Wat als je te snel groeit als bedrijf? Van 2 naar 10 medewerkers

Uit cijfers van het Project Management Institute blijkt dat slechts 26% van alle projecten succesvol wordt afgerond. Bedrijven zonder projectmanagement laten zelfs 50% méér projecten mislukken. Dat zegt genoeg: als je snel groeit zonder structuur, ben je al snel meer brandjes aan het blussen dan aan het bouwen.

Je merkt het aan de kleine dingen: een factuur die je vergat te sturen. Een klant die klaagt over een afspraak die nergens genoteerd stond. Een collega die dubbel werk doet omdat niemand weet wie wat oppakt.

Snelle groei is hier niet het probleem. Maar wel het gebrek aan structuur. Tijd om de boel slimmer te organiseren dus. 

Groei is geweldig, tot het je begint te overspoelen. Opdrachten stromen ineens binnen, maar je processen zijn er nog niet klaar voor. En ineens voelt ondernemen als achter een trein aan rennen die net vertrekt. Dit bewijst maar dat je bedrijf opschalen niet vanzelf gaat. 

In de beginfase kan je veel oplossen met hard (en tot laat) doorwerken. Maar zodra je team groeit, werkt die aanpak niet meer. Vergeten facturen, gemiste deadlines of klagende klanten zijn geen incidenten. Het zijn duidelijke alarmbellen. Ze geven aan dat je huidige manier van werken de snelle bedrijfsgroei niet meer aankan. Dat vraagt om een andere mindset en betere afspraken. Het gaat niet meer om hoe hard jij werkt. Het gaat om hoe slim je organisatie is ingericht.

De overgang van een team van 2 naar 5, en later naar 10, gaat bijna nooit vlekkeloos. Veel ondernemers herkennen deze signalen:

• Je verliest overzicht over wie wat doet.
• Medewerkers werken op eilandjes, zonder echt samen te werken.
• Je beantwoordt dezelfde vragen drie keer per dag.
• Twee collega’s werken zonder het te weten aan precies dezelfde taak.
• Jouw werkdag bestaat uit brandjes blussen in plaats van bouwen aan de toekomst.

Het voelt chaotisch en frustrerend, maar het hoort bij de groeifase. Het is hét signaal dat je processen je groei niet meer bijbenen.

Met twee of drie mensen werkt informele communicatie prima. Je roept iets door de ruimte, iedereen hoort het. Maar rond de tien medewerkers werkt dat averechts. Zo blijft informatie bijvoorbeeld hangen bij één persoon of krijgen klanten waar het team niets van afweet. Fouten en frustraties stapelen dan op.

Op dit punt is centralisatie noodzakelijk. Je moet afspraken vastleggen en informatie voor iedereen toegankelijk maken.

"In het begin weet iedereen alles van elkaar: je weet welke klanten je hebt en op welke projecten iedereen werkt. Maar dan komen er steeds meer nieuwe klanten bij en begint ook je team te groeien. Dan red je het niet meer als iedereen op zijn eigen eilandje werkt." – Alles wat je moet weten over projectmanagement

Als ondernemer ben je gewend om alles zelf te doen. Maar zodra je bedrijf groeit, verandert je rol. Je gaat van uitvoerder naar coach.

Bij de stap van 1 naar 2 medewerkers voelt alles nog behapbaar. Maar bij een bedrijfsgroei van 2 naar 5 teamleden, verandert je organisatie. Je hoeft niet alleen goede mensen te vinden, maar mensen die écht passen bij je cultuur. In kleine teams heeft één rotte appel namelijk enorme impact.

Zonder heldere processen blijf jij het aanspreekpunt voor alles. Nieuwe mensen moeten je constant vragen stellen en checken hoe dingen werken. Dat vertraagt je groei (en niet onbelangrijk: frustreert je team).

Loslaten blijft spannend. Je bent misschien bang dat de kwaliteit van het werk omlaag gaat als je het niet zelf doet. Toch is delegeren de enige manier om verder te komen.

Structuur en checklists helpen je om taken met een gerust hart over te dragen. Denk aan:

• Duidelijke processen
• Checklist voor specifieke taken
• Gedeelde afspraken

Sterke onboarding

Meer mensen toevoegen aan een inefficiënt proces lost niets op. Want meer mensen in een chaotisch proces = simpelweg meer chaos. Als je vijf mensen hebt die allemaal op hun eigen manier werken, krijg je vijf verschillende resultaten. 

De oplossing? Standaardiseren. Dit klinkt misschien saai, maar het is de ruggengraat van je bedrijf. En het zorgt ervoor dat je schaalbaar wordt.

Het doel is één centrale waarheid voor al je klantgegevens, projecten en afspraken. Geen losse aantekeningen, geen gokwerk. Iedereen kijkt naar dezelfde data. Dat maakt de weg vrij voor verdere groei. 

