Calcul de la charge de travail : clarifiez votre charge de travail

Envie de visualiser rapidement et simplement la charge de travail de votre équipe ? C’est possible grâce à la solution de gestion de projet Teamleader Focus. En un coup d’œil, vous voyez toutes les tâches, le planning et le temps disponible. Un membre de l’équipe est surchargé ? Grâce à la fonctionnalité glisser-déposer, adaptez le planning et voyez immédiatement l’impact de vos changements. Testez gratuitement pendant deux semaines, sans engagement et sans efforts.

On confond souvent la charge de travail et la pression au travail. Pourtant, ce n’est pas la même chose :

• Charge de travail
  Appelée aussi « workload ». Il s’agit de la charge réelle d’un membre de l’équipe : combien d’heures sont disponibles et combien d’heures sont déjà planifiées ?
• Pression au travail
  Alors que la charge de travail repose sur un calcul objectif des heures disponibles et planifiées, la pression au travail concerne surtout le ressenti face à cette charge. Autrement dit : comment le collaborateur vit-il la quantité de travail ?

La pression peut augmenter si la charge de travail est trop élevée, mais aussi à cause d’autres facteurs, comme des délais serrés, un manque de soutien ou des circonstances personnelles. Garder la main sur la charge de travail de votre équipe permet de limiter les risques d’une pression excessive.

La formule pour faire le calcul de la charge de travail est toute simple :

Voici comment faire le calcul de la charge de travail :

1. Faites l’inventaire des tâches et projets
   Listez toutes les tâches et projets sur lesquels votre équipe travaille. Veillez à ce que l’aperçu soit complet, avec les échéances et les priorités.
2. Estimez le temps nécessaire par tâche
   Faites une estimation aussi précise que possible du temps requis pour chaque tâche. Vous pouvez utiliser les données existantes, votre expérience ou l’avis de l’équipe.
3. Calculez le total des heures planifiées par membre
   Totalisez toutes les estimations par tâche pour chaque membre de l’équipe. Vous obtiendrez ainsi le total des heures planifiées.
4. Déterminez les heures disponibles
   Calculez pour chaque membre le nombre total d’heures de travail disponibles sur une période donnée. N’oubliez pas de déduire les heures de congé, les jours fériés et autres absences des heures contractuelles.
5. Calculez la charge de travail
   Utilisez la formule pour calculer la charge de travail de chaque membre :
   (heures planifiées ÷ heures disponibles) × 100.
   Vous obtenez un pourcentage qui indique le niveau d’occupation du membre de l’équipe.

La réponse ? Ça dépend énormément de la fonction et du secteur. Une sous-charge mène souvent à de l’inefficacité ou à l’ennui. Mais une surcharge augmente le risque de stress, d’erreurs ou de baisse de qualité du travail.

Veillez à toujours garder une marge dans votre charge de travail pour :

• Les tâches imprévues, les retards éventuels et les urgences.
• La prise en charge du travail d’un collègue absent ou en congé.
• Le développement personnel, les formations et le partage de connaissances.

De cette façon, vous évitez d’attendre une productivité irréaliste de votre équipe, tout en utilisant le temps de manière optimale.

Vous voulez maximiser les chances de succès de votre entreprise ? Gardez un œil attentif sur la charge de travail.

💡 À ne pas oublier : il est aussi légalement obligatoire de surveiller la charge de travail et de réduire la pression au travail.

La gestion de la charge de travail est cruciale pour garder l’équilibre au sein de votre équipe. Mais comment faire concrètement ? Suivez ces cinq étapes pour mettre en place une gestion de la charge de travail efficace :

• Étape 1 :
  Dressez la liste des tâches de votre équipe. Faites un aperçu des responsabilités et tâches de chacun, y compris le nombre d’heures consacrées à chaque tâche.
• Étape 2 :
  Associez les heures de l’étape 1 aux heures disponibles du membre concerné. Vous voyez ainsi tout de suite la charge de travail actuelle. Besoin de le faire facilement et rapidement ? Une bonne solution de gestion de projet peut vous y aider.
• Étape 3 :
  Vérifiez la charge de chaque membre et la répartition globale au sein de l’équipe. Il se peut qu’un collaborateur soit plus sollicité qu’un autre. Cette info est précieuse pour (ré)équilibrer la charge de travail.
• Étape 4 :
  Évaluez la pression ressentie par vos collaborateurs. Vous avez maintenant une vue claire sur la répartition de la charge. Mais est-ce que cela correspond aussi au ressenti de chacun ?
• Étape 5 :
  Ajustez votre capacity planning si besoin. Maintenant que vous avez une vision complète de la charge de travail et de la pression ressentie, adaptez la planification pour plus d’équilibre et moins de pression.

En suivant ces étapes, vous posez les bases d’une gestion de la charge de travail efficace. Et pour simplifier encore plus, adopter une bonne méthode de gestion de projet peut faire toute la différence. Un outil de gestion de projet performant vous aide aussi à optimiser la charge de travail de votre équipe.

Bien sûr, vous pouvez calculer la charge de travail avec Excel. Mais avec un logiciel spécialisé comme Teamleader Focus, vous allez bien plus loin que le simple calcul de la charge de travail.

Avec Teamleader Focus :

✓ Vous créez facilement des tâches et placez-les directement dans la planification d’un membre de l’équipe. Vous voyez immédiatement l’impact sur la charge de travail et sur votre planification.

✓ Vous bénéficiez d’une visibilité permanente sur l’occupation actuelle et future de votre équipe pour anticiper sereinement.

✓ Vous êtes mieux armé face aux imprévus. Réorganisez les tâches dès que nécessaire. Ainsi, vous évitez le stress inutile et la surcharge.