Peppol au-delà des frontières : ce que les entreprises belges doivent savoir sur la facturation électronique internationale

Vous en avez sûrement déjà entendu parler : à compter du 1er janvier 2026, la facturation électronique deviendra obligatoire pour toutes les transactions B2B en Belgique. Mais ce n’est pas tout : dès 2028, la déclaration électronique (ou « e-reporting ») s’ajoutera à ces obligations. À partir de 2030, la facturation électronique sera également imposée pour toutes les transactions B2B au sein de l’Union européenne. Cela vous semble complexe ? Voici un récapitulatif :

• 1er janvier 2026 : obligation de la facturation électronique en Belgique
  Cette mesure est désormais bien connue. Dès le 1er janvier, toutes les entreprises belges devront émettre des factures commerciales via la facturation électronique.
• En 2028 : obligation d’e-reporting
  La déclaration électronique en quasi temps réel implique que les données TVA sont transmises presque instantanément à l’administration fiscale. Cette obligation s’appliquera aux entreprises belges dès 2028. L’obligation de facturation électronique en 2026 constitue donc une étape préparatoire.
• 1er juillet 2030 : obligation de la facturation électronique et de l’e-reporting dans l’UE
  À partir de la mi-2030, toutes les entreprises de l’UE devront adopter la facturation et la déclaration électroniques pour toutes les transactions B2B. Les entrepreneurs belges seront alors bien préparés, grâce aux obligations de 2026 et 2028. L’évolution de cette réglementation aux Pays-Bas reste à préciser.

Nous comprenons votre lassitude face à cette énième obligation. Pourtant, la facturation électronique offre de réels avantages. Pour mieux les comprendre, il convient d’expliquer le fonctionnement de Peppol.

• Peppol (Pan-European Public Procurement Online) est un réseau européen sécurisé permettant aux entreprises d’envoyer et de recevoir des documents. Il est principalement utilisé pour l’envoi et la réception sécurisés de factures électroniques.
• Les factures électroniques sont émises dans un format standardisé. La Belgique et les Pays-Bas ont adopté le format UBL. Celui-ci permet à votre logiciel de lire et d’intégrer automatiquement les factures, sans intervention manuelle.

La facturation électronique via Peppol garantit l’envoi uniforme des factures entre entreprises et administrations publiques au sein de l’UE. Cet aspect est crucial, car à partir du 1er juillet 2030, la facturation et la déclaration électroniques deviendront obligatoires pour toutes les transactions B2B dans l’Union européenne.

💡Vous cherchez à comprendre pourquoi la facturation et la déclaration électroniques deviennent obligatoires ? Consultez : « La facturation électronique est-elle obligatoire ? Et pour qui ? ».

La facturation électronique via le réseau Peppol présente de nombreux avantages :

1. Les factures sont envoyées de manière plus sécurisée
   Une facture (PDF) envoyée par e-mail peut être interceptée ou falsifiée, exposant à la fraude. La facturation électronique via le réseau Peppol réduit considérablement ce risque. Le réseau est hautement sécurisé et seuls les utilisateurs agréés peuvent s’y enregistrer. Les fausses factures ou expéditeurs frauduleux sont donc bien moins fréquents.
2. Les factures sont traitées et payées plus rapidement
   Les factures électroniques sont automatiquement intégrées dans le logiciel du destinataire. Fini les factures papier perdues ou les PDF oubliés. Cela implique un traitement accéléré et une probabilité accrue de paiement dans les délais.
3. La facturation électronique permet de gagner du temps et diminue le risque d’erreurs
   Le traitement automatique par Peppol réduit la saisie manuelle, limite les erreurs et allège la charge administrative. C’est un gain de temps et d’argent.
4. Elle réduit le risque de fraude à la TVA
   La facturation électronique facilite la déclaration électronique quasi instantanée. Les données des factures peuvent ainsi être contrôlées, diminuant le risque de fraude à la TVA. C’est un avantage majeur pour l’État : la Belgique perd chaque année près de 11 milliards d’euros de recettes TVA à cause de la fraude.

Vous vous posez des questions ? Voici nos réponses aux questions les plus fréquemment posées.

C’est recommandé, mais pas encore obligatoire. À compter du 1er juillet 2030, la facturation électronique sera imposée pour toutes les transactions B2B dans l’UE. Pour l’instant, ce n’est donc pas obligatoire pour les échanges internationaux (mais bien à partir du 1er janvier 2026 pour les transactions en Belgique).