Goed, alles verzamelen in Excel dan maar?

In het begin is dat een prima oplossing. Excel is flexibel en goedkoop. Maar spreadsheets zijn niet gemaakt voor samenwerken met meerdere mensen tegelijk. Versies raken kwijt, formules worden per ongeluk overschreven en de data is niet real-time. Met een groter team samenwerken met een Excel-bestand is al snel een ramp. Daarom is digitalisering onmisbaar. 

Centralisatie van je data zorgt voor een enorme efficiëntieslag en rust in je hoofd. Je hoeft niet meer te zoeken naar dat ene bestand of die specifieke e-mail. Alles staat op één plek, toegankelijk voor iedereen die het nodig heeft.

Versnipperde informatie is een groot risico voor je hele organisatie. Als een collega ziek is en alle info staat in zijn persoonlijke mailbox, ligt het werk stil. Klanten moeten wachten en projecten lopen vertraging op. Als je alle informatie centraliseert:

• kan een ander het werk direct overnemen;
• zie je alle klantcontacten;
• weet iedereen de status van elk project;
• voorkom je verspilling van uren en capaciteit.

💡 Wist je dat onvoldoende capaciteitsplanning ervoor zorgt dat je 11,4% van je werkkrachten verspilt? Dat is jammer en doet vooral pijn in je portemonnee. (Bron: Snel schakelen met een planning tool)

Groei kost geld. En vaak meer dan je denkt. Je moet investeren voordat de omzet binnenkomt. Dat heet voorfinanciering, en dat kan je cashflow stevig onder druk zetten.

Te snelle groei voorkomen betekent vooral dat je financieel niet uit de bocht vliegt. Het is verleidelijk om alleen naar de stijgende omzet te kijken. Maar omzet zegt niets over of je de rekeningen aan het eind van de maand kan betalen.

Liquiditeitsproblemen zijn een groot risico voor snelgroeiende bedrijven. Je kan winstgevend zijn op papier, maar toch failliet gaan omdat je geen geld in kas hebt. Je moet exact weten wat je projecten kosten en wat ze opleveren om je bedrijf gezond te laten groeien.

Meer omzet betekent: meer openstaande facturen. Want je stuurt wel facturen uit, maar de klant betaalt pas over 30 dagen. Ondertussen moet jij wél je team en leveranciers betalen.

Als je klanten laat betalen, maar jij ondertussen je personeel en leveranciers al moet betalen, kom je in de knel. Dit gat moet je kunnen dichten met eigen middelen of financiering. Strak uitgavenbeheer is daarom noodzaak.

Zorg dat je facturatieproces gestroomlijnd is. Dat betekent: 

• direct factureren na oplevering;
• automatische herinneringen;
• en duidelijke betaaltermijnen. 

Zorg er ook voor dat duidelijk is wie uit het team verantwoordelijk is voor welke stap in je facturatieproces.

Goed projectmanagement beschermt je marge. Door budgetten en uren strak te bewaken, zie je direct wanneer een project uit de hand loopt. Je kan zo direct bijsturen. 

Als je pas achteraf ziet dat een project twee keer zoveel uren heeft gekost, ben je al te laat. Je kan deze uren meestal niet meer factureren. 

Uit onderzoek van het Project Management Institute (PMI) blijkt dat 58% van de bedrijven met professioneel projectmanagement binnen budget blijft. Dit is slechts 48% bij bedrijven zonder. Ai. Houd daarom je financiën scherp in de gaten met een simpel overzicht. Dit geeft je de controle terug over je portemonnee.

Met Teamleader Focus komt al je werk samen op één plek. Crm, facturen, offertes, planning en projecten: allemaal in één tool. Het fijne is dat je precies begint met wat je nodig hebt. En als je groeit, groeit je software gewoon met je mee.

Met boosters breid je Teamleader Focus heel eenvoudig uit. Geen ingewikkelde migraties, geen gedoe: je zet gewoon extra functies aan zodra jij er klaar voor bent. 

Denk bijvoorbeeld aan:

• Een centrale inbox
  Alle communicatie op één plek, zodat jij en je team altijd weten wat er speelt.
• Slimme statistieken en rapportages
  Voor inzicht in hoe je bedrijf draait, zodat je niet op gevoel hoeft te sturen.
• Inkomende én uitgaande facturen in één overzicht
  Dat betekent realtime inzicht in je cashflow, zodat je slimme financiële beslissingen  maakt. 

Alles werkt samen met je crm. Klantinfo, facturen, taken, projecten: het staat automatisch op de juiste plek. Offertes verstuur je sneller, projecten lopen strakker en je houdt grip op je groei. Ideaal. Probeer het nu zelf. Zonder te betalen, zonder kredietkaart.