semaines. Résultat : vous passez à l’action presque immédiatement.
3. Un impact positif sur votre flux de trésorerie. En démarrant plus vite, vous livrerez plus rapidement des résultats. Cela crée de la valeur plus tôt – et parfois, vous pouvez facturer plus rapidement.
4. Pas de complexité inutile. Scrum est facile à comprendre et à mettre en place. Pas de dizaines de rôles ou de processus compliqués. C’est une méthode de gestion de projet accessible que votre équipe peut rapidement adopter.
5. Un esprit d’équipe renforcé et plus d’autonomie. L’équipe de développement a beaucoup d’autonomie avec Scrum. Cela favorise l’engagement, renforce la cohésion et contribue à de meilleurs résultats… et à plus de plaisir au travail.
6. Plus de contact entre client et équipe. Grâce à la revue de sprint, le client peut donner son feedback à temps. L’équipe peut alors ajuster le tir en cours de route, ce qui améliore la gestion des attentes et la satisfaction client.

Mais comme toute méthode, Scrum a aussi ses limites :

1. Impossible de se lancer dans Scrum sans préparation. Votre équipe doit d’abord maîtriser la méthode Scrum. Une formation initiale est souvent nécessaire, ainsi qu’une répartition claire des rôles et l’organisation des réunions. Au départ, l’accompagnement d’un coach Scrum expérimenté peut être un vrai plus pour bien démarrer.
2. Scrum pour le Scrum… Parfois, les équipes se concentrent tellement sur  Scrum qu’elles oublient l’objectif : atteindre un but (de projet). Scrum doit vraiment correspondre à votre entreprise et à vos types de projets. Vous doutez que ce soit la bonne méthode ? Demandez conseil avant de vous lancer.
3. Peu de place pour l’imprévu. Scrum repose sur une planification de sprint stricte : les tâches sont fixées à l’avance. Cela laisse peu de place aux imprévus ou aux urgences. Si votre entreprise gère beaucoup de tâches ad hoc, Scrum peut être contraignant. Dans ce cas, une méthode plus flexible comme Kanban conviendra peut-être mieux.

Le succès de Scrum prouve que la plupart des entreprises trouvent plus d’avantages que d’inconvénients. La mise en place de Scrum permet souvent de gagner en rapidité et en flexibilité dans la gestion de projet. 

Un logiciel de gestion de projet doit vous simplifier la vie, pas la compliquer. Trop souvent, les équipes se battent avec des outils rigides qui les forcent à adapter leur façon de travailler. Avec Teamleader Focus, c’est terminé. Voici pourquoi :

• Vous, comment vous voulez travailler. Teamleader Focus s’adapte à votre méthode, pas l’inverse.
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• Une répartition des tâches ultra flexible. Créez et réorganisez facilement les tâches selon les besoins. Évitez ainsi le stress et la surcharge de travail au sein de votre équipe.
• Vous planifiez plus vite et plus intelligemment. Récupérez ou copiez la planification de projets similaires pour gagner du temps.
• Vous maîtrisez votre facturation. Lien direct entre facturation et projet : vous choisissez ce que vous facturez, et quand.

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