Si vous avez la possibilité d’utiliser la facturation électronique pour vos clients internationaux, nous vous le recommandons vivement. En utilisant Peppol, vous avez la garantie que vos factures arriveront sans problème et qu’elles respecteront les normes internationales. Des pays comme les Pays-Bas, l’Allemagne, l’Italie, la Pologne ou la France utilisent déjà largement Peppol. Si vous travaillez avec ces marchés, il est judicieux de vous y connecter. Il est toutefois nécessaire que votre client soit également inscrit sur Peppol.

Rassurez-vous : vous pouvez toujours envoyer vos factures selon les méthodes « classiques ». Heureusement, de plus en plus de vos clients s’enregistreront sur le réseau Peppol dans les années à venir. À terme, à partir du 1er juillet 2030, cela deviendra une obligation pour toutes les transactions B2B dans l’UE.

Quels sont les standards et formats utilisés à l’international ?

Au sein de l’UE, plusieurs formats de factures électroniques sont utilisés :

Mais rassurez-vous : il n’est pas nécessaire de maîtriser ces différents formats. Un bon logiciel de facturation électronique, tel que Teamleader, veille à ce que vos factures électroniques respectent toujours les exigences requises. Il vous suffit d’indiquer la destination de la facture, et le logiciel s’occupe du reste. C’est aussi simple que ça !

Les règles de TVA varient d’un pays à l’autre, en particulier dans le cadre du commerce transfrontalier. Même avec la facturation électronique, il convient d’être attentif à ces différences. Sur le site de l’Union européenne, vous pouvez consulter les règles et taux de TVA par pays.

Chaque pays applique ses propres règles en matière de conservation des factures électroniques. En Belgique, il est impératif de conserver vos factures pendant 10 ans afin qu’elles puissent être contrôlées par l’administration fiscale. Le SPF Finances a précisé que cette obligation s’applique également aux factures électroniques. Cependant, si vous travaillez avec des clients ou fournisseurs étrangers, il convient également de vous conformer aux règles d’archivage du pays concerné.

Dans certains cas, la déclaration électronique est également obligatoire, ce qui implique la transmission automatique des données de facturation à l’administration fiscale. Cela peut avoir des conséquences sur la manière et le lieu de conservation de vos factures. Les différences peuvent concerner la durée de conservation, les formats de fichiers acceptés ou les lieux de stockage. Veillez donc à bien vérifier la réglementation en vigueur dans le pays de vos partenaires commerciaux. En cas de doute, il est recommandé de consulter votre expert-comptable.

Comment fonctionne concrètement la facturation via Peppol ? C’est plus simple qu’il n’y paraît. Voici les trois grandes étapes :

1. Choisissez le bon logiciel de facturation électronique
   Tout commence par un logiciel de facturation électronique comme Teamleader, adapté à votre entreprise et connecté à un Point d’Accès Peppol. Ce point d’accès fait office de porte d’entrée vers le réseau Peppol.
2. Enregistrez-vous sur le réseau Peppol
   Ensuite, enregistrez-vous sur le réseau Peppol grâce à ce logiciel. Vous pourrez alors recevoir, envoyer et traiter des factures Peppol.
   C’est aussi simple que ça ! Attention : vous pouvez envoyer des factures Peppol depuis plusieurs points, mais vous ne pouvez les recevoir que sur un seul point. Optez donc pour un logiciel qui centralise la gestion de toutes vos factures, entrantes comme sortantes. Cela vous évitera bien des désagréments ultérieurement.
3. Identifiez vos partenaires étrangers
   Grâce au numéro d’entreprise, le logiciel vérifie si vos clients (et fournisseurs) sont connectés au réseau Peppol. Les données de la facture sont contrôlées immédiatement. Vous avez ainsi la garantie que vos factures sont conformes et arrivent à bon port.

La facturation électronique ne constitue pas uniquement une obligation belge. À compter de 2030, toutes les transactions B2B dans l’UE devront passer par la facturation électronique. La Belgique sera donc particulièrement bien préparée !

Avec le logiciel de facturation électronique Teamleader :

• Vous respectez toujours toutes les exigences en matière de facturation électronique, en Belgique et bientôt aussi à l’international.
• Vous enregistrez votre entreprise sur le réseau Peppol en seulement trois clics.
• Vous envoyez, recevez et consultez vos factures électroniques en toute simplicité.
• Les factures entrantes sont traitées automatiquement, vous offrant ainsi une meilleure visibilité sur votre trésorerie